21 CFR 820: gli errori che le aziende MD dovrebbero evitare

Le aziende Medical Device che vendono sul mercato USA devono essere in compliance con il 21 CFR 820.

I produttori devono seguire i requisiti FDA del sistema di gestione qualità che regola la progettazione, la produzione, il packaging, l’etichettatura, la conservazione, l’istallazione e la messa in opera del dispositivo medico. I requisiti del 21 CFR 820 hanno lo scopo di assicurare la sicurezza e l’efficacia del dispositivo venduto sul mercato americano.

FDA effettua ispezioni regolari ai produttori per assicurare la compliance e valutare i processi di qualità interni all’azienda. In caso di violazione, all’azienda viene inviata un’osservazione chiamata 483.

Se si leggono le 483 inviate da FDA si nota che ci sono osservazioni comuni a molte aziende del settore. Ecco le più diffuse:

  1. Procedure di CAPA_ §820.100(a)
  2. Gestione dei reclami_§820.198(a)
  3. Prodotto non conforme_§820.90(a)
  4. Gestione dei fornitori_§820.50
  5. Convalida di processo_§820.75
  6. Quality Audit_§820.22
  7. Device History Records_§820.184
  8. Design Validation_§820.30(g)

Procedure di CAPA

Una delle cause principali di osservazioni da parte di FDA è la presenza di procedure di CAPA inadeguate. Il processo risk-based richiede un’attenta supervisione e il 21 CFR 820 elenca diversi protocolli da seguire.

Each manufacturer shall establish and maintain procedures for implementing corrective and preventive action.

21 CFR 820.100 (a)

Nei 7 sottocapitoli che seguono vengono elencati i requisiti di una procedura di CAPA in compliance. Il requisito di cui al §820.100(b) richiede invece la documentazione delle attività di CAPA e dei loro risultati.

E’ importante sottolineare che le CAPA sono un fattore determinante nella valutazione dell’adeguatezza del sistema di qualità. Se le procedure di CAPA non vengono seguite, allora un ispettore può sospettare che anche altri aspetti del sistema di qualità siano carenti.

E’ importante fare attenzione a:

  • Controllo documentale e assenza di documentazione riguardante le attività di CAPA e i loro risultati;
  • Seguire la SOP aziendale sulle CAPA
  • Determinare la root cause
  • Utilizzare troppo/non utilizzare le CAPA

Gestione dei reclami

La cattiva gestione dei reclami è la seconda causa di osservazione FDA. Tutti i reclami devono essere documentati, valutati e investigati tempestivamente.

Each manufacturer shall maintain complaint files. Each manufacturer shall establish and maintain procedures for receiving, reviewing, and evaluating complaints by a formally designated unit. Such procedures shall ensure that:
1. All complaints are processed in a uniform and timely manner;
2. Oral complaints are documented upon receipt; and
3. Complaints are evaluated to determine whether the complaint represents an event which is required to be reported to FDA .

21 CFR 820.198(a)

La gestione dei reclami è un parametro critico anche per l’immagine aziendale perchè riguarda direttamente il rapporto con l’utilizzatore finale. Non è un caso che ci siano documentari, associazioni di pazienti e siti web che lamentano la gestione inappropriata dei reclami da parte delle aziende.

Prodotto non conforme

Il controllo di prodotti non conformi è il terzo motivo di errore nelle aziende medicali. Il 21 CFR §820.90(a) sottolinea le aspettative per i prodotti non conformi.

Each manufacturer shall establish and maintain procedures to control product that does not conform to specified requirements. The procedures shall address the identification, documentation, evaluation, segregation, and disposition of nonconforming product. The evaluation of nonconformance shall include a determination of the need for an investigation and notification of the persons or organizations responsible for the nonconformance. The evaluation and any investigation shall be documented.

21 CFR §820.90(a)

Ogni dispositivo medico deve essere accompagnato da un Device Master Record, la ricetta del dispositivo medico che definisce dimensioni, specifiche, materiali ed istruzioni di produzione. Quando un prodotto non incontra le specifiche del DMR viene classificato come non conforme.

Si ricorda l’importanza di documentare i controlli effettuati e di implementare controlli documentali nel processo di sviluppo del dispositivo sin dalle fasi di progettazione in modo da stabilire buone pratiche di documentazione sin dalle prime fasi del processo.

Gestione dei fornitori

La gestione dei fornitori è uno dei parametri critici per le aziende di dispositivi medici.

Each manufacturer shall establish and maintain procedures to ensure that all purchased or otherwise received product and services conform to specified requirements.

21 CFR §820.50

Quando si ricorre ad una terza parte, che sia un fornitore o un consulente, è necessario selezionare i criteri per la qualifica di questi fornitori e monitorare la loro compliance ai requisiti. Questo è fondamentale perchè il produttore è il responsabile ultimo della sicurezza e dell’efficacia del dispositivo.

L’utilizzo di una checklist per la qualifica dei fornitori è utile per valutare in modo efficace le informazioni sul fornitore, la sua qualifica e il livello di criticità.

Convalida di processo

La convalida di processo interessa tutti i processi utilizzati nell’azienda medicale. I requisiti per la convalida si trovano nel 21 CFR §820.75 e si suddividono in due sottosezioni.

Where the results of a process cannot be fully verified by subsequent inspection and test, the process shall be validated with a high degree of assurance and approved according to established procedures. The validation activities and results, including the date and signature of the individual(s) approving the validation and where appropriate the major equipment validated, shall be documented.

21 CFR §820.75 (a)

Each manufacturer shall establish and maintain procedures for monitoring and control of process parameters for validated processes to ensure that the specified requirements continue to be met.

21 CFR §820.75 (b)

L’idea di fondo è la necessità di provare che il processo sia replicabile per garantire la qualità prevista nel tempo. Il fatto che la convalida di processo sia tra le osservazioni più comuni nelle Warning Letter, dimostra che le aziende non dedicano tempo sufficiente a soddisfare questo requisito.

Quality Audit

Il punto §820.22 fornisce le linee guida per gli audit di qualità

Each manufacturer shall establish procedures for quality audits and conduct such audits to assure that the quality system is in compliance with the established quality system requirements and to determine the effectiveness of the quality system.

21 CFR §820.22

Ci si aspetta che le aziende conducano audit interni secondo una pianificazione predefinita. Gli audit sono un modo per valutare le risorse, le policy e l’aderenza alle procedure aziendali. Dunque sono il principale strumento per il miglioramento continuo.

Non esiste un solo approccio valido per la conduzione di audit. Ogni azienda è unica e ha processi interni propri. La frequenza dell’audit interno deve riflettere la criticità di ciascun processo da auditare e deve essere giustificata.

Device History Record

La parte §820.184 sottolinea i requisiti del DHR, una delle aree più a rischio di errore da parte delle aziende che seguono il 21 CFR 820.

Each manufacturer shall maintain device history records (DHR’s). Each manufacturer shall establish and maintain procedures to ensure that DHR’s for each batch, lot, or unit are maintained to demonstrate that the device is manufactured in accordance with the DMR and the requirements of this part.

21 CFR §820.184

Se il Device Master Record è la ricetta per produrre il dispositivo, il DHR è la prova documentata e necessaria che l’azienda ha seguito questa ricetta.
Il DHR deve sempre essere aggiornato e accessibile e deve includere:

  • data di produzione
  • quantità prodotta
  • quantità rilasciata per la distribuzione
  • record a dimostrazione dell’aderenza al DMR
  • prima etichetta identificativa ed etichette utilizzate in ciascuno step produttivo
  • ciascun UDI o codice identificativo utilizzato.

Design Validation

Una delle sfide maggiori che l’azienda si trova ad affrontare è documentare in modo appropriato le attività di design validation. L’argomento è affrontato dal §820.30.

Each manufacturer shall establish and maintain procedures for validating the device design. Design validation shall be performed under defined operating conditions on initial production units, lots, or batches, or their equivalents.
Design validation shall ensure that devices conform to defined user needs and intended uses and shall include testing of production units under actual or simulated use conditions.
Design validation shall include software validation and risk analysis, where appropriate.
The results of the design validation, including identification of the design, method(s), the date, and the individual(s) performing the validation, shall be documented in the DHF.

21 CFR §820.30

Si ricorda che la convalida è l’evidenza che il prodotto incontri le necessità dell’utilizzatore finale. Convalidare il design del prodotto significa anche avere un’appropriata gestione del rischio.

Il futuro del 21 CFR Parte 820

Nel 2018, FDA ha annunciato l’intenzione di uniformare il 21 CFR Part 820 alla ISO 13485:2016, lo standard internazionale per i dispositivi medici, per garantire l’armonizzazione e facilitare il lavoro regolatorio.

FDA ha inoltre sottolineato che futuri cambiamenti del 21 CFR 820 renderebbero la norma più robusta, moderna e allineata alla ISO 14971 (per la gestione del rischio).
I cambiamenti avranno lo scopo di rendere la compliance al 21 CFR 820 più facile.

Conclusioni

Quelli presentati in questo articolo sono solo alcuni degli errori più comuni nell’implementazione dei requisiti del 21 CFR 820 da parte delle aziende MD. Ciascuno di questi processi gioca un ruolo fondamentale nel lifecycle del prodotto e un miglioramento in queste aree produce sicuramente un miglioramento all’interno del processo e dell’azienda.

Molte sono le risorse e gli strumenti che aiutano a gestire i processi chiave. Un sistema di gestione qualità robusto permette alle aziende di avere la visione completa dei processi e di rispettare la compliance al 21 CFR Part 820.

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