Come si gestiscono i change in modo efficace secondo le GMP?

Ultimo aggiornamento: 7 mesi fa

Perchè è importante gestire i change?

  • per valutare e limitare l’impatto su prodotto e processo
  • per pianificare le attività
  • per tenerne traccia
  • per mantenere la convalida
  • per garantire il miglioramento continuo
  • per garantire la qualità del prodotto
  • per le implicazioni legali
  • perchè è uno strumento manageriale che permette alla Direzione di essere a conoscenza delle modifiche
  • perchè richiesto dalle GMP

Cos’è un change?

Un change è una modifica di tipo permanente e programmato riguardante parametri, specifiche…(linea guida AFI).

La gestione dei change si applica a:

  • processi
  • macchine e strumentazione
  • layout
  • fornitori e terzisti
  • sistemi computerizzati
  • metodi analitici
  • documenti (SOP, metodi, specifiche, master batch record…)
  • ruoli chiave del personale
  • materie prime e materiale di confezionamento
  • catena distributiva

Le funzioni coinvolte nella gestione di un change sono principalmente QA, QP e Affari Regolatori.
E’ compito del responsabile di funzione segnalare la necessità di apertura di un change al QA.
E’ invece responsabilità di QA/QP aprire il change e approvare il piano di azione.

Quali sono i riferimenti GMP per le aziende farmaceutiche?

(EU GMP Parte I, 1.4 xii) Arrangements are in place for the prospective evaluation of planned changes and their approval prior to implementation taking into account regulatory notification and approval where required.

(EU GMP Parte I, 1.4 xiii) After implementation of any change, an evaluation is undertaken to confirm the quality objectives were achieved and that there was no unintended deleterious impact on product quality.

(EU GMP Parte I, 1.8 ii) Critical steps of manufacturing processes and significant changes to the process are validated.

(EU GMP Parte I, 5.25) Significant amendments to the manufacturing process, including any change in equipment or materials, which may affect product quality and/or the reproducibility of the process, should be validated.

(Annex 15 2.7) Any significant changes to the approved protocol during execution, e.g. acceptance criteria, operating parameters etc., should be documented as a deviation and be scientifically justified.

(Annex 15 11.2) Written procedures should be in place to describe the actions to be taken if a planned change is proposed to a starting material, product component, process, equipment, premises, product range, method of production or testing, batch size, design space or any other change during the lifecycle that may affect product quality or reproducibility.

(Annex 15 11.4) Quality risk management should be used to evaluate planned changes to determine the potential impact on product quality, pharmaceutical quality systems, documentation, validation, regulatory status, calibration, maintenance and on any other system to avoid unintended consequences and to plan for any necessary process validation, verification or requalification efforts.

(Annex 15 11.5) Changes should be authorised and approved by the responsible persons or relevant functional personnel in accordance with the pharmaceutical quality system.

(Annex 15 11.7) Following implementation, and, where appropriate, an evaluation of the effectiveness of change should be carried out to confirm that the change has been successful.

Quali sono i riferimenti GMP per i produttori di API?

(EU GMP Part II, 13.10) formal change control system should be established to evaluate all changes that may affect the production and control of the intermediate or API.

(EU GMP Part II,13.11) Written procedures should provide for the identification, documentation, appropriate review, and approval of changes in raw materials, specifications, analytical methods, facilities, support systems, equipment (including computer hardware), processing steps, labelling and packaging materials, and computer software.

(EU GMP Part II, 13.12) Any proposals for GMP relevant changes should be drafted, reviewed, and approved by the appropriate organisational units, and reviewed and approved by the quality unit(s).

(EU GMP Part II, 13.13) The potential impact of the proposed change on the quality of the intermediate or API should be evaluated. A classification procedure may help in determining the level of testing, validation, and documentation needed to justify changes to a validated process. Changes can be classified (e.g. as minor or major) depending on the nature and extent of the changes, and the effects these changes may impart on the process. Scientific judgment should determine what additional testing and validation studies are appropriate to justify a change in a validated process.

(EU GMP Part II,13.15) After the change has been implemented, there should be an evaluation of the first batches produced or tested under the change.

(EU GMP Part II,13.16) The potential for critical changes to affect established retest or expiry dates should be evaluated. If necessary, samples of the intermediate or API produced by the modified process can be placed on an accelerated stability program and/or can be added to the stability monitoring program.

(EU GMP Part II,13.17) Current dosage form manufacturers should be notified of changes from established production and process control procedures that can impact the quality of the API.

Qual è il processo di change management?

  1. Richiesta di apertura ufficiale e documentata del change
  2. Valutazione da parte della QA delle funzioni da coinvolgere
  3. Valutazione da parte delle funzioni coinvolte e classificazione del change
  4. Approvazione del change da parte di QA/QP
  5. Piano di azione approvato da QA/QP
  6. Esecuzione e realizzazione
  7. Follow up e verifica delle attività
  8. Chiusura del change con firma di QP/QA per approvazione
  9. Gestione della documentazione
  10. Valutazione dell’efficacia e monitoraggio periodico (almeno una volta l’anno): numero di change rispetto agli anni precedenti, % di change rispetto a lotti prodotti e confronto con gli anni precedenti, % di change chiusi…

Come avviene la valutazione dei change?

Durante la valutazione di un change, attraverso l’analisi del rischio, bisogna considerare l’impatto relativo a:

  • conformità GMP (è necessario riconvalidare, riqualificare, addestrare personale, aggiornare la documentazione?)
  • conformità regolatoria (è necessaria una modifica del DMF? rispetta la marketing authorisation e il fascicolo tecnico?)
  • qualità del prodotto e salute del paziente (stabilità, purezza, integrità, efficacia, identità, sicurezza)
  • Quality Agreement
  • contratti di fornitura
  • sicurezza
  • costi

Qual è la differenza tra cambi essenziali e non essenziali?

I cambi non essenziali:

  • non impattano su processi produttivi
  • non comportano diversa destinazione d’uso delle aree e dei locali autorizzati oppure non aumentano rischi di contaminazione e frammischiamento
  • non comportano modifica di flussi di personale/materiale
  • non comportano modifica di layout
  • implicano la sostituzione like for like di macchine e apparecchiature produttive
  • implicano l’istallazione di apparecchiature analitiche per nuove tipologie di test
  • riguardano sostituzione di utenze di produzione di acqua/gas/vapore
  • non richiedono la modifica dell’autorizzazione alla produzione precedentemente rilasciata

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