La Persona Responsabile e gli operatori logistici: cosa chiedono le GDP?

Ultimo aggiornamento: 7 mesi fa

Nota: sebbene le direttive GDP Europee 2013/C 343/01 e 2015/C 95/01 non siano ancora state recepite nella legislazione italiana, esse rappresentano un importante standard a livello europeo ed internazionale, e rimangono un importante punto di riferimento per gli operatori del settore. In particolare, in questo articolo parleremo della figura della persona responsabile così come è descritta dalle GDP, e delle sue responsabilità qualora sia nominata da un operatore logistico.

La persona responsabile

In Europa, le aziende con un’autorizzazione per la distribuzione all’ingrosso devono nominare, tramite il proprio management, una persona responsabile. Questa figura ha il compito di assicurare l’implementazione di un sistema di gestione qualità e di garantire la compliance con la normativa GDP.

La persona responsabile deve svolgere il proprio incarico personalmente e dev’essere sempre disponibile. Può delegare alcuni compiti, ma non le proprie responsabilità.

La job description della persona responsabile deve affermare con chiarezza ch’essa ha l’autorità per prendere le decisioni necessarie alle sue responsabilità. Il management dovrebbe conferire alla persona responsabile l’autorità, le risorse e le responsabilità opportune perché essa possa portare a termine i propri doveri.
Sia la job description sia le apposite SOP dovrebbero specificare anche le aree di responsabilità e i compiti della persona responsabile.

Ogni cambio della persona responsabile dev’essere notificato all’Autorità Competente.

Le qualifiche e i requisiti ISO

Le qualifiche della persona responsabile devono essere conformi alle condizioni stabilite dalla legge del Paese Membro interessato – condizioni che devono essere adeguate all’esecuzione degli incarichi ad essa assegnati.
Una laurea in Farmacia è altamente consigliata.
In ogni caso, la persona responsabile deve possedere appropriate competenze ed esperienze, un addestramento ed una buona conoscenza in campo GDP.

Lo standard di quality management ISO 9001 inoltre richiede una persona responsabile di livello dirigenziale per assicurare che i requisiti relativi al sistema di quality management aziendale siano rispettati. Le ISO chiamavano questa figura “QMR” (Quality Management Representative) fino alla revisione ISO 9001:2015. Oggi non esiste una designazione specifica per questo ruolo.

Un operatore della logistica deve nominare una persona responsabile?

Secondo le GDP, un operatore logistico non è tenuto a nominare una persona responsabile per le proprie attività, a meno che non necessiti di un’autorizzazione alla distribuzione all’ingrosso per le proprie attività.
Anche in questo caso, tuttavia, è possibile stipulare un QSA con il cliente, demandando ad esso la designazione della persona responsabile.

Le aree di responsabilità secondo le GDP

Le linee guida Europee indicano con precisione le aree di responsabilità – la tabella a fine articolo descrive la cosa in maggior dettaglio.
La prima colonna elenca le area di responsabilità vere e proprie. La seconda colonna indica quali di queste responsabilità possono essere affidate alla persona responsabile nominata dall’operatore logistico, e quali invece debbano rimanere presso il cliente.
Infine, la terza colonna contiene alcune questioni pratiche per l’implementazione, assieme a spiegazioni più esaustive qualora ce ne sia bisogno.

Occorre precisare che possono esserci più persone responsabili, specialmente in presenza di diversi rami aziendali. I questo caso, bisogna prestare particolare attenzione alla netta suddivisione delle responsabilità tra queste persone.

Aree di responsabilità
della Persona Responsabile
(da GDP 2013/C/343/01)
Una Persona Responsabile
nominata dall’operatore
logistico può assumere
questa responsabilità?
Implementazione Pratica
Assicurare l’istituzione e il mantenimento del sistema qualità
Concentrarsi sulla gestione delle attività autorizzate e sull’accuratezza e la qualità dei recordQueste attività dovrebbero essere condotte seguendo SOP approvate.
I record dovrebbero essere controllati regolarmente, in modo casuale (usando un approccio basato sul rischio per determinare le priorità).
Assicurare l’implementazione e il mantenimento dei programmi di addestramento – sia iniziali sia continuatiAssicurare” non significa che la persona responsabile debba personalmente eseguire l’addestramento. Dovrebbe tuttavia approvare le SOP che descrivono i programmi d’addestramento.
Coordinare ed eseguire operazioni di recall di prodotti farmaceuticiNo. La persona responsabile può tuttavia effettuare mock recallsAnche in questo caso, la persona responsabile – o la QP – avviano l’attività di recall. L’esecuzione materiale di tale attività spetta al personale di magazzino e ai trasportatori.
Assicurare che i reclami rilevanti dei consumatori trovino risposte efficaciLa persona responsabile deve approvare le SOP a questo riguardo. L’azienda deve definire quali reclami siano rilevanti.
Assicurare l’approvazione dei fornitori e degli acquirentiNo, questa responsabilità appartiene al clienteL’assegnazione di questa responsabilità deve essere definita nel contratto.
Approvare l’assegnazione di attività con impatto GDP ad operatori a contrattoSì, per le attività affidate da contratto all’operatore logistico.
Per ogni altra attività è necessaria l’approvazione del cliente
Quando ciò venga richiesto da un
programma predeterminato, assicurare l’esecuzione di self-inspection ad intervalli regolari ed assicurare che le appropriate misure correttive siano applicate
La persona responsabile deve approvare il programma di self-inspection.
Mantenere dei report adeguati di tutte le responsabilità delegateQui ci si riferisce alle responsabilità delegate appartenenti all’area di pertinenza della persona responsabile.
Prendere la decisione definitiva sui prodotti respinti, richiamati, restituiti o adulteratiNo, perché le circostanze in cui i prodotti vengono a trovarsi non sono controllabili dall’operatore logistico
Approvare le restituzioni di stock vendibiliNo. Ciò può essere effettuato solo su autorizzazione scritta del clienteL’assegnazione di questa responsabilità deve essere definita nel contratto.
Assicurare il rispetto di ogni requisito straordinario imposto dalle leggi nazionaliCiò è possibile entro un certo limite, dal momento che l’operatore logistico di solito non possiede una conoscenza approfondita del prodottoLa definizione di quali requisiti spettino a chi va definita nel contratto.