QP e certificazione da remoto: cosa è emerso dall’indagine EQPA?

La pandemia ha messo le QP davanti ad una domanda: è permesso o fattibile certificare un lotto per il rilascio lavorando da remoto? L’Associazione Europea delle QP (EQPA) ha fatto questa domanda ai suoi membri ed ecco cosa è emerso.

Introduzione

A marzo 2020, l’EQPA ha sottoposto ai suoi membri un questionario sulla certificazione da remoto. E’ emerso che ogni nazione percepisce e recepisce questo tema in modi diversi e non armonizzati. Dunque l’associazione ha cercato di capire meglio quali sono le differenze all’interno dell’Unione Europea e come le QP hanno affrontato il problema.


Indagine e risultati

Il sondaggio, a cui hanno risposto più di 300 QP, ha rivelato un’interessante serie di approcci. Come prevedibile, le risposte riflettevano le aspettative delle rispettive Autorità nazionali.

L’EQPA ritiene che né le GMP né le Direttive 2001/8(2)3/CE richiedano la presenza fisica della QP nel sito di produzione durante la certificazione. Tuttavia, in diversi Stati membri tale presenza fisica è imposta, o attraverso il diritto nazionale, o dall’interpretazione del diritto da parte delle Autorità.
Un argomento a favore della presenza fisica della QP è che le responsabilità previste dal ruolo possono essere pienamente soddisfatte solo attraverso un alto livello di interazione continua con le operazioni di produzione. Un altro argomento noto è che la certificazione QP, essendo parte integrante delle GMP, può essere eseguita solo presso le sedi del titolare AIC.

Consapevolezza

L’EQPA era interessata alla possibilità di cambiare le regole di fronte a una pandemia. L’associazione non sapeva quante QP avessero già la libertà di certificare da remoto e il sondaggio ha rivelato una spaccatura uniforme: quasi il 50% delle QP era consapevole, all’inizio della pandemia, che la certificazione a distanza non sarebbe stata un’opzione percorribile.

Alle QP è stato chiesto se considerassero il COVID-19 una giustificazione sufficiente per discutere la certificazione a distanza con le loro Autorità nazionali. Le risposte sono state raccolte prima della comunicazione congiunta EMA/Commissione Europea/Capi delle agenzie per i medicinali dell’UE del 10 aprile 2020, che esortava tutti gli Stati membri a consentire la certificazione QP a distanza durante la crisi del COVID-19 e ne confermava la fattibilità secondo il diritto UE. È interessante notare che, al momento del sondaggio, molte QP non si aspettavano che la certificazione QP remota fosse una posizione legalmente difendibile.

Alle QP è stato chiesto se fossero a conoscenza di comunicazioni sulla certificazione a distanza da parte delle Autorità nazionali. L’articolo del blog MHRA pubblicato proprio a seguito della pandemia era ampiamente noto alle QP con sede nel Regno Unito. D’altra parte, quasi nessun’altra QP era a conoscenza di comunicazioni simili.

Fig. 1 Consapevolezza delle QP sulla possibilità di certificazione da remoto nel loro Paese

La figura 1 mostra la consapevolezza delle QP sulla possibilità di certificazione da remoto nel loro Paese. Le QP all’estrema destra e sinistra del grafico hanno risposto in modo unanime, dimostrando che in quei Paesi, tutte le QP conoscono le aspettative dell’Autorità. I Paesi posizionati tra le due estremità mostrano una scarsa conoscenza delle regole applicabili nel loro Stato, dunque evidenziano una comunicazione inadeguata da parte delle Autorità o uno scarso interesse nel reperire informazioni.

Sicurezza della documentazione e registro dei lotti

Circa il 30% delle QP che ha risposto al sondaggio aveva esperienza con la certificazione a distanza.
Esaminiamo adesso due domande chiave:

  1. Quali misure vengono adottate per garantire che nessun lotto possa essere venduto prima della certificazione?
  2. Come viene documentata la certificazione nel registro?

Per quanto riguarda la prima domanda, alcune QP trasferiscono documenti cartacei tra il sito e la propria sede di lavoro. Circa i due terzi delle QP hanno accesso ai principali sistemi aziendali tramite Internet, così da documentare direttamente la certificazione e autorizzare la vendita. Un terzo delle QP utilizza e-mail con allegati o scansioni per comunicare la certificazione del lotto, consentendo ad altri di classificare il lotto come vendibile .
L’uso dell’e-mail per le comunicazioni GMP solleva interrogativi sulla sicurezza, l’integrità dei dati e la conformità all’Annex 11 delle GMP. Su questo punto specifico, il sondaggio rivela sorprendentemente che solo il 75% dei partecipanti si preoccupa della sicurezza della comunicazione della certificazione.

Per quanto riguarda il registro dei lotti, solo il 35% di coloro che effettuano la certificazione QP a distanza richiede chiarimenti sulla sua ubicazione. Ciò potrebbe riflettere un’interpretazione errata molto diffusa secondo cui la certificazione QP è “la classificazione di un lotto come vendibile” o “l’emissione di un certificato di lotto“.
Tuttavia, secondo l’Annex 16, la definizione di certificazione è la firma della QP nel registro dei lotti.
È quindi difficile comprendere come la certificazione possa essere eseguita senza che sia chiara l’ubicazione del registro dei lotti. Tuttavia, un’altra domanda del sondaggio sul registro dei lotti, ha rivelato che il 75% delle QP ha necessità di chiarimenti.

Il sistema qualità

Il sondaggio ha cercato anche di capire se la gestione delle deviazioni o il controllo dei change potessero essere utilizzati per gestire l’introduzione della certificazione QP remota. Circa il 60% degli intervistati ha indicato che sarebbe stata utilizzata una di queste due possibilità.

È interessante notare che solo il 72% delle QP si aspettava aggiornamenti del sistema di qualità e delle procedure come prerequisito per la certificazione QP a distanza.
Il passaggio dalla certificazione in loco alla certificazione remota è un cambiamento significativo e complesso che richiede un’analisi e una descrizione approfondita nelle SOP. L’esecuzione di questa modifica senza un’analisi di processo appropriata comporta rischi significativi.

Dati necessari

Il blog MHRA ha individuato minimo 15 tipologie di dati a cui la QP dovrebbe avere accesso da remoto, illustrando la complessità di un adeguato sistema di certificazione a distanza. Una delle domande del sondaggio chiedeva specificamente quali di quei 15 elementi erano considerati essenziali. Il 90% delle QP ha indicato questi 4:

  • Batch record
  • Risultati dei testi QC
  • Deviazioni rilevanti
  • Report OOS

L’accesso ai dati riguardanti le autorizzazioni all’immissione in commercio e alle relative modifiche è stato ritenuto necessario da meno dell’80% delle QP. In altre parole, il 20% degli intervistati si considerava in grado di certificare i lotti senza avere almeno uno di questi dati a portata di mano. Gli altri 9 elementi ritenuti necessari dal MHRA sono stati considerati essenziali per la certificazione solo dal 50% delle QP.


Conclusioni

Dall’indagine è emerso che la certificazione QP a distanza, pur essendo possibile secondo le GMP, spesso non è supportata dalle leggi nazionali o dall’interpretazione di alcuni ispettorati. Le QP in molti Stati membri non sanno dove si possono trovare le risposte alle loro domande sull’argomento, di conseguenza, le risposte al sondaggio sono state contrastanti. Le Autorità nazionali spesso non hanno reso pubbliche le loro opinioni su questo argomento e le QP senza esperienza pratica di certificazione remota non sono sempre in grado di dire se sia o meno possibile certificare un lotto da remoto nel loro Paese.

Le circostanze derivanti dalla crisi COVID-19, al momento dell’indagine, non avevano convinto tutti le QP a prendere in considerazione la certificazione a distanza. Tuttavia l’indagine è stata condotta quando la pandemia era ancora nella sua fase iniziale dunque il dato andrebbe rivisto, soprattutto a seguito della pubblicazione da parte delle Autorità UE a sostegno dell’uso della certificazione a distanza durante la crisi COVID-19.

Per poter effettuare la certificazione di un lotto da remoto, le QP dovrebbero avere esperienza nel sito e dovrebbero conoscere i loro prodotti e i rispettivi processi di produzione.
Il passaggio alla certificazione remota sarebbe più semplice con il supporto di sistemi informatici altamente integrati che garantiscano il libero accesso a tutti i dati rilevanti.
In ogni caso, occorre prestare particolare attenzione per garantire una comunicazione conforme della decisione di certificazione, l’ubicazione del registro dei lotti e garantire che solo i lotti certificati siano vendibili. Per questi motivi, una QP di nuova nomina potrebbe trovare più difficile certificare un lotto da remoto.

L’affidabilità e la qualità della certificazione non dovrebbero essere influenzate dal modo in cui essa viene eseguita, in remoto o in loco. I dati che devono essere disponibili per la certificazione remota sono ben definiti: MHRA ne elenca 15, l’Annex 16 ne identifica 21.
L’indagine ha rivelato che le QP non considerano necessario avere a disposizione l’intero elenco di questi dati per procedere alla certificazione. Dunque questi due approcci, da un lato quello delle Autorità e dall’altro quello delle QP, andrebbero discussi e allineati.


L’articolo originale è stato pubblicato per la prima volta nel GMP Journal of the ECA Foundation di cui EQPA fa parte.