Armonizzazione dell’Annex 16 e del ruolo di QP

Ogni titolare di un’autorizzazione alla produzione di un prodotto medicinale in Europa deve nominare una Persona Qualificata (QP). Le basi legali che regolano la nomina di una QP sono definite nella Direttiva 83/2001 (per i medicinali ad uso umano) e nella Direttiva 82/2001 (per i medicinali ad uso veterinario).
Queste Direttive determinano il background educativo e l’esperienza professionale richieste per ricoprire il ruolo di QP, oltre ai doveri e alle responsabilità associate alla funzione.

La certificazione del lotto e i requisiti per il rilascio sono invece definiti nell’Annex 16 delle EU GMP, che copre anche i casi in cui gli step produttivi o i test su un lotto siano condotti in luoghi o da produttori differenti.
In questo contesto, la QP deve personalmente assicurare il rispetto di quanto previsto dal capitolo 1.6 dell’Annex 16.
Il capitolo 1.7 elenca inoltre molte altre responsabilità della QP. La responsabilità non può essere delegata ma ad essere delegate possono essere le attività previste nel ruolo. In ogni caso la QP deve avere la sicurezza che la sua fiducia sia ben riposta: “QP should have on-going assurance that this reliance is well founded” (1.7).
Dunque la responsabilità principale della QP è sospendere la certificazione di lotto finchè non è sicura che tutte le attività sono state svolte in modo affidabile e completo.

Ora, il PIC/S sta pensando di adottare l’Annex 16 delle EU GMP e di armonizzarne i requisiti. Il nuovo documento si chiamerà Persona Autorizzata e rilascio del lotto.
Infatti, a seguito della revisione dell’Annex 16 nel 2016, PIC/S ha discusso “se recepire l’Annex 16 al fine di armonizzare i requisiti internazionali relativi al rilascio del lotto” e ha ora iniziato lo step 2 del processo di adozione che prevede la consultazione delle Autorità aderenti al PIC/S con i portatori di interesse.
Questa fase di consultazione durerà 3 mesi (fino a metà settembre 2021).
Sarà molto interessante vedere come i portatori di interesse extra-UE risponderanno all’iniziativa di armonizzare i requisiti europei previsti per il ruolo di QP.


Fonte

PIC/S News 

QP e certificazione da remoto: cosa è emerso dall’indagine EQPA?

La pandemia ha messo le QP davanti ad una domanda: è permesso o fattibile certificare un lotto per il rilascio lavorando da remoto? L’Associazione Europea delle QP (EQPA) ha fatto questa domanda ai suoi membri ed ecco cosa è emerso.

Introduzione

A marzo 2020, l’EQPA ha sottoposto ai suoi membri un questionario sulla certificazione da remoto. E’ emerso che ogni nazione percepisce e recepisce questo tema in modi diversi e non armonizzati. Dunque l’associazione ha cercato di capire meglio quali sono le differenze all’interno dell’Unione Europea e come le QP hanno affrontato il problema.


Indagine e risultati

Il sondaggio, a cui hanno risposto più di 300 QP, ha rivelato un’interessante serie di approcci. Come prevedibile, le risposte riflettevano le aspettative delle rispettive Autorità nazionali.

L’EQPA ritiene che né le GMP né le Direttive 2001/8(2)3/CE richiedano la presenza fisica della QP nel sito di produzione durante la certificazione. Tuttavia, in diversi Stati membri tale presenza fisica è imposta, o attraverso il diritto nazionale, o dall’interpretazione del diritto da parte delle Autorità.
Un argomento a favore della presenza fisica della QP è che le responsabilità previste dal ruolo possono essere pienamente soddisfatte solo attraverso un alto livello di interazione continua con le operazioni di produzione. Un altro argomento noto è che la certificazione QP, essendo parte integrante delle GMP, può essere eseguita solo presso le sedi del titolare AIC.

Consapevolezza

L’EQPA era interessata alla possibilità di cambiare le regole di fronte a una pandemia. L’associazione non sapeva quante QP avessero già la libertà di certificare da remoto e il sondaggio ha rivelato una spaccatura uniforme: quasi il 50% delle QP era consapevole, all’inizio della pandemia, che la certificazione a distanza non sarebbe stata un’opzione percorribile.

Alle QP è stato chiesto se considerassero il COVID-19 una giustificazione sufficiente per discutere la certificazione a distanza con le loro Autorità nazionali. Le risposte sono state raccolte prima della comunicazione congiunta EMA/Commissione Europea/Capi delle agenzie per i medicinali dell’UE del 10 aprile 2020, che esortava tutti gli Stati membri a consentire la certificazione QP a distanza durante la crisi del COVID-19 e ne confermava la fattibilità secondo il diritto UE. È interessante notare che, al momento del sondaggio, molte QP non si aspettavano che la certificazione QP remota fosse una posizione legalmente difendibile.

Alle QP è stato chiesto se fossero a conoscenza di comunicazioni sulla certificazione a distanza da parte delle Autorità nazionali. L’articolo del blog MHRA pubblicato proprio a seguito della pandemia era ampiamente noto alle QP con sede nel Regno Unito. D’altra parte, quasi nessun’altra QP era a conoscenza di comunicazioni simili.

Fig. 1 Consapevolezza delle QP sulla possibilità di certificazione da remoto nel loro Paese

La figura 1 mostra la consapevolezza delle QP sulla possibilità di certificazione da remoto nel loro Paese. Le QP all’estrema destra e sinistra del grafico hanno risposto in modo unanime, dimostrando che in quei Paesi, tutte le QP conoscono le aspettative dell’Autorità. I Paesi posizionati tra le due estremità mostrano una scarsa conoscenza delle regole applicabili nel loro Stato, dunque evidenziano una comunicazione inadeguata da parte delle Autorità o uno scarso interesse nel reperire informazioni.

Sicurezza della documentazione e registro dei lotti

Circa il 30% delle QP che ha risposto al sondaggio aveva esperienza con la certificazione a distanza.
Esaminiamo adesso due domande chiave:

  1. Quali misure vengono adottate per garantire che nessun lotto possa essere venduto prima della certificazione?
  2. Come viene documentata la certificazione nel registro?

Per quanto riguarda la prima domanda, alcune QP trasferiscono documenti cartacei tra il sito e la propria sede di lavoro. Circa i due terzi delle QP hanno accesso ai principali sistemi aziendali tramite Internet, così da documentare direttamente la certificazione e autorizzare la vendita. Un terzo delle QP utilizza e-mail con allegati o scansioni per comunicare la certificazione del lotto, consentendo ad altri di classificare il lotto come vendibile .
L’uso dell’e-mail per le comunicazioni GMP solleva interrogativi sulla sicurezza, l’integrità dei dati e la conformità all’Annex 11 delle GMP. Su questo punto specifico, il sondaggio rivela sorprendentemente che solo il 75% dei partecipanti si preoccupa della sicurezza della comunicazione della certificazione.

Per quanto riguarda il registro dei lotti, solo il 35% di coloro che effettuano la certificazione QP a distanza richiede chiarimenti sulla sua ubicazione. Ciò potrebbe riflettere un’interpretazione errata molto diffusa secondo cui la certificazione QP è “la classificazione di un lotto come vendibile” o “l’emissione di un certificato di lotto“.
Tuttavia, secondo l’Annex 16, la definizione di certificazione è la firma della QP nel registro dei lotti.
È quindi difficile comprendere come la certificazione possa essere eseguita senza che sia chiara l’ubicazione del registro dei lotti. Tuttavia, un’altra domanda del sondaggio sul registro dei lotti, ha rivelato che il 75% delle QP ha necessità di chiarimenti.

Il sistema qualità

Il sondaggio ha cercato anche di capire se la gestione delle deviazioni o il controllo dei change potessero essere utilizzati per gestire l’introduzione della certificazione QP remota. Circa il 60% degli intervistati ha indicato che sarebbe stata utilizzata una di queste due possibilità.

È interessante notare che solo il 72% delle QP si aspettava aggiornamenti del sistema di qualità e delle procedure come prerequisito per la certificazione QP a distanza.
Il passaggio dalla certificazione in loco alla certificazione remota è un cambiamento significativo e complesso che richiede un’analisi e una descrizione approfondita nelle SOP. L’esecuzione di questa modifica senza un’analisi di processo appropriata comporta rischi significativi.

Dati necessari

Il blog MHRA ha individuato minimo 15 tipologie di dati a cui la QP dovrebbe avere accesso da remoto, illustrando la complessità di un adeguato sistema di certificazione a distanza. Una delle domande del sondaggio chiedeva specificamente quali di quei 15 elementi erano considerati essenziali. Il 90% delle QP ha indicato questi 4:

  • Batch record
  • Risultati dei testi QC
  • Deviazioni rilevanti
  • Report OOS

L’accesso ai dati riguardanti le autorizzazioni all’immissione in commercio e alle relative modifiche è stato ritenuto necessario da meno dell’80% delle QP. In altre parole, il 20% degli intervistati si considerava in grado di certificare i lotti senza avere almeno uno di questi dati a portata di mano. Gli altri 9 elementi ritenuti necessari dal MHRA sono stati considerati essenziali per la certificazione solo dal 50% delle QP.


Conclusioni

Dall’indagine è emerso che la certificazione QP a distanza, pur essendo possibile secondo le GMP, spesso non è supportata dalle leggi nazionali o dall’interpretazione di alcuni ispettorati. Le QP in molti Stati membri non sanno dove si possono trovare le risposte alle loro domande sull’argomento, di conseguenza, le risposte al sondaggio sono state contrastanti. Le Autorità nazionali spesso non hanno reso pubbliche le loro opinioni su questo argomento e le QP senza esperienza pratica di certificazione remota non sono sempre in grado di dire se sia o meno possibile certificare un lotto da remoto nel loro Paese.

Le circostanze derivanti dalla crisi COVID-19, al momento dell’indagine, non avevano convinto tutti le QP a prendere in considerazione la certificazione a distanza. Tuttavia l’indagine è stata condotta quando la pandemia era ancora nella sua fase iniziale dunque il dato andrebbe rivisto, soprattutto a seguito della pubblicazione da parte delle Autorità UE a sostegno dell’uso della certificazione a distanza durante la crisi COVID-19.

Per poter effettuare la certificazione di un lotto da remoto, le QP dovrebbero avere esperienza nel sito e dovrebbero conoscere i loro prodotti e i rispettivi processi di produzione.
Il passaggio alla certificazione remota sarebbe più semplice con il supporto di sistemi informatici altamente integrati che garantiscano il libero accesso a tutti i dati rilevanti.
In ogni caso, occorre prestare particolare attenzione per garantire una comunicazione conforme della decisione di certificazione, l’ubicazione del registro dei lotti e garantire che solo i lotti certificati siano vendibili. Per questi motivi, una QP di nuova nomina potrebbe trovare più difficile certificare un lotto da remoto.

L’affidabilità e la qualità della certificazione non dovrebbero essere influenzate dal modo in cui essa viene eseguita, in remoto o in loco. I dati che devono essere disponibili per la certificazione remota sono ben definiti: MHRA ne elenca 15, l’Annex 16 ne identifica 21.
L’indagine ha rivelato che le QP non considerano necessario avere a disposizione l’intero elenco di questi dati per procedere alla certificazione. Dunque questi due approcci, da un lato quello delle Autorità e dall’altro quello delle QP, andrebbero discussi e allineati.


L’articolo originale è stato pubblicato per la prima volta nel GMP Journal of the ECA Foundation di cui EQPA fa parte.

Esistono le deviazioni pianificate?

Nelle GMP, nulla di pianificato può essere inteso come una deviazione. Le deviazioni, per definizione, non sono pianificate, altrimenti si parla di change.

Da dove viene il termine “deviazione pianificata”?

Il termine “deviazione pianificata” veniva utilizzato molti anni fa nelle aziende, ma non è mai stato ufficializzato. Nel marzo 2006, è stato utilizzato per la prima volta in un Reflection Paper dell’EMA “Reflection Paper on a proposed solution for dealing with minor deviations from the detail described in the Marketing Authorisation“. Lo scopo del documento era riflettere le aspettative dell’EMA sulla possibilità di rilasciare un lotto nonostante la presenza di deviazioni.

Nel 2009, dopo un aggiornamento, il termine “deviazioni pianificate” è stato menzionato per la prima volta in un documento ufficiale.

Il termine “deviazione pianificata” è stato poi ritirato, anche se si ritrova ancora nel Q&A dell’Annex 16 dell’EMA.
Inoltre, l’Annex 16 ha causato una notevole confusione poichè il paragrafo 3 “Gestione delle deviazioni impreviste“, potrebbe far pensare che esistano deviazioni previste o pianificate, anche se non è così.
Il Q&A afferma che una deviazione può essere considerata “inaspettata” fino al momento della sua scoperta e che le deviazioni ripetute da quel momento in poi non sono più “inattese“.

A deviation can be considered as ‘unexpected’ until the time of discovery.

Repeat deviations thereafter are no longer ‘unexpected’.

Quale terminologia usare?

Sempre più Enti Regolatori stanno chiedendo di sostituire il termine “deviazione pianificata” con qualcosa di più appropriato.

Nel frattempo, molte aziende hanno cambiato terminologia adottando termini come “temporary change” o “short-term change“. Questi change temporanei sono pre-approvati e interessano, ad esempio, un certo numero di batch per un determinato periodo di tempo, dunque non sono permanenti.

Ma ancora più importanti della terminologia sono, ovviamente, i processi alla base. Indipendentemente da come viene chiamata la procedura per un change temporaneo a un processo, è fondamentale che la procedura sia chiaramente definita. Anche in questo caso è necessario un assessment con analisi dei rischi, approvazione, azioni correttive e, se necessario, un avvio tempestivo di un change permanente.

In generale, i change temporanei non dovrebbero verificarsi troppo spesso. Troppe modifiche temporanee indicano infatti problemi di controllo e stabilità del processo.

Il parere del nostro esperto

La “deviazione pianificata“, intesa come scostamento provvisorio e programmato dagli standard di riferimento interni ed esterni aziendali è stata oramai sostituita dal concetto di “temporary change“. Il cambio temporaneo presuppone un ripristino della situazione iniziale dopo un periodo di tempo determinato e limitato e, necessariamente, deve seguire il flusso di gestione di un cambio tradizionale, comprensivo della valutazione dell’impatto sul sistema qualitativo, GMP, regolatorio.
La stessa EMA, nelle Q&A sulle aspettative durante la pandemia Covid-19, consente l’apertura di temporary changes, per permettere il reindirizzamento delle risorse sulla fornitura di medicinali fondamentali, a condizione che le modifiche non abbiano un impatto negativo sulla qualità, efficacia e sicurezza dei medicinali fabbricati.

Dr.ssa Marta Carboniero, GxP Expert


FONTE:

GMP: Are there “planned” Deviations?

Safety Features: si può esternalizzarne l’applicazione?

La Commissione Europea ha pubblicato una nuova versione del “Questions & Answers regarding the implementation of the rule on safety features for medicinal products for human use“, arrivata già alla versione 18.

Alla nuova versione sono state aggiunte quattro nuove domande e risposte, e tre sono state revisionate. L’aggiunta più interessante riguarda l’applicazione delle safety features da parte di un contract manufacturer.

La domanda al punto §4.6 sull’esternalizzazione delle safety features è stata aggiunta anche in risposta alla richiesta da parte dei portatori di interesse come l’Associazione Europea delle QP.

Dunque è possibile dare in outsourcing l’applicazione delle safety features (§4.6)?
La risposta è si. Il prerequisito per esternalizzare ad un contract manufacturer l’applicazione delle safety features è la compliance al capitolo 7 delle EU GMP.
Il contract manufacturer deve avere l’autorizzazione alla produzione e deve essere incluso nell’autorizzazione all’immissione in commercio.
E’ anche importante che il contract manufacturer renda disponibile alla QP che certifica il prodotto finito una dichiarazione confermante la compliance all’Annex 16 delle EU GMP.

E’ invece possibile utilizzare imballaggi esterni con un identificatore univoco (UI) inserito da un fornitore di materiali di packaging. La revisione dalla domanda §4.4 chiarisce quanto segue:

  • I controlli sulla leggibilità e la correttezza delle informazioni nel codice data matrix devono essere svolti prima del rilascio per la vendita.
  • Quando si usa packaging prestampato, deve esserci un accordo scritto che delinei le responsabilità di ogni parte interessata.
  • Il fornitore del packaging deve essere auditato e qualificato.
  • Alla ricezione dei materiali di packaging prestampati, devono essere eseguiti i controlli sulla quantità e la qualità dell’Identificatore Univoco in linea con i principi GMP.

Inoltre è stata rivista la domanda §2.14: E’ possibile stampare separatamente la grafica dei contenitori di medicinali e aggiungere il data matrix nella fase di confezionamento finale, oppure esistono tecnologie di stampa digitale in cui tutta la grafica del packaging e l’UI possono essere stampate in un unico passaggio?
In questo caso il regolamento non specifica come devono essere applicate sull’imballaggio esterno le safety features. Il posizionamento deve essere sotto la supervisione delle Autorità competenti in conformità ai requisiti per l’etichettatura. Le specifiche delle tecnologie utilizzate per applicare l’UI dipenderanno dal singolo produttore che selezionerà il modello più appropriato adatto alle proprie esigenze. Secondo l’Annex 16 delle GMP, paragrafo 1.7.21, apporre l’UI al confezionamento di un medicinale è responsabilità della Persona Qualificata. Qualunque esternalizzazione di questa attività a terzi da parte del produttore del prodotto finito deve essere conforme ai principi descritti nel capitolo 7 delle GMP.


Fonti

Questions & Answers regarding the implementation of the rule on safety features for medicinal products for human use

EU GMP Capitolo 7

EU GMP Annex 16

Preparazione ispezioni FDA-AIFA

COVID-19: il Regno Unito aumenta la discrezionalità delle QP

L’MHRA ha recentemente pubblicato una linea guida, Exceptional GMP flexibilities for medicines imported from third countries during the coronavirus (COVID-19) outbreak, che aumenta la discrezionalità delle QP sui medicinali importati dai Paesi terzi durante il periodo di emergenza COVID-19.
Date le eccezionali circostanze, nel Regno Unito le QP avranno un maggior potere decisionale. In particolare è prevista:

  • Maggiore discrezione della QP nell’approvare lotti con piccole deviazioni qualora la sicurezza e l’efficacia del prodotto non siano compromesse (secondo il loro giudizio professionale).
  • Possibilità di non ripetere tutti i test di controllo qualità all’importazione da un Paese terzo qualora questi comportino ritardi o carenze nella supply chain.

Se si utilizza il giudizio professionale per consentire le deviazioni di cui sopra, in particolare dispensando il riesame all’importazione, questa decisione dovrà essere registrata nel sistema di qualità farmaceutico e riferita al MHRA.

La trasparenza e la condivisione delle informazioni sono fondamentali in questo momento. Per questo l’MHRA ha chiesto alle QP di inviare tutte le informazioni pertinenti lungo la supply chain per garantire un elevato livello di affidabilità e di segnalare all’Agenzia qualsiasi problema.


Fonte

Exceptional GMP flexibilities for medicines imported from third countries during the coronavirus (COVID-19) outbreak

videocorso

QP: si può rilasciare un lotto da remoto?

A causa della pandemia di COVID-19, sempre più persone hanno iniziato a lavorare da casa, incluse le QP. Ma cosa dicono le Autorità quando si tratta di certificare un lotto?

Una recente pubblicazione del MHRA affronta il problema: una QP può certificare e rilasciare un lotto da casa?
In Regno Unito non ci sono requisiti regolatori che richiedono che la QP sia presente nel sito di produzione o importazione durante il processo di certificazione. Dunque MHRA ha concluso che la certificazione e il rilascio da remoto sono possibili a patto che:

  • la QP sia in grado di dimostrare di adempiere ai propri doveri (inclusa la presenza regolare nel sito e un ruolo attivo nella gestione della qualità)
  • se si utilizza la certificazione da remoto, questa sia descritta e controllata all’interno del sistema qualità farmaceutico attraverso SOP e quality agreement (se necessari)
  • siano disponibili informazioni accurate e aggiornate sul lotto a supporto della certificazione e del rilascio.

Questa posizione è strettamente limitata ad una prospettiva nazionale. Altri Stati membri dell’UE sono giunti a conclusioni diverse.

Una comunicazione dell’HPRA irlandese sullo stesso argomento elenca le condizioni in cui la certificazione da remoto è accettabile. In Irlanda, esiste infatti un requisito legislativo per il quale la QP deve essere presente nel sito quando si esegue la certificazione del lotto.
La legislazione consente l’uso di locali alternativi se approvati per iscritto dall’Agenzia. Ecco le condizioni:

  • la QP che certifica deve avere accesso a tutte le informazioni necessarie ad eseguire gli step della certificazione del lotto;
  • l’indirizzo presso cui viene eseguito il rilascio del lotto deve essere registrato come parte della documentazione di certificazione;
  • ogni lotto certificato secondo questo processo deve essere documentato nel sistema di gestione delle non conformità se la SOP relativa non è stata aggiornata per riflettere questa modifica;
  • la registrazione della certificazione deve essere contemporanea.

Cosa dice la Direttiva Europea?

La DIR 2001/83 (Articolo 48) afferma che il titolare dell’autorizzazione alla produzione deve avere sempre a disposizione i servizi di almeno una QP.

Member States shall take all appropriate measures to ensure that the holder of the manufacturing authorization has permanently and continuously at his disposal the services of at least one qualified person […]”

Si può discutere se la frase “a sua disposizione” giustifichi il lavoro da casa della QP e la certificazione da remoto.
Le direttive UE e l’Annex 16 non specificano quanto tempo una QP deve trascorrere nel sito di produzione; né discutono della certificazione da remoto.
Inoltre l’interpretazione dei requisiti da parte degli ispettorati nazionali e le loro aspettative non sono armonizzate nell’Unione Europea.

Conclusione

Sarebbe necessario un approccio armonizzato a livello UE.
Al momento è stato istituito un gruppo esecutivo UE sulla carenza di medicinali causata da eventi importanti che dovrebbe prendere in esame tutte le problematiche, inclusa la certificazione e il rilascio della QP da remoto.

I compiti del gruppo:

  • Individuare e coordinare le azioni a livello UE per proteggere i pazienti qualora vi sia il rischio di carenza di medicinali.
  • Garantire che i pazienti e gli operatori sanitari in tutta l’UE siano tenuti informati in modo coerente e trasparente sui rischi e sulle azioni correttive intraprese.
  • Richiedere alle associazioni di settore a livello nazionale e UE informazioni sulla resilienza delle catene di approvvigionamento

Anche la European QP Association affronterà il problema con i suoi membri.


Fonte

EU GMP Annex 16

DIR 2001/83