Audit Report 2022: le non conformità più comuni

Nel corso del 2022, Quality Systems ha eseguito un totale di 57 audit di seconda parte.
Di seguito diamo una panoramica delle modalità con cui sono stati eseguiti, la tipologia di prodotti e servizi coinvolti, le aree geografiche ed i criteri di audit adottati:

Grazie all’allentamento delle misure restrittive adottate a seguito della pandemia, sono aumentati gli audit in presenza che sono sicuramente più efficaci di quelli da remoto e che consentono una verifica più approfondita, soprattutto degli aspetti operativi.

Ad esclusione dell’Oceania, Quality Systems ha auditato tutti i continenti anche se le richieste maggiori si sono riscontrate per l’Europa.

Anche la tipologia dei servizi e dei prodotti oggetto di audit sono stati vari:

Il maggior numero di audit è stato richiesto per operatori logistici, ma un buon numero di audit ha riguardato anche la produzione ed i servizi di analisi legati ai farmaci.

Come si evince dal grafico sopra, Quality Systems ha le competenze per poter svolgere una vasta tipologia di audit: quest’anno sono stati effettuati anche numerosi audit di Farmacovigilanza.

Come mostrato nel grafico sotto riportato, i criteri di audit applicati sono stati quelli ritenuti più idonei per i diversi settori, principalmente GXP ed ISO.

Classificazione delle non conformità

Passando alle non conformità più comunemente riscontrate, anche quest’anno non si sono rilevate non conformità critiche ma si è osservata una percentuale di non conformità maggiori superiore rispetto a quelle del 2021, come si evince dai grafici sotto riportati:

Questo dato coincide con quanto emerso durante l’incontro per le QP organizzato da AFI a Dicembre 2022, durante il quale AIFA (Ufficio GMP API) ha evidenziato un aumento del numero di diffide, sospensioni e sanzioni tra la fase pre-covid e la fase post-covid.

È possibile che ciò sia dovuto ad un allentamento inevitabile delle misure di controllo da parte delle Autorità e da parte dei clienti negli audit ma è anche indubbio che le sfide per le aziende farmaceutiche in questi anni siano sicuramente aumentate: la pandemia in primis, seguita dalla crisi energetica che ha comportato la difficoltà di approvvigionamento delle materie prime e l’aumento dei costi energetici. È necessario, pertanto, mantenere un attento e costante controllo e monitoraggio sui propri fornitori.


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Le non conformità per reparto

Di seguito sono riportate le non conformità per reparto, confrontate con quelle dell’anno precedente:

Anche nel 2022 il numero di non conformità più elevato si è riscontrato sul sistema di gestione qualità; a seguire, i reparti maggiormente impattati sono stati il Magazzino, la Produzione ed il Controllo Qualità. Questo non stupisce in quanto si tratta dei reparti maggiormente coinvolti nelle attività GMP.

Sicuramente le differenze rispetto all’anno 2021 dipendono anche dalla tipologia di audit eseguiti: come già evidenziato, nel 2022 sono stati svolti diversi audit a laboratori quindi può essere che, ad esempio, l’aumento delle non conformità nel reparto CQ sia semplicemente dovuto al maggior numero di audit svolti in tale ambito. Quello che però indubbiamente colpisce è l’aumento delle non conformità sotto la voce “altri reparti”, soprattutto considerando che sotto questa voce, il reparto che da solo ha “collezionato” il 79% delle non conformità è stato il reparto IT.

Aumentando la digitalizzazione dei processi, anche l’IT diventa sempre più coinvolto nelle attività GxP ma non sempre è adeguatamente auditato: in parte perché tale attività è spesso demandata parzialmente all’esterno e in parte per le competenze specifiche richieste.


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Le non conformità per ambito

Di seguito, infine, le non conformità per ambito:

Nel grafico sopra riportato sono indicate la percentuale di non conformità su tutte le non conformità rilevate, suddivise per ambito ed i relativi andamenti nell’anno 2021 e nell’anno 2022.

Si osserva che, come avvenuto nel 2021, gli ambiti maggiormente coinvolti sono “Change e deviazioni”, il training, la documentazione, la data integrity e le buone pratiche di registrazioni ed infine le convalide (che comprendono tutte le tipologie di convalide/qualifiche: cleaning validation, convalida dei metodi analitici, convalide di processi, convalide dei sistemi informatici e qualifiche degli equipment).

Anche in questo caso, si riscontrano analogie con quanto indicato da AIFA durante l’incontro delle QP dove si evidenziavano tra gli ambiti maggiormente colpiti, il sistema di gestione qualità, la documentazione/registrazioni, i processi/equipment e le convalide.

In particolare, rispetto al 2021, sono aumentate drasticamente le non conformità relative alla documentazione: in molti casi si sono riscontrati documenti non sufficientemente dettagliati o regolarmente aggiornati, non in linea con i documenti regolatori o i quality agreement oppure non sotto controllo per la relativa gestione e distribuzione.


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Sia in ambito ISO che in ambito GxP, la documentazione costituisce una parte fondamentale di un buon sistema qualità: è un mezzo indispensabile per la corretta esecuzione delle attività e quindi per la minimizzazione degli errori e per la standardizzazione dei processi;  come tale, la sua importanza deve essere compresa e diffusa in ogni ambito aziendale.


Articolo a cura di:
Anna Bertolotti, GxP Compliance Expert di Adeodata

audit

EMA linea guida sul Distant Assessment

Attualmente le ispezioni GMP/GDP on site non sono possibili a causa della pandemia. Dunque un Distant Assessment può aiutare a determinare la compliance ai principi GMP/GDP e alle linee guida.
Arriva dall’EMA una nuova linea guida che fornisce qualche considerazione per gli ispettori sulle valutazioni a distanza.

La linea guida si applica ai produttori, importatori, distributori e ai laboratori di Controllo Qualità in UE, e ai produttori e laboratori di Paesi Terzi.

Il Distant Assessment

La definizione che viene data di Distant Assessment all’interno del documento è la seguente: “Assessment of the compliance of a site with the Union GMP/GDP principles performed by officials of Union Competent Authorities on the basis of documents and interviews and supported by technology for communicating, accessing systems, sharing and reviewing documents and other information, without the inspectors being physically present at the sites where the activities subject to the assessment have taken place and where the inspection would ordinarily be hosted“.

Ovvero: Valutazione della compliance di un sito ai principi GMP/GDP eseguita dalle Autorità Nazionali Competenti sulla base di documenti e interviste e supportata da tecnologie per la comunicazione, sistemi di accesso, documenti in condivisione ecc, senza che l’ispettore sia fisicamente presente nel sito in cui le attività sotto verifica hanno luogo e dove l’ispezione sarebbe normalmente svolta.

Il documento sottolinea che le ispezioni on site dovranno riprendere non appena le circostanze lo permetteranno. Tuttavia evidenzia anche l’applicabilità della valutazione a distanza a tutti i tipi di ispezioni, in qualunque sito e per qualsiasi forma farmaceutica, previa attenta valutazione delle criticità di ciascuna situazione.

I prerequisiti

Per poter garantire l’efficacia della valutazione a distanza è necessario che:

  • venga effettuata una valutazione del rischio;
  • si valuti la fattibilità dell’ispezione a distanza;
  • si tenga in considerazione la compliance history del sito e la data dell’ultima ispezione;
  • si utilizzino piattaforme adeguate e sicure per lo scambio documentale e di dati;
  • vi sia la possibilità di discutere in real-time attraverso strumenti di videoconferenza;
  • si valuti la possibilità di condividere lo schermo per mostrare i sistemi computerizzati utilizzati;
  • siano disponibili telecamere o altri strumenti di videoregistrazione (smart-glasses, droni…) per permettere di valutare come vengono effettuate le operazioni, lo stato delle strutture e la documentazione rilevante;
  • si consideri la lingua dell’ispettore e il luogo di provenienza.

Preparare e condurre il Distant Assessment

La linea guida scende nel dettaglio su come pianificare e condurre un Distant Assessment. La maggior parte delle indicazioni fornite sono del tutto simili a quanto avviene per le ispezioni on site.

Dunque l’ispettore deve arrivare preparato alla valutazione a distanza e deve documentarsi sul sito da ispezionare, condividendo precedentemente con l’azienda l’agenda dell’audit.
E’ possibile richiedere in anticipo parte della documentazione all’azienda o fornire un elenco di documenti che dovranno essere pronti al momento della valutazione.

La piattaforma e il cloud per la condivisione documentale dovranno essere concordati e testati in anticipo. Sarebbe opportuno che lo staff IT fosse a disposizione per risolvere eventuali problemi.

Come per un audit on site, l’ispezione a distanza comincia con una riunione di apertura e termina con una riunione di chiusura e l’invio di un report.

Per i nuovi siti, in caso di non conformità critiche riscontrate durante il Distant Assessment, la domanda di autorizzazione sarà messa in attesa fino a che non sarà eseguita l’ispezione on site.
Negli altri casi, se saranno riscontrate non conformità critiche, si seguiranno gli step previsti normalmente e sarà rilasciato un certificato di non compliance al sito.


Fonte

Guidance related to GMP/GDP and PMF distant assessments

Ispezioni GMP in Russia

Sono molte le aziende farmaceutiche europee che desiderano entrare nel mercato russo ma hanno poca o nessuna esperienza con le Autorità russe e i loro ispettori.
Ma cosa bisogna sapere sulle ispezioni dell’Autorità russa?

Lo State Institute of Drugs and Good Practices, subordinato al Ministero dell’industria e del commercio (Minpromtorg) , è l’Autorità competente per le ispezioni GMP. La domanda per il rilascio del certificato GMP deve invece essere inviata direttamente al Minpromtorg.

Tasso di successo e non conformità

Il tasso di successo delle ispezioni condotte dall’Autorità russa è del 70%. La probabilità di successo per le grandi aziende è il doppio rispetto a quella delle imprese medio-piccole.

Anche nelle grandi aziende farmaceutiche che sono in possesso di certificati GMP europei e americani, gli ispettori russi spesso riscontrano notevoli irregolarità, a seguito delle quali il Minpromtorg si rifiuta di rilasciare il certificato GMP.
Le deviazioni maggiori riguardano principalmente la produzione di prodotti sterili e la root cause analysis.

Quali linee guida

Le linee guida GMP attualmente in vigore in Russia sono la diretta traduzione delle GMP Europee del 2013 (versione 4.0).
Le linee guida non sono cambiate dal 2016, anno di istituzione dell’Autorità, tuttavia dal 2020 la Russia avrebbe dovuto seguire le nuove GMP dell’Unione Economica Eurasiatica (EAEU).
Queste linee guida sono la traduzione delle GMP Europee del 2015.
In realtà la data di implementazione è stata posticipata di un anno a causa del Covid-19.

L’ispezione

L’ispezione comincia con l’invio da parte del produttore di una domanda di ispezione e di una lista di documenti al Minpromtorg.
Entro i 10 giorni successivi, il Ministero esamina i documenti inviati e se non ci sono domande invia la richiesta di ispezione all’Autorità competente.

L’istituto calendarizza l’ispezione, la notifica all’azienda e prepara un’agenda di audit tenendo in considerazione gli elementi del processo produttivo da ispezionare.
L’agenda viene condivisa con l’azienda, in modo da permetterle di preparare l’ispezione e i documenti.

Il team ispettivo che visita il sito è composto di almeno 2 ispettori.
Ogni ispezione dura dai 3 ai 5 giorni.

L’ispezione si apre con una riunione e al termine di ogni giornata ci si incontra per discutere le osservazioni fatte durante la visita.
E’ comunque previsto anche un meeting finale durante il quale vengono comunicate le non conformità riscontrate (non vengono classificate).

Se il prodotto per il mercato russo è prodotto, riempito, impacchettato ecc. su diverse linee o impianti, gli ispettori vorranno vederli tutti.

Il report viene preparato entro 30 giorni dall’ispezione: una copia resta all’Autorità, una viene inviata al rappresentante russo del produttore e una terza copia al Minpromtorg.

Il report può includere solo le non conformità che si sono discusse durante la riunione di chiusura dell’ispezione.
Non appena il report è completato, viene informata l’Autorità di regolamentazione del rispettivo Paese del produttore.

Le ispezioni russe non sono poi diverse da quelle di altri Paesi: gli ispettori si assicurano che la produzione del sito ispezionato sia in compliance con le GMP adottate in Russia.

Naturalmente, tutte le ispezioni hanno delle particolarità che dipendono dall’interpretazione e dall’approccio adottato dagli esperti.
Non tutti gli ispettori classificano le non conformità (critica/maggiore/minore) allo stesso modo e tutto dipende dall’interpretazione individuale, dalla qualifica e dall’esperienza dell’auditor.

Attenzione a come si compila la domanda

I processi produttivi vengono controllati in base alla domanda inviata dal produttore al Minpromtorg per ogni singola preparazione.
Quindi si deve stare molto attenti nella compilazione della domanda e specificare solo i prodotti che sono rilevanti per il Paese di destinazione e quindi dovrebbero essere parte dell’ispezione.

E’ capitato che, a causa di un problema di traduzione nella domanda, tutti i prodotti del sito fossero oggetto dell’ispezione russa. Nonostante avessero capito dove fosse l’errore, gli ispettori hanno dovuto comunque ispezionare tutti i prodotti e non solo i due rivolti al mercato russo.

Gli ispettori

Compito degli ispettori è verificare che i farmaci inviati in Russia siano sicuri. Spesso all’inizio di un’ispezione si sentono gli ispettori dire “Non controlleremo solo la conformità agli standard GMP, ma anche che l’azienda stia effettivamente producendo ciò che ha dichiarato nella domanda“.

Gli ispettori russi hanno la reputazione di essere molto rigidi sulla compliance alle norme e molto severi ma altrettanto competenti e corretti nella valutazione.
Tutti hanno un passato nell’industria e molti di loro sono particolarmente giovani ma non per questo meno esperti nel settore.
La loro aspettativa? Che le risposte alle loro domande siano date in modo onesto e senza nascondere nulla.

Consiglio

Una buona abitudine per affrontare un’ispezione è che ogni azienda farmaceutica ispezionata incarichi personale esperto di rispondere alle domande degli ispettori ove possibile.
E ovviamente è essenziale incaricare interpreti affidabili che siano all’altezza del compito.

Condurre audit interni efficaci

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A chi si rivolge

Il corso è rivolto ai responsabili di settore coinvolti nel processo di audit interno, ai QA e alle QP.

Programma

I self-audit costituiscono processi essenziali all’interno delle realtà chimico-farmaceutiche e oltre a soddisfare un requisito normativo, sono necessari per il miglioramento continuo. Scopo del corso è descrivere come impostare un audit interno e come devono essere gestite le differenti fasi a partire dalla programmazione, fino alla stesura del report.

Esercitazioni ed esempi completeranno la giornata.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Principali argomenti in agenda

  • Presentazione ed introduzione al corso
  • I requisiti normativi
  • Definizioni
  • Il programma dei self-audit
  • Come programmare un audit interno
  • L’ Audit plan
  • Condurre l’audit:
    • Riunione di apertura
    • Conduzione in campo
    • Conclusione e riunione di chiusura
  • Le Non Conformità: classificazione
  • Il rapporto di self-audit: la stesura, le osservazioni e la chiusura
  • La gestione delle CAPA
  • La qualifica degli Auditor e il suo mantenimento
  • Esercitazioni

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.