Gestire i fornitori dei produttori di API: best practices dell’APIC

Introduzione

Emesse a marzo 2024, le “Best practices guide for managing suppliers of API manufacturers” rappresentano la guida APIC (Active Pharmaceutical Ingredients Committee) relativa alla qualifica e alla gestione dei fornitori utilizzati dai produttori di API.  Il documento, in versione 2, sostituisce la versione 1 del 2009, redatta dalla task force APIC sulla gestione dei fornitori.

Sebbene la guida non abbia basi giuridico/legali né approvazioni da parte di alcun official regulatory body, riflette la posizione dell’APIC sull’argomento, fornisce indicazioni e suggerisce un approccio armonizzato all’interno dell’industria API su come gestire i fornitori di materiali e servizi.

Nella versione 2, infatti, il termine “fornitori” è utilizzato per riferirsi sia ai fornitori di materiali, quali starting materials, intermedi, reagenti, solventi, packaging, sia ai fornitori di servizi; questo sottolinea da una parte l’importanza della qualifica dell’intera supply chain dei prodotti, come previsto anche nella versione 1 (non solo siti di fabbricazione, ma anche providers logistici), dall’altro la necessità di gestire ugualmente servizi esterni quali tarature/manutenzioni, pest control, software etc.

In generale, la versione 2 si concentra sulla gestione dei fornitori utilizzati per la produzione commerciale. Lo stesso flusso potrebbe essere applicato anche per i fornitori utilizzati durante le fasi di sviluppo, sebbene, seguendo l’approccio basato sul rischio, potrebbero essere definite gestioni meno rigorose.

Il risk based thinking è, maggiormente nella versione 2 rispetto alla 1, guida predominante per motivare ogni fase e ogni decisione dell’attività di qualifica.

Processo di gestione dei fornitori

Il processo di gestione dei fornitori e le attività da svolgersi sono guidate da opportuno change control, che risulta essere lo strumento della qualità idoneo allo scopo: “change control is recommended to ensure proper management of the necessary steps”.

L’APIC sottolinea inoltre che la gestione dei fornitori è un’attività che deve essere eseguita, nelle sue varie fasi, da un team multidisciplinare che comprenderà funzioni differenti in accordo alla tipologia di prodotto o servizio fornito.

Sono 4 le fasi che, in accordo alla versione 2, costituiscono il processo di gestione dei fornitori:

1.Fase di selezione dei fornitori

    Si applica a tutti i nuovi fornitori e a quelli esistenti per i quali si propone un nuovo servizio o l’acquisto di un nuovo prodotto.

    Il Procurement (Sourcing) department è il dipartimento responsabile di fornire (un elenco di) potenziali fornitori, ad es. utilizzando database interni o esterni, sulla base di requisiti specifici individuati e comunicati dall’utilizzatore finale del materiale o servizio. È in questa fase che la valutazione di un questionario informativo e/o pacchetti documentali, insieme alla valutazione commerciale, permettono o meno di proseguire allo step 2.

    2. Fase di qualifica dei fornitori

    Prevede campo di applicazione analogo alla fase di selezione ed è interessante sottolineare come la guida concretizzi la necessità della qualifica dell’intera supply chain e/o della combinazione fornitore/materiale-servizio.

    La versione 2 della guida APIC dedica un paragrafo alla valutazione della criticità del materiale o servizio, 2.2.1 Criticality Assessment of the material or service. La criticità del materiale o del servizio da fornire determina il livello dei requisiti di qualifica; pertanto, il produttore dell’API deve preventivamente determinarla. Nel paragrafo 2.2.1 viene presentata, a scopo esemplificativo una tabella indicante i possibili livelli di criticità, suddivisi in high, medium, low.

    Le attività e i requisiti della fase di qualifica, descritti in un piano di qualifica, possono contenere:

    • Conduzione di una valutazione di idoneità all’uso/idoneità allo scopo, fit-for-use / fit-for-purpose (FFU/FFP);
    • Richiesta di dichiarazioni relative alla conformità del prodotto o servizio (BSE/TSE, solventi residui, elemental impurities, assessment nitrosammine etc.);
    • Valutazione dell’idoneità del fornitore, ad es. tramite questionari/audit;
    • Sottoscrizione di un Agreement di Qualità

    In accordo al livello di criticità, gli aspetti di cui sopra devono essere valutati per fattibilità e/o addizionati di eventuali specifici requisiti, es. collocazione geografica, reputazione, complessità della supply chain etc.

    L’esito della fase di qualifica determina l’idoneità del fornitore all’utilizzo da parte del produttore dell’API (decisione go/no go). La qualifica e il suo esito devono essere formalmente documentati.

    3. Fase operativa

    Una volta qualificato il fornitore, inizia il periodo di utilizzo attivo. Durante questa fase operativa, è necessario stabilire un Programma di Monitoraggio dei Fornitori al fine di mantenere lo status qualificato.

    Il programma consiste nella rivalutazione periodica:

    • dei rischi fornitore, basati sulle prestazioni del fornitore e sui rischi intrinseci del fornitore (vedi in seguito);
    • della validità della documentazione associata (es. accordi) e/o lo stato di audit.

    La frequenza del monitoraggio si basa sulla combinazione della criticità del materiale o servizio, come precedentemente descritto e su un rischio intrinseco o di performance del fornitore.

    Il rischio di performance viene determinato durante la fase di monitoraggio, mentre il rischio intrinseco è immediatamente determinato dopo la qualifica, poiché, in linea di principio, non esiste ancora una reale esperienza operativa per valutare la prestazione.
    La guida propone una tabella esemplificativa che può essere utilizzata come base per delineare la frequenza del monitoraggio.

    La valutazione delle prestazioni e quindi il rischio di performance del fornitore possono consistere in:

    • Aspetti di qualità (esito dell’audit, eventuali reclami, anomalie etc)
    • Aspetti legati alla prestazione (problemi della catena di fornitura, puntualità di consegna etc.)

    Le frequenze di monitoraggio, impostate immediatamente dopo la qualifica, possono subire cambiamenti in base al risultato della valutazione delle prestazioni, ciò sottolinea come il processo di gestione e di valutazione dei fornitori non sia un processo statico, ma on-going, in accordo alle valutazioni che periodicamente devono essere appunto effettuate.

    4. Fase conclusiva

    Può essere applicata ad un fornitore, uno specifico prodotto o uno specifico servizio.

    Lo stato di qualifica attiva di un fornitore/prestatore di servizi può essere revocato o non riassegnato per diversi motivi, ad es.:

    • interruzione della produzione del materiale/erogazione del servizio;
    • interruzione dell’uso del materiale, del fornitore o del servizio;
    • monitoraggi/valutazioni fortemente negativi.

    In caso di squalifica dovuta a problemi di qualità, deve essere valutato il potenziale impatto su tutti i materiali correlati in stock, in transito o già spediti a un cliente.

    Tutti i dipartimenti e i siti interessati devono essere informati della squalifica di un fornitore di materiale e/o servizi.

    Risk Management applicato alla gestione dei fornitori

    Il capitolo 3 della guida, versione 2, fornisce indicazioni dettagliate dell’approccio risk based applicato alla gestione dei fornitori. Come da esempi sopra descritti, l’approccio dell’APIC sottolinea, ancora una volta, come la dinamicità del processo possa essere governata e gestita considerando la criticità e le performance dei fornitori e quindi, applicando il processo QRM (Quality Risk Management) come da ICHQ9.

    Prendendo come riferimento un modello 5×5, il capitolo 3 esemplifica una valutazione della criticità e individua il rischio come probability (of the event/failure mode occurring) * severity (or impact of the event).

    Audit ai fornitori

    Il capitolo 4 è dedicato agli audit, identificati come one of the most powerful tools to assess whether the supplier effectively meets the API.

    L’audit rimane la fonte di informazione e di valutazione principale durante la qualifica iniziale, ma si intende essere utile anche durante il successivo monitoraggio.
    Punti essenziali per la corretta gestione del processo auditing rimangono:

    • definizione di un piano annuale di audit, per la conferma o la ridefinizione delle tempistiche inizialmente associate in accordo ad un approccio risk based, come sopra definito;
    • definizione di corretti criteri o standard di audit (GMP, ISO, IPEC etc.);
    • presenza di auditor qualificati interni e/o esterni;
    • for-cause audits or CAPA follow-up audits, pianificati al di fuori delle frequenze regolari;
    • definizione della modalità di audit: on-site, remoto.

    Quality Agreement

    Obbligatori per materiali e servizi critici, i quality agreement delineano le responsabilità qualitative delle parti coinvolte in una fornitura e devono essere sottoscritti durante la fase di qualifica fornitore, prima che l’attività abbia inizio.

    Anche la gestione degli Agreement è da considerarsi dinamica, i documenti devono essere periodicamente rivisti e verificati:

    “Verification of compliance to the established Quality Agreement is important. This can be done e. g. during audits. Existing Quality Agreements should be periodically reviewed to confirm they are still up to date. This verification could coincide with the periodic re-assessment of the supplier or service provider.”

    In conclusione

    La gestione dei fornitori, come sottolineato in più punti, è un’attività che deve essere eseguita in accordo ad approcci risk based: per la determinazione della criticità del fornitore, per la determinazione delle tempistiche di monitoraggio, per la determinazione della modalità e delle tempistiche di audit, per la sottoscrizione del Quality Agreement e, in ottica di miglioramento continuo, questa visione è direttamente associata ad una strategia dinamica che periodicamente possa rivalutare lo status e le performance dei fornitori stessi.

    Il processo di qualifica fornitori e le richieste associate sono ormai una definita aspettativa sia dal punto di vista normativo, che al punto di vista della quotidiana attività lavorativa e la versione 2 della guida APIC propone approcci che possono essere presi come base e calati poi in ogni realtà.


    IL NOSTRO CONTRIBUTO

    Gli esperti di Quality Systems possono affiancare la tua azienda con attività di consulenza o supporto nella gestione del processo di qualifica fornitori, nella preparazione dei Quality Agreement, nell’effettuazione di audit e nella formazione GxP del personale.

    Articolo a cura di Marta Carboniero,
    GxP Compliance Expert – Adeodata S.r.l.


    Fonte:

    Best practices guide for managing suppliers of API manufacturers

    Deposito e trasporto farmaceutico: convalida e audit

    Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (30 giorni dalla data dell’evento)
    Sconto del 20% dal secondo iscritto della medesima azienda

    A chi si rivolge

    Il corso è rivolto al personale aziendale responsabile dello svolgimento dell’attività di audit presso i distributori e trasportatori di medicinali e API: QP, QA, Logistica, Responsabili di settore.​

    Programma

    Sulla base delle richieste GMP di qualificare i propri fornitori, nasce la necessità di effettuare audit anche ai distributori e trasportatori, soprattutto nel caso in cui il servizio fornito risulti GMP critico.​

    Il corso fornirà ai partecipanti una visione sull’impostazione e sull’effettuazione di tali audit, dettagliando alcuni esempi di requisiti da verificare.​

    Unitamente, la convalida del trasporto rappresenta un esercizio da soddisfare per garantire il mantenimento della qualità del prodotto lungo tutta la filiera; il corso proporrà le basi attraverso le quali affrontare tale attività.​

    Principali argomenti in agenda

    • Presentazione del docente e introduzione al corso​
    • Introduzione alle GDP 2013 e 2015 ​
    • Cenni sull’impostazione dell’audit e sui criteri di riferimento​
    • Esempi di requisiti da sfidare durante un audit:​
      • Condizioni di stoccaggio​
      • Mappatura e monitoraggio​
      • Fornitura e tracciabilità​
      • Gestione della qualità e delle attività esternalizzate​
      • Documentazione​
      • Formazione del personale​
      • Reclami e richiami​
    • Il trasporto dei farmaci:​
      • Adeguatezza mezzi di trasporto​
      • Convalida del trasporto ​
    • Esempi di deviazioni​
    • Questionario di verifica dell’apprendimento​
    • Scheda di valutazione dell’evento formativo​

    Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento


    POLICY DI CANCELLAZIONE
    Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
    L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
    In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

    Audit a confezionamento farmaceutico primario e secondario

    Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (30 giorni dalla data dell’evento)
    Sconto del 20% dal secondo iscritto della medesima azienda

    A chi si rivolge

    Il corso è rivolto ai responsabili di settore coinvolti nel processo di audit, ai QA e alle QP​.

    Programma

    Sia il confezionamento primario che il confezionamento secondario svolgono un ruolo fondamentale per i prodotti farmaceutici: il primo a diretto contatto con il prodotto, svolge un ruolo di protezione ed influisce sulla stabilità del prodotto, il secondo invece contiene tutte le informazioni che garantiscono il corretto utilizzo e la corretta posologia per l’utilizzatore finale. ​

    Entrambi inoltre, devono garantire la tracciabilità del lotto.​

    E’ quindi importante per le aziende farmaceutiche, tenere sotto controllo i propri fornitori di questi materiali auditandoli con regolarità.​

    Durante il seminario saranno dati spunti per svolgere al meglio gli audit ai fornitori di confezionamento primario e secondario includendo gli aspetti più importanti e specifici del loro settore.​

    Principali argomenti in agenda

    • Presentazione ed introduzione al corso ​
    • Riferimenti normativi​
    • Principali argomenti da considerare durante un’audit ai produttori di confezionamento primario e secondario:​
      • Requisiti degli ambienti e delle apparecchiature​
      • Il personale: la formazione qualifica e requisiti di igiene​
      • Stoccaggio e movimentazione dei materiali e dei prodotti​
      • La gestione degli artworks​
      • La produzione: line clearance, settaggio della linea e le verifiche preliminari, la gestione degli scarti e relative registrazioni​
      • Controlli in process e sul prodotto finito: il campionamento, la strumentazione, le registrazioni​
    • Esercitazioni​
    • Esempi di non conformità​
    • Questionario di apprendimento

    Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento


    POLICY DI CANCELLAZIONE
    Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
    L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
    In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

    Swissmedic: Guida alla conformità GMP dei produttori esteri e alla dichiarazione della Persona Responsabile

    La linea guida Swissmedic sulla conformità alle GMP da parte dei produttori esteri è stata pubblicata l’1.5.2023 nella versione 3.0. È rivolta ai titolari di autorizzazioni all’immissione in commercio di medicinali provenienti dall’estero o dalla Svizzera, se questi medicinali contengono sostanze attive di produttori stranieri.

    La linea guida chiarisce quali documenti devono essere presentati con la domanda di autorizzazione all’immissione in commercio o con la notifica di una modifica per dimostrare che la verifica della conformità delle GMP è stata effettuata dalla persona responsabile (RP) in conformità all’art. 11, paragrafo 1, lettera a), della Direttiva. A tal fine può essere sufficiente un certificato GMP esistente, che non deve essere più vecchio di tre anni e che attesta la conformità GMP equivalente a quella svizzera, oppure, se del caso, un rapporto di audit corrispondente.

    Sono state introdotte le seguenti modifiche:

    • Il capitolo 5, che riguarda la verifica della conformità dei medicinali e delle sostanze attive estere, contiene ora una gerarchia dei documenti da presentare.
    • Il capitolo 6 sui rapporti di audit specifica ora come, quando e quali informazioni devono essere presentate a Swissmedic.
    • Nel capitolo 9, relativo alle ispezioni da parte di Swissmedic, è stato aggiunto che una application può essere sospesa fino allo svolgimento di un’ispezione.

    In generale, Swissmedic si riserva il diritto di ispezionare, a spese del titolare/richiedente dell’autorizzazione svizzera, i produttori di Paesi le cui Autorità regolatorie non dispongono di un sistema di controllo GMP ritenuto dalla Svizzera equivalente a quello svizzero (art. 60 cpv. 2 MPLO) e, se necessario, di sospendere la domanda in questione fino all’esecuzione dell’ispezione.

    Le linee guida e il nuovo modulo per la dichiarazione della Persona Responsabile per i produttori esteri sono disponibili qui.


    Fonte:

    Swissmedic: News and Updates

    Applicare la FMEA: teoria ed esempi

    Webinar disponibile anche in pacchetto con altri mini-webinar.

    A chi si rivolge

    Il corso si rivolge a tutte le funzioni aziendali che sono coinvolte nell’analisi dei rischi connessi ai processi produttivi e nella gestione degli stessi: QC e QA, QP, Responsabili e Supervisori di reparto e tutti coloro che utilizzano il QRM per migliorare i processi produttivi e decisionali​

    Programma

    Il Quality Risk Management è ormai parte integrante del pensiero e della cultura farmaceutica e riprova di ciò sono i riferimenti introdotti dagli ultimi aggiornamenti delle normative e linee guida.​

    Scopo del webinar è quello di illustrare e approfondire la tecnica FMEA attraverso le spiegazioni del docente ed esempi pratici.​

    Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

    Principali argomenti in agenda

    • Presentazione del docente ed introduzione al corso​
    • Il processo di QRM (cenni)​
    • La FMEA come tecnica di risk analysis​
      • I campi di applicazione​
      • La procedura​
      • La modulistica​
    • Applicazioni della FMEA in ambito GMP: esempi pratici​
    • Questionario di verifica dell’apprendimento​

    POLICY DI CANCELLAZIONE
    Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
    L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
    In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

    Self-inspection a Magazzino e Logistica

    Webinar disponibile anche in pacchetto con altri mini-webinar.

    A chi si rivolge

    Il webinar è rivolto ai responsabili di settore coinvolti nel processo di audit, ai QA e alle QP​.

    Programma

    Le self-inspection, oltre ad essere un obbligo normativo, hanno un ruolo fondamentale nel monitoraggio del Sistema Qualità aziendale ed è quindi importante pianificarle al meglio e soprattutto definire attentamente gli argomenti da verificare. ​

    Il Magazzino è un’area nevralgica all’interno delle aziende farmaceutiche: deve garantire il corretto flusso di materiali e prodotti ed un’efficiente operatività e svolge un ruolo fondamentale all’interno della catena distributiva.​

    Durante questo webinar saranno considerati gli aspetti fondamentali da valutare nel corso di una self-inspection al Magazzino ed alla Logistica.​

    Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

    Principali argomenti in agenda

    • Presentazione ed introduzione al corso ​
    • Cenni alla pianificazione e preparazione della self-inspection
    • Principali argomenti da considerare durante una self-inspection al Magazzino ed alla Logistica:​
      • Adeguatezza strutture​
      • Accettazione dei materiali e movimentazione​
      • Condizioni di stoccaggio: la disposizione dei materiali ai fini della tracciabilità, la prevenzione della contaminazione e del frammischiamento​
      • Mappature e monitoraggi​
      • Movimentazione di materiali e prodotti​
      • La spedizione: accortezze e verifiche​
    • Questionario di apprendimento​

    POLICY DI CANCELLAZIONE
    Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
    L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
    In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

    Q&A Audit Report 2022: le non conformità più comuni

    Il 24 febbraio Marta Carboniero, GxP Compliance Expert di Adeodata, ha tenuto un free webinar sulle non conformità più diffuse rilevate in fase di audit dai nostri esperti “Audit Report 2022: le non conformità più comuni”. Ecco le risposte a tutte le domande che sono state poste dai partecipanti durante l’incontro.

    1. È realistico che l’investigazione di una deviazione si completi in 3 giorni lavorativi?

    Dipende dalla deviazione, è possibile che sia completata in due/tre giorni lavorativi oppure che ce ne vogliano 30.
    Quello che è importante, nella gestione di una deviazione è verificare in tempistiche celeri (1-2 giorni) l’impatto della stessa e attuare eventuali trattamenti o correzioni, in modo da isolare il problema. A seconda del grado dell’impatto e quindi della relativa classificazione, si può poi procedere all’indagine in tempi diversi.

    2. Formazione auditor: è più corretto che l’auditor in training esegua due audit da osservatore + un audit da lead auditor, oppure tre audit da osservatore?

    Le GMP/GDP non indicano espressamente quanti audit in affiancamento è più corretto fare, però la pratica più comune prevede tre audit in affiancamento (variando i reparti) e un audit come lead. 

    3. La non apertura delle CAPA per le eventuali raccomandazioni, non rischia che se ne perda traccia?

    Le raccomandazioni, proprio per loro natura, possono non essere accettate dall’auditato, soprattutto se questo è indicato espressamente nel report, pertanto il fatto di perderne traccia non dovrebbe costituire una mancanza GMP.

    4. In generale, se i criteri di riferimento sono gli stessi (es. GDP), un auditor interno può svolgere anche audit di seconda parte?

    Se i criteri sono gli stessi, generalmente un auditor interno effettua anche audit di seconda parte, attenzione: nel caso in cui le SOP interne (quella delle self inspection e quella degli audit esterni) differiscano, ci vuole almeno il training per entrambe. Suggerisco comunque, in questo caso, di effettuare almeno un audit di seconda parte in affiancamento (es. due interni e uno esterno) 

    5. Vorrei sapere se la mancata possibilità di rilasciare il tracciato delle temperature a cui è stata sottoposta la merce durante il trasporto può essere inquadrata come non conformità minore?

    La mancata possibilità di rilasciare tracciato può costituire deviazione minore o maggiore a seconda dei casi: ad esempio una merce sotto cold chain che viaggia a luglio in territorio Italiano costituisce una criticità maggiore rispetto ad una merce 15-25°C che viaggia in primavera. Dipende dai casi, per valutare la classificazione, bisogna valutare caso per caso. A mio parere è comunque una deviazione.

    6. Relativamente alla seguente NC: “Process Validation: PQ requires a minimum of 3 consecutive batches, but the number of batches must be justified” non ho compreso se:
    – occorre giustificare perchè ho scelto 3 lotti oppure
    – occorre giustificare il fatto che non siano stati scelti 3 lotti

    La deviazione era dovuta al fatto che l’auditor si aspettava che la scelta di tre lotti in PQ fosse motivata e non lo era. Personalmente posso aggiungere che, in accordo all’Annex 15, questa poteva anche non essere una deviazione, magari una raccomandazione. Contestualizzando, la deviazione è stata assegnata ad una ditta indiana e l’auditor era indiano, pertanto è possibile che la loro prassi nell’applicazione delle EuGMP preveda una giustificazione. Era comunque una minore. 

    7. Riguardo gli OOS, un ispettore ci ha suggerito di inserire la QP invece che QA in quanto il QA non ha necessariamente conoscenza del laboratorio mentre la QP per definizione deve averla (almeno secondo le attuali normative.) E’ necessario inserire nell’indagine di laboratorio il QA anche se c’è comunque la QP?

    Bisognerebbe capire bene in quale fase della gestione OOS era previsto il coinvolgimento del QA.
    Mi spiego: solitamente QA non interviene nell’indagine di OOS nelle sue prime fasi (IA e IB), in quanto sono indagini di laboratorio.
    Necessariamente interviene invece nella fase II, nel caso ci fosse quindi coinvolgimento di reparti produttivi.
    La QP firma come chiusura/approvazione/giudizio finale OOS.
    Secondo il mio parere, non era necessario il coinvolgimento del QA nella fase di indagine di laboratorio, se è a quella che ci stiamo riferendo, personalmente lo escluderei a priori.

    8. Per la formazione del personale, ad esempio il training legato alla revisione di una SOP, può essere sufficiente formalizzare il training sul form dedicato alla registrazione dei training oppure è necessario allegare un’evidenza dell’avvenuta formazione, ovvero un questionario di verifica apprendimento o un email in cui vengono spiegate le modifiche della SOP in revisione?  

    Dipende da quali sono le modifiche al documento: se è una modifica formale (es. cambio layout) senza modifiche operative, va bene la formalizzazione su form dedicato.
    Nel caso invece in cui le modifiche siano sostanziali (es. cambio operatività), è preferibile effettuare una prova di valutazione (es. questionario).
    Escluderei invece gli scambi di mail per documentare una formazione. 

    9. Come deve essere strutturato un modulo di avvenuta formazione per essere considerato completo?

    Un modulo di avvenuta formazione deve riportare al minimo: data di formazione e durata, argomento (titolo e breve descrizione), formatore e personale formato (nome-firma-data ), esito.

    10. Document & Record Retention: è accettabile archivio unicamente cartaceo per coc/ coa da fornitore per raw material di packaging secondario? Ci sono differenze tra requisiti Eudralex e ISO13485?

    Sì, è accettabile per entrambe (ISO/GMP); se si rispettano i corrispondenti requisiti, non dovrebbero esserci controindicazioni a livello normativo; è pur vero che, probabilmente, un ipotetico ispettore spingerà per una gestione elettronica, come stanno già facendo in molti casi.

    11. Controllo delle condizioni di trasporto raw material in incoming: è accettabile affidare la responsabilità al supplier definendolo in apposito quality agreement? Oppure il produttore del prodotto finito deve mantenere supervisione delle condizioni di trasporto (es. verifica data logger, mantenimento validazione trasporto)? È accettabile mantenere la supervisione non per singolo lotto ma in occasione di audit a supplier?

    E’ possibile definire in un QTA chi ha la responsabilità di assicurare che il trasporto avvenga in condizioni controllate e chi debba effettuare convalida (es. supplier). All’arrivo della merce è però sempre richiesta una verifica da parte della sede ricevente, che, si suppone, sia anche l’utilizzatore della stessa (controllo identità, integrità, temperatura soprattutto in caso di cold chain, verifica del mezzo etc…).La convalida di trasporto e successive può essere verificata in sede di audit al supplier.

    12. Formazione internal auditor: pur avendo ben definito e documentato training teorici e on the job per qualifica di auditor, è generalmente richiesta prova di esperienza sulla specifica area auditata? Oppure la formazione generale può abilitare l’auditor all’ispezione di qualsiasi area aziendale?

    Per la qualifica di un auditor non basta solo la formazione, è necessario considerare altri fattori, ad esempio il grado di istruzione, l’esperienza e il campo lavorativo.
    Es. Se un collega ha lavorato in passato X anni in QC, è possibile bypassare la prova di esperienza su QC, basandosi sulle sue conoscenze ed esperienze passate. Se mi trovo invece di fronte ad un collega neolaureato o neodiplomato, una prova pratica su ciascuna area potrebbe essere richiesta.

    13. C’è una differenza specifica tra DEVIAZIONE e NON CONFORMITA’?

    Tendenzialmente non c’è differenza, a meno che, all’interno delle vostre procedure aziendali, vogliate differenziare i due aspetti.
    Es. deviazione per ragioni commerciali/marketing, NC per anomalie GMP, ma è una scelta interna, nella maggior parte dei casi non c’è differenza. Specificatelo in procedura. 

    14. Periodic review dell’infrastruttura IT e Restore hanno una frequenza da rispettare nell’anno?

    Non ci sono frequenze predefinite, decide l’azione regolata sulla base di un’analisi dei rischi. Di solito la revisione viene fatta annualmente o ogni due anni.

    15. Qual è il miglior tool in sostituzione all’Excel per la gestione degli elenchi?

    Ce ne sono di diverso tipo, la scelta dipende dall’utilizzo che se ne vuole fare e dalla verifica della loro compliance GMP, ne cito qualcuno a solo titolo esemplificativo. Ripeto, è da valutare l’eventuale applicabilità ai requisiti GMP.

    • I sistemi EDMS e QMS (come Adiuto) per la gestione di elenchi relativi a change, deviazioni etc…
    • Sharepoint, ad esempio attraverso l’applicazione “lists”, anche se Sharepoint continua ad avere alcune limitazioni relativamente alla compliance.
    • Sistemi che supportano la gestione di anagrafiche e scadenziario (ad esempio manutenzione di equipment) che possono essere adattati per gestire altri elenchi.

    16. Cosa intendete per tool di infrastruttura? (la deviazione era: I tool di infrastruttura non sono qualificati né sono oggetto di SOP/WI ufficiali)

    I SW tool di infrastruttura includono quei tool come i SW per il monitoraggio della rete, i tool per la schedulazione dei job, i SW di sicurezza, gli antivirus, e i tool per la gestione della configurazione (GAMP5 ed.2 Appendix M4 §12.3.4).

    17. Ambito GMP dove si è fatta la mappatura iniziale del magazzino che ha un sistema computerizzato convalidato di monitoraggio e controllo, la mancanza della mappatura periodica come si potrebbe considerare?

    Bisogna fare riferimento alla linea guida WHO No. 961, 2011, che definisce che la mappatura deve essere ripetuta con una certa periodicità per valutare la compliance: in generale si prevede una ripetizione della mappatura ogni 3-massimo 5 anni; nella maggior parte dei casi per le camere fredde anche ogni anno; suggerirei di operare con risk assessment.

    Si tratta di una linea guida, le EuGMP sono un po’ scarne da questo punto di vista, però è riconosciuta per mappature sia di magazzini che incubatori ecc., in generale potrebbe essere una deviazione minore, per camere fredde anche maggiore se non ripetuta da parecchi anni. 


    18. Per la qualifica di sedi corporate, se si definisce in procedura che ha una criticità minore rispetto ai criteri di qualifica degli altri fornitori, può essere valido?

    Non è possibile rispondere in maniera univoca a questa domanda: dipende dall’attività o dal prodotto che la sede corporate fa. Se, dall’analisi/risk analysis effettuata all’interno della vostra sede, la sede corporate risulta a basso impatto ok, ma deve essere evidenziato e dimostrato, non può essere preso di default (es. se la sede corporate effettuata per mio conto una sterilizzazione di prodotto, non può essere considerata a bassa criticità, anche se è una sede del gruppo).

    19. Come gestire i sistemi non GMP ma sicuramente impattanti la ISO9001?

    La 9001 non necessita convalida software, per cui potrebbero essere sufficienti i controlli inziali, che solitamente fa l’installatore e i controlli periodici di manutenzione del sistema.
    Non mi aspetto una convalida in compliance con Annex 11 e simili.

    20. Cosa si intende per “fogli con pochi dettagli” nelle evidenze della formazione? Cosa mancava? 

    Le evidenze della formazione devono, al minimo, riportare titolo e breve descrizione della formazione, nome del trainer e del personale sottoposto alla sessione, data della sessione con giorno, ora e durata, firme e date sia del formatore che del personale, esito. In questo caso mancava la durata, l’esito e la firma del formatore.


    Articolo a cura di
    Marta Carboniero
    GxP Compliance Expert, Adeodata srl

    Audit Report 2022: le non conformità più comuni

    Nel corso del 2022, Quality Systems ha eseguito un totale di 57 audit di seconda parte.
    Di seguito diamo una panoramica delle modalità con cui sono stati eseguiti, la tipologia di prodotti e servizi coinvolti, le aree geografiche ed i criteri di audit adottati:

    Grazie all’allentamento delle misure restrittive adottate a seguito della pandemia, sono aumentati gli audit in presenza che sono sicuramente più efficaci di quelli da remoto e che consentono una verifica più approfondita, soprattutto degli aspetti operativi.

    Ad esclusione dell’Oceania, Quality Systems ha auditato tutti i continenti anche se le richieste maggiori si sono riscontrate per l’Europa.

    Anche la tipologia dei servizi e dei prodotti oggetto di audit sono stati vari:

    Il maggior numero di audit è stato richiesto per operatori logistici, ma un buon numero di audit ha riguardato anche la produzione ed i servizi di analisi legati ai farmaci.

    Come si evince dal grafico sopra, Quality Systems ha le competenze per poter svolgere una vasta tipologia di audit: quest’anno sono stati effettuati anche numerosi audit di Farmacovigilanza.

    Come mostrato nel grafico sotto riportato, i criteri di audit applicati sono stati quelli ritenuti più idonei per i diversi settori, principalmente GXP ed ISO.

    Classificazione delle non conformità

    Passando alle non conformità più comunemente riscontrate, anche quest’anno non si sono rilevate non conformità critiche ma si è osservata una percentuale di non conformità maggiori superiore rispetto a quelle del 2021, come si evince dai grafici sotto riportati:

    Questo dato coincide con quanto emerso durante l’incontro per le QP organizzato da AFI a Dicembre 2022, durante il quale AIFA (Ufficio GMP API) ha evidenziato un aumento del numero di diffide, sospensioni e sanzioni tra la fase pre-covid e la fase post-covid.

    È possibile che ciò sia dovuto ad un allentamento inevitabile delle misure di controllo da parte delle Autorità e da parte dei clienti negli audit ma è anche indubbio che le sfide per le aziende farmaceutiche in questi anni siano sicuramente aumentate: la pandemia in primis, seguita dalla crisi energetica che ha comportato la difficoltà di approvvigionamento delle materie prime e l’aumento dei costi energetici. È necessario, pertanto, mantenere un attento e costante controllo e monitoraggio sui propri fornitori.


    Vuoi diventare un Auditor ISO-GMP? Allora non perderti il nostro corso!
    Milano, 7 e 8 marzo 2023


    Le non conformità per reparto

    Di seguito sono riportate le non conformità per reparto, confrontate con quelle dell’anno precedente:

    Anche nel 2022 il numero di non conformità più elevato si è riscontrato sul sistema di gestione qualità; a seguire, i reparti maggiormente impattati sono stati il Magazzino, la Produzione ed il Controllo Qualità. Questo non stupisce in quanto si tratta dei reparti maggiormente coinvolti nelle attività GMP.

    Sicuramente le differenze rispetto all’anno 2021 dipendono anche dalla tipologia di audit eseguiti: come già evidenziato, nel 2022 sono stati svolti diversi audit a laboratori quindi può essere che, ad esempio, l’aumento delle non conformità nel reparto CQ sia semplicemente dovuto al maggior numero di audit svolti in tale ambito. Quello che però indubbiamente colpisce è l’aumento delle non conformità sotto la voce “altri reparti”, soprattutto considerando che sotto questa voce, il reparto che da solo ha “collezionato” il 79% delle non conformità è stato il reparto IT.

    Aumentando la digitalizzazione dei processi, anche l’IT diventa sempre più coinvolto nelle attività GxP ma non sempre è adeguatamente auditato: in parte perché tale attività è spesso demandata parzialmente all’esterno e in parte per le competenze specifiche richieste.


    Sei interessato a migliorare le tue competenze riguardo l’audit all’IT?
    Il 19 aprile 2023 partecipa a questo webinar:


    Le non conformità per ambito

    Di seguito, infine, le non conformità per ambito:

    Nel grafico sopra riportato sono indicate la percentuale di non conformità su tutte le non conformità rilevate, suddivise per ambito ed i relativi andamenti nell’anno 2021 e nell’anno 2022.

    Si osserva che, come avvenuto nel 2021, gli ambiti maggiormente coinvolti sono “Change e deviazioni”, il training, la documentazione, la data integrity e le buone pratiche di registrazioni ed infine le convalide (che comprendono tutte le tipologie di convalide/qualifiche: cleaning validation, convalida dei metodi analitici, convalide di processi, convalide dei sistemi informatici e qualifiche degli equipment).

    Anche in questo caso, si riscontrano analogie con quanto indicato da AIFA durante l’incontro delle QP dove si evidenziavano tra gli ambiti maggiormente colpiti, il sistema di gestione qualità, la documentazione/registrazioni, i processi/equipment e le convalide.

    In particolare, rispetto al 2021, sono aumentate drasticamente le non conformità relative alla documentazione: in molti casi si sono riscontrati documenti non sufficientemente dettagliati o regolarmente aggiornati, non in linea con i documenti regolatori o i quality agreement oppure non sotto controllo per la relativa gestione e distribuzione.


    Impara a sviluppare una documentazione snella ed incisiva, grazie ai consigli che troverai partecipando a questo seminario.
    Milano, 22 giugno 2023


    Sia in ambito ISO che in ambito GxP, la documentazione costituisce una parte fondamentale di un buon sistema qualità: è un mezzo indispensabile per la corretta esecuzione delle attività e quindi per la minimizzazione degli errori e per la standardizzazione dei processi;  come tale, la sua importanza deve essere compresa e diffusa in ogni ambito aziendale.


    Articolo a cura di:
    Anna Bertolotti, GxP Compliance Expert di Adeodata

    Tecniche di audit in ambito GMP

    A chi si rivolge

    L’incontro è progettato per tutti coloro che effettuano attività di audit presso fornitori di materiale o di servizio e che devono scegliere la modalità di audit più efficace da utilizzare.

    Programma

    L’incontro si propone di analizzare le possibili modalità di audit per effettuare verifiche presso i fornitori di materiali o di servizi, in modo idoneo ed efficace.

    Si metteranno a confronto le differenti tipologie di audit per supportare la scelta caso per caso e per ottimizzare tempi e risorse, senza perdere qualità nell’attività stessa.

    Principali argomenti in agenda

    • Presentazione del docente ed introduzione al corso
    • La preparazione ad un audit: una fase fondamentale
    • I campionamenti in un audit
    • Tipologie di audit, vantaggi/svantaggi:
      • Audit on-site
      • Audit da remoto
      • Paper Audit
      • Due Diligence
      • Audit condiviso
      • Audit specifico
    • Come scegliere tra le diverse tipologie di audit: la criticità dei fornitori
    • Questionario di verifica dell’apprendimento
    • Scheda di valutazione dell’evento formativo

    Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento


    POLICY DI CANCELLAZIONE
    Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
    L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
    In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

    Al via un progetto pilota sulle ispezioni ibride

    L’ICMRA (International Coalition of Medicines Regulatory Authorities) è un’associazione volontaria di Autorità regolatorie nel mondo per raggiungere una coordinazione strategica, in particolare in materia regolatoria. Anche l’EMA ne fa parte.

    Un obiettivo è migliorare il coordinamento tra le Autorità di regolamentazione nella revisione delle richieste CMC, ad es. attraverso l’invio di informazioni nello stesso formato (ad es. secondo gli standard armonizzati di ICH M4Q, M8, ecc.). Ora ci sono due progetti pilota in questo senso; uno su una possibile valutazione cooperativa nell’area CMC e uno sull’implementazione di ispezioni ibride*.

    Ispezione ibrida collaborativa: la valutazione di una struttura effettuata da più di un’Autorità nazionale di regolamentazione (ANR), utilizzando una combinazione di ispezione in loco e ispezione a distanza tramite tecnologia virtuale, contemporaneamente ad attività in corso presso la struttura.

    I due progetti pilota sono condotti sotto l’egida dell’ICMRA per valutare la fattibilità e il potenziale di un’ulteriore collaborazione tra le autorità di regolamentazione sulle aspettative e sugli approcci di valutazione degli impianti di produzione per le revisioni delle domande di pre-approvazione e pre-licenza (PAI e PLI, rispettivamente) e delle domande di modifica post-approvazione (PAC).

    In cosa consistono le ispezioni ibride?

    Le ispezioni ibride sono principalmente destinate a servire come base per la valutazione dei drugs applicant nel contesto della valutazione CMC di pre-market o modifiche post-approvazione.

    Il programma pilota proposto utilizza una combinazione di ispezione in loco e di ispezione a distanza (tramite una piattaforma virtuale) e coinvolge diverse Autorità interessate. L’inclusione di un impianto nel programma pilota si basa sull’interesse reciproco delle Autorità di vigilanza, sulla partecipazione volontaria del produttore e sul fatto che il sito è tecnicamente in grado di sostenere la valutazione a distanza.
    Al termine del programma pilota con la valutazione di 3-5 stabilimenti, un gruppo di lavoro presenterà al Comitato esecutivo dell’ICMRA un rapporto che riassume i risultati del programma pilota con raccomandazioni per l’attuazione, compresi i protocolli e i report da utilizzare per la conduzione delle ispezioni ibride.

    Per candidarsi al progetto pilota o avere maggiori informazioni si indirizza al sito: Pharmaceutical Quality – Regulatory Collaboration Pilots: Call for Industry Applications.