Audit a produttori di materiali di confezionamento

A chi si rivolge

Il corso è progettato per rispondere alle esigenze di chiunque lavori all’interno del reparto QA o sia coinvolto nella conduzione di audit ai fornitori.

Programma

Sulla base delle richieste GMP per le aziende chimico-farmaceutiche di qualificare i propri fornitori, nasce la necessità di effettuare audit anche a produttori di materiale di confezionamento, soprattutto nel caso in cui il binomio produttore–materiale fornito risulti critico.

La gestione e l’effettuazione di audit continuano, inoltre, ad essere argomento di verifica durante le ispezioni ministeriali.

Il corso fornirà ai partecipanti una visione sull’impostazione e sull’effettuazione di tali audit, dettagliando i criteri di riferimento che possono essere utilizzati e i relativi punti fondamentali

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Principali argomenti in agenda

  • Presentazione ed introduzione al corso
  • I criteri di riferimento
  • Il template dell’audit plan (esempio)
  • Gestione del magazzino
  • Processo di produzione:
    • la gestione degli equipment,
    • i controlli di processo
    • la documentazione del lotto
  • Il Quality Control
  • Il sistema di qualità
  • Domande e risposte

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

QRM: la checklist per gli auditor

Dal 1° Gennaio 2021 sono entrate in vigore le revisioni degli Aide Memoire delle linee guida PIC/S.
Gli Aide Memoire sono documenti utili a chi svolge attività di Auditor perché forniscono delle vere e proprie checklist con domande da porre relative agli ambiti GMP oggetto di audit e specificano il punto norma in cui trovare il riferimento.

Il processo di revisione degli Aide Memoire, riguardante l’aggiornamento dei riferimenti normativi, ha interessato questi documenti:

  • PI 024-3 Aide Memoire on Biotech
  • PI 028-2 Aide Memoire on Packaging
  • PI 038-2 Aide Memoire on Assessment of QRM Implementation

Di seguito vediamo nello specifico l’Aide Memoire sull’implementazione del Quality Risk Management.

Quality Risk Management

Questo documento ha lo scopo di assistere gli ispettori nell’implementazione del QRM all’interno delle aziende e di armonizzare le attività di audit all’interno degli Stati membri.

Sistemi complessivi

Questa prima sezione del documento ha lo scopo di dimostrare l’integrazione dei principi del QRM nel sistema operativo dell’azienda e il supporto attivo del Senior Management.
Le domande presenti in questa sezione mettono in evidenza:

  • l’uso pianificato del QRM,
  • la definizione e la documentazione degli elementi chiave del programma di QRM
  • la comunicazione dei risultati
  • il supporto del Senior Management

Alcuni esempi:

1.3 – What evidence is there that senior management shows commitment to the programme?
ICH Q10 & GMP Guide 1 Principle

1.6 – QRM activities are monitored, evaluated and reviewed for effectiveness?
GMP Guide 1.12

1.10 – The QRM methodologies are selected and applied?
GMP Guide 1.12

Come il QRM dovrebbe essere implementato

Il fine di questa sezione è dimostrare che il livello di sforzo, formalità e documentazione del processo di QRM è commisurato al livello di rischio.
Deve essere garantito che:

  • i Risk Assessment si basino su conoscenza scientifica ed esperienza;
  • l’azienda sia consapevole che conclusioni sbagliate portano a una valutazione del rischio inadeguata;
  • l’azienda sappia che l’uso di risorse esterne comporta un rischio maggiore.

Inoltre, gli ispettori devono prestare attenzione anche alla valutazione dei rischi complementari, come quelli relativi ad ambiente, salute e sicurezza sul lavoro, poiché possono compromettere la qualità.

Alcune domande:

2.4 – Is [the Risk Assessment] conducted in a systematic manner and supported by appropriate evidence for risk mitigation?
GMP Guide: 1.12 & 1.13

2.8 – Does [the Risk Assessment] ensure that key steps and decisions are documented with a formality that is commensurate with the level of risk?
GMP Guide 1.13

Aree e attività che dovrebbero essere interessate dal QRM

La sezione seguente è relativa alle aree in cui risulta ragionevole applicare i principi del QRM, ad esempio change control, deviazioni, metodi di campionamento, monitoraggi in-process…
L’Annex 20 (Potential Applications for Quality Risk Management) fornisce i suggerimenti per l’implementazione.

Alcune domande:

3.1 – To what extent does the company use the potential applications of QRM suggested in ICH Q9?
GMP Guide Annex 20

3.9 –The following areas of operation are examples of where there should be evidence of the implementation of QRM principles: validation and qualification.
GMP Guide Annex 15

Revisione dei rischi residui

In questa sezione si indaga se l’azienda ha previsto una routine di realizzazione, comunicazione e documentazione dei Risk Assessment e dei risultati dei piani di gestione del rischio, che devono essere revisionati periodicamente e aggiornati in caso di cambiamenti.

Un modello per il riesame della direzione è fornito nell’ICH Q10.

Alcune domande:

4.1 – Is there a robust system to ensure that all the risk reduction measures (by mitigation or avoidance) have really been implemented in the manner they appear in the risk assessment?

4.2 – Are individual risk assessments and their outcomes reviewed, controlled and re-assessed periodically for currency?
ICH Q10

4.5 – Are the reviews of the risk management plans effective; for example are the following covered: responsibilities?
GMP Guide 1.12

Revisione e miglioramento delle attività di QRM

Dopo l’implementazione, l’azienda dovrebbe realizzare, comunicare e documentare le revisioni periodiche del QRM relativamente alla sua integrazione nelle attività aziendali, la sua gestione e implementazione.
Inoltre, andrebbe promosso il miglioramento continuo..

5.3 – Are the reviews of the QRM system effective; for example are the following covered: frequency?
GMP Guide 1.12

5.7- Are the reviews of the QRM system effective; for example are the following covered: recommendations and follow up?
GMP Guide 1.12


Fonte

PI 038-2 Aide Memoire on Assessment of QRM Implementation

Distant Assessment, saranno un’opzione per il futuro?

Prima del Covid-19, tutti gli audit e le ispezioni si svolgevano on-site. A volte gli ispettori utilizzavano questionari e checklist ma si trattava di aggiunte o eccezioni al normale processo di qualifica dei fornitori e non di distant assessment.

Quando sono state scritte le GMP, nessuno avrebbe mai immaginato una pandemia su scala globale. Dunque sono stati delineati chiari requisiti per condurre solo audit on-site.

the holder of the manufacturing authorisation shall verify compliance by the manufacturer and distributors of active substances with good manufacturing practice and good distribution practices by conducting audits at the manufacturing and distribution sites…”

Article 46(f) EU Directive 2001/83/EC

A causa della pandemia, tutti gli ispettorati hanno posticipato le ispezioni di routine, incrementando man mano approcci alternativi di ispezione.
I distant assessment così come li intendiamo oggi, con interviste in diretta ecc., non erano mai stati presi in considerazione e di conseguenza mai regolati.

A novembre l’EMA ha poi pubblicato una guideline per gli ispettori che definisce prerequisiti e punti chiave per la preparazione e la conduzione di distant assessment.
Tuttavia, gli autori della linea guida sottolineano che i distant assessment non sono da intendersi come sostituti delle ispezioni on-site al di fuori della crisi attuale e che le verifiche in loco dovranno riprendere non appena possibile.

Il punto di vista delle aziende

Le aziende stesse attualmente non hanno altra scelta che ricorrere a queste opzioni alternative di ispezione.
E’ consigliabile che ogni azienda conduca un risk assessment e ne documenti dettagliatamente i risultati.
Dovrebbero inoltre essere stilati piani su cosa fare una volta che le restrizioni saranno abbandonate per riprendere in modo tempestivo gli audit on-site.

Laddove gli audit on-site fossero impossibili, la QP potrà far riferimento ai distant assessment e ai risultati delle ispezioni condotte dalle Autorità competenti.
Le decisioni dovranno sempre essere prese su base scientifica e su un risk assessment adeguato e documentato.

Il distant assessment rappresenta una possibilità per la valutazione della compliance dei fornitori nel caso in cui l’audit in loco non sia effettuabile.
E questo varrà anche per in futuro.
In uno scenario in cui la qualifica dei fornitori è risk-based, i distant assessment rappresentano sempre più una strategia alternativa di ispezione, pur non potendo sostituirsi agli audit on-site.


Fonti

Guidance related to GMP/GDP and PMF distant assessments (ottobre 2020)

Questions and Answers on regulatory expectations for medical products for human use during the Covid-19 pandemic (aprile 2020)

audit

Corso per Auditor/Lead Auditor di Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001 e EU-GMP, MODULO 2

Corso qualificato AICQ-SICEV

Il corso si svolge su due giorni consecutivi

A chi si rivolge

Il corso è dedicato a tutti coloro che intendono intraprendere l’attività di auditor, sia in ambito di certificazione (parte terza) sia in contesti aziendali (auditor interni) o presso i fornitori della propria organizzazione. Risulterà utile a tutti coloro che sono coinvolti nella realizzazione di Sistemi di Qualità o migliorare la gestione dei sistemi già esistenti.

Il corso completo (MOD1 e MOD2-GMP) permette di soddisfare i requisiti di formazione richiesti da AICQ-SICEV per l’ammissione agli esami di Valutatore dei Sistemi di Gestione per la Qualità ISO con qualifica GMP 

Prerequisiti per la partecipazione:

  • Conoscenza di base dei requisiti ISO 9001:2015, ISO 19011:2018, ISO 17021:2015
  • Conoscenza di base delle EU GMP parte I e II
  • L’accesso al MOD2 è possibile anche a tutti coloro che già possiedono un riconoscimento di Auditor di Sistema di Gestione della Qualità ISO.

ATTENZIONE
La frequenza ai due moduli è obbligatoria nel caso si voglia accedere al percorso di certificazione di AUDITOR presso AICQ-SICEV ma resta indipendente nel caso non si voglia percorrere tale strada.
Il numero di partecipanti è limitato a 20, le iscrizioni saranno accettate in ordine di ricevimento.

Programma

Il corso ha l’obbiettivo di formare i partecipanti al ruolo di Auditor/Lead Auditor dei sistemi di gestione della Qualità secondo le ISO 9001 e le GMP del settore farmaceutico (per produzione principi attivi e prodotto finito), garantendo una formazione teorica e pratica sulla conduzione di audit in ambito farmaceutico.

Il corso completo ha una durata di 4 giorni per un totale di 32h complessive e consentirà di acquisire gli elementi e gli strumenti di base necessari per gli auditor di sistemi di gestione della qualità.
Il percorso è MODULARE per consentire a coloro che già possiedono una certificazione di Auditor  ISO di poter accedere alla sola parte di “approfondimento” relativa alle GMP (Modulo 2-GMP).

La partecipazione allo specifico MODULO 2-GMP sarà utile per comprendere e rinforzare i comportamenti idonei per condurre un efficace Audit ISO-GMP nelle diverse aree aziendali.

IL MODULO 1 NON E’ PROPEDEUTICO ALLA PARTECIPAZIONE AL MODULO 2

AGENDA_ MODULO 2 – GMP

Giorno 1

  • Rapido richiamo ai concetti esposti nel MOD1
  • Condurre un Audit GMP al Magazzino di Materie Prime e Prodotti finiti
  • Esercitazione 1: check list per audit in magazzino
  • Condurre un Audit GMP in Produzione di prodotti finiti
  • Condurre un Audit GMP al Confezionamento farmaceutico
  • Verifica dei documenti GMP di produzione
  • Condurre un Audit GMP in Produzione API
  • Esercitazione 2: check list per audit in produzione

Giorno 2

  • Condurre un Audit GMP al laboratorio Controllo Qualità
  • Esercitazione 1: role paly – a spasso nel Laboratorio CQ
  • Condurre un Audit GMP a un impianto dell’acqua (Purified Water e Water for Injection)
  • Esercitazione 2: check list per impianto acqua
  • Condurre un Audit GMP ai sistemi computerizzati
  • Condurre un Audit GMP alla Quality Assurance
  • Esercitazione 3: conduzione di una riunione di chiusura (Role Play)
  • Test finale di valutazione delle conoscenze acquisite: 1 test di valutazione di circa 10 scenari per la classificazione delle NC + 10 punti GMP da individuare 
  • Cleaning Validation
  • Discussione e verifica del test finale
audit

EMA linea guida sul Distant Assessment

Attualmente le ispezioni GMP/GDP on site non sono possibili a causa della pandemia. Dunque un Distant Assessment può aiutare a determinare la compliance ai principi GMP/GDP e alle linee guida.
Arriva dall’EMA una nuova linea guida che fornisce qualche considerazione per gli ispettori sulle valutazioni a distanza.

La linea guida si applica ai produttori, importatori, distributori e ai laboratori di Controllo Qualità in UE, e ai produttori e laboratori di Paesi Terzi.

Il Distant Assessment

La definizione che viene data di Distant Assessment all’interno del documento è la seguente: “Assessment of the compliance of a site with the Union GMP/GDP principles performed by officials of Union Competent Authorities on the basis of documents and interviews and supported by technology for communicating, accessing systems, sharing and reviewing documents and other information, without the inspectors being physically present at the sites where the activities subject to the assessment have taken place and where the inspection would ordinarily be hosted“.

Ovvero: Valutazione della compliance di un sito ai principi GMP/GDP eseguita dalle Autorità Nazionali Competenti sulla base di documenti e interviste e supportata da tecnologie per la comunicazione, sistemi di accesso, documenti in condivisione ecc, senza che l’ispettore sia fisicamente presente nel sito in cui le attività sotto verifica hanno luogo e dove l’ispezione sarebbe normalmente svolta.

Il documento sottolinea che le ispezioni on site dovranno riprendere non appena le circostanze lo permetteranno. Tuttavia evidenzia anche l’applicabilità della valutazione a distanza a tutti i tipi di ispezioni, in qualunque sito e per qualsiasi forma farmaceutica, previa attenta valutazione delle criticità di ciascuna situazione.

I prerequisiti

Per poter garantire l’efficacia della valutazione a distanza è necessario che:

  • venga effettuata una valutazione del rischio;
  • si valuti la fattibilità dell’ispezione a distanza;
  • si tenga in considerazione la compliance history del sito e la data dell’ultima ispezione;
  • si utilizzino piattaforme adeguate e sicure per lo scambio documentale e di dati;
  • vi sia la possibilità di discutere in real-time attraverso strumenti di videoconferenza;
  • si valuti la possibilità di condividere lo schermo per mostrare i sistemi computerizzati utilizzati;
  • siano disponibili telecamere o altri strumenti di videoregistrazione (smart-glasses, droni…) per permettere di valutare come vengono effettuate le operazioni, lo stato delle strutture e la documentazione rilevante;
  • si consideri la lingua dell’ispettore e il luogo di provenienza.

Preparare e condurre il Distant Assessment

La linea guida scende nel dettaglio su come pianificare e condurre un Distant Assessment. La maggior parte delle indicazioni fornite sono del tutto simili a quanto avviene per le ispezioni on site.

Dunque l’ispettore deve arrivare preparato alla valutazione a distanza e deve documentarsi sul sito da ispezionare, condividendo precedentemente con l’azienda l’agenda dell’audit.
E’ possibile richiedere in anticipo parte della documentazione all’azienda o fornire un elenco di documenti che dovranno essere pronti al momento della valutazione.

La piattaforma e il cloud per la condivisione documentale dovranno essere concordati e testati in anticipo. Sarebbe opportuno che lo staff IT fosse a disposizione per risolvere eventuali problemi.

Come per un audit on site, l’ispezione a distanza comincia con una riunione di apertura e termina con una riunione di chiusura e l’invio di un report.

Per i nuovi siti, in caso di non conformità critiche riscontrate durante il Distant Assessment, la domanda di autorizzazione sarà messa in attesa fino a che non sarà eseguita l’ispezione on site.
Negli altri casi, se saranno riscontrate non conformità critiche, si seguiranno gli step previsti normalmente e sarà rilasciato un certificato di non compliance al sito.


Fonte

Guidance related to GMP/GDP and PMF distant assessments

Perchè FDA non utilizza i Distant Assessment?

A quasi un anno dall’inizio della pandemia, FDA, a differenza delle sue controparti straniere, non ha ancora proposto alternative alle ispezioni in loco, mostrandosi esitante nel decidere se e come condurre Distant Assessment o ispezioni da remoto.

Ora però crescono sempre di più le critiche ed FDA deve affrontare il problema, come mostra un articolo comparso sul sito di Bloomberg.
L’autore dell’articolo critica FDA per non aver trovato alcuna alternativa alle ispezioni on site durante la pandemia.
Senza le ispezioni si sta andando incontro a carenza di medicinali, inclusi quelli utilizzati per trattare i pazienti affetti da Covid-19.

Come esempio si cita quanto accaduto a novembre, quando FDA ha posticipato l’approvazione per Liso-cel, una terapia proposta da Bristol Myers Squibb per il trattamento dei pazienti affetti da linfoma a cellule-B.
L’azienda ha riferito che, per colpa della pandemia, gli ispettori non si sono potuti recare presso l’azienda nonostante il prodotto fosse classificato come mission critical e dunque sarebbe dovuto essere ispezionato nonostante le restrizioni.

Mission critical: un farmaco che può dimostrare un miglioramento sostanziale rispetto alle terapie disponibili e ha il potenziale per affrontare esigenze mediche non ancora soddisfatte.

Inoltre, ad agosto FDA aveva pubblicato una guideline in cui sottolineava la volontà di utilizzare altri strumenti per determinare la compliance dei siti produttivi che non potevano essere ispezionati on site. Tuttavia pare che nessuno di questi “strumenti” sia mai stato utilizzato.

FDA avrebbe potuto effettuare un Distant Assessment e pare che numerose aziende farmaceutiche abbiano chiesto all’Agenzia di condurre le ispezioni da remoto negli ultimi mesi al fine di risolvere i problemi di conformità e ottenere l’approvazione dei farmaci critici. Richieste puntualmente respinte da FDA, che non ha pubblicato alcun programma per istituire controlli di questo tipo.

Nel frattempo crescono l’elenco di strutture non controllate, la lista delle domande di prodotti non approvati, e l’elenco dei farmaci in carenza.


Fonte:

FDA Fiddles With Remote Drug Inspections While Pharma Burns

Audit GMP da remoto: consigli per renderlo efficace

A chi si rivolge

Il corso si rivolge ai manager, ai responsabili dei sistemi di gestione, agli auditor, ai consulenti, alle parti interessate esterne all’organizzazione e a tutti coloro che desiderano aggiornare e integrare la propria competenza nel campo degli audit con l’utilizzo degli strumenti ITC.

Programma

Il momento storico che stiamo vivendo ha cambiato profondamente il modo di lavorare all’interno delle aziende farmaceutiche. I requisiti e le richieste delle Autorità non sono cambiate, ma si sono modificate le modalità con cui queste attività devono essere svolte.

Questo corso permette di approfondire il tema molto attuale dell’esecuzione di audit da remoto attraverso l’utilizzo delle nuove tecnologie.
Il docente, auditor esperto e con molti remote audit all’attivo, fornirà spunti e suggerimenti per effettuare interviste e tour virtuali, per raccogliere analisi di processi e documentazione senza recarsi on-site.

I partecipanti scopriranno quindi trucchi e segreti per la gestione ottimale di audit da remoto, totali o parziali

Obiettivi

  • Fornire ai partecipanti le competenze e la metodologia per la pianificazione e l’effettuazione di un audit remoto, totale o parziale;
  • Ripassare i contenuti delle norme che governano l’attività di auditing

Parleremo di

  • Il momento storico e il parere delle Autorità
  • Obiettivi di audit remoto
  • Come preparare (e prepararsi) ad un audit da remoto: dal piano di audit al report finale
  • Consigli ed accorgimenti perché l’audit da remoto sia efficace


POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

Audit al Magazzino: i consigli dell’auditor (2/2)

A cura del Dr. Daniele Carraro, GMP specialist di Quality Systems srl


Qui la prima parte dell’articolo

https://qualitysystems.it/audit-al-magazzino-i-consigli-dellauditor-1-2/

I magazzini di un’azienda farmaceutica, di una azienda chimico-farmaceutica, o di qualsiasi fornitore dell’indotto farmaceutico (eccipienti, packaging, materiali ausiliari, ecc.) sono, a tutti gli effetti, locali che influiscono pesantemente sulla “catena GMP” che i titolari di autorizzazioni al commercio di medicinali sono tenuti a rispettare al fine di assicurare la sicurezza, l’efficacia e la qualità dei prodotti finiti. 
Nei magazzini sono conservati, ed attraverso di essi transitano, tutti i componenti in entrata e tutti i prodotti finiti in uscita.
Aspetti quali la segregazione, le condizioni climatiche, la pulizia e l’ordine sono vitali per garantire la continuità dello standard qualitativo con il resto dell’azienda. 

Alla luce di questo, i magazzini costituiscono sempre un ambiente di fondamentale interesse per un auditor, sia che si tratti di un esercizio di self-inspection, sia che si tratti di un audit di seconda parte che un’industria farmaceutica esegue presso un fornitore o un terzista. 

L’intento di questo articolo è quello di fare un breve ripasso degli aspetti fondamentali che non possono essere tralasciati durante l’ispezione di un magazzino, e di dare alcuni suggerimenti per un audit efficace, ottenendo il massimo delle evidenze nel minor tempo possibile.
Si ipotizzerà un classico audit “orizzontale”, che segue l’ordine della sequenza delle operazioni; ciò non toglie che, per specifici motivi, o per spiazzare l’auditee, si possano scegliere altre modalità di audit (per processi, ad esempio concentrandosi sul flusso in-out tra magazzino e produzione). 

Per la trattazione ci concentreremo sui magazzini di produttori di farmaci. 

Monitoraggio ambientale

Allontanatici dall’area di ricezione, dedichiamoci ad un altro aspetto estremamente importante di un magazzino: il mantenimento ed il monitoraggio delle condizioni termo-igrometriche. 
Non esistono soluzioni ideali, ogni scelta deve essere fatta tenendo conto della tipologia di materiale o di prodotto finito che si stocca.
Magazzini, ad esempio, dedicati allo stoccaggio di materiali di confezionamento primari possono non richiedere nessun controllo della temperatura o dell’umidità relativa, mentre per prodotti finiti, ovviamente, le condizioni termiche ed igrometriche sono quelle dettate da ciò che è riportato nei documenti regolatori. 

Vi è anche una questione semantica da chiarire.
Temperatura “controllata” e temperatura “monitorata” sono due cose diverse.
Nel primo caso significa che sono in funzione sistemi attivi di trattamento dell’aria (HVAC) in grado di portare la stessa alle condizioni di temperatura e/o di umidità richieste.
Il monitoraggio va invece inteso come la sola registrazione delle condizioni termo-igrometriche rilevate dalle sonde, poiché si ritiene che variazioni contenute di questi parametri non comportino impatti qualitativi al materiale stoccato.
Potete quindi trovare situazioni di magazzini “controllati e monitorati” o solamente “monitorati”.
Dovrete accuratamente valutare il razionale della scelta che vi viene presentato. 

Gestione degli allarmi

I sistemi di monitoraggio sono poi quasi sempre connessi con un sistema di allarme. Ci si attende quindi la presenza di allarmi sonori e visivi sul campo e, cosa ultimamente molto diffusa, allarmi inviati in remoto (sms o e-mail) ad un addetto per gestire eventuali escursioni termiche o igrometriche durante i periodi di assenza del personale.

Una cosa da verificare sempre è a chi arrivano gli allarmi e cosa può fare tale persona. 
Affinché un allarme in remoto possa essere gestito servono due figure: un tecnico in grado di metter mano all’impianto di trattamento dell’aria, e una persona qualificata (nel QA, o il responsabile del magazzino, ad esempio) che possa prendere delle decisioni. 
Se manca una di queste due figure l’allarme non è veramente gestito: chi ha la conoscenza tecnica per eseguire interventi di riparazione, potrebbe non avere la competenza per capire se intervenire o no; chi ha la responsabilità sulla qualità di ciò che è stoccato non è in grado di intervenire tecnicamente.
E magari sono entrambi in ferie… in definitiva: con un paio di domande potete capire se l’allarmistica in remoto è realmente gestita oppure no. 

La mappatura termica

Altro aspetto importante legato alle condizioni climatiche del magazzino, e da non sottovalutare, è la mappatura termica.
Consiste in un semplice ma oneroso esercizio di posizionamento di un numero estremamente alto di sonde termo-igrometriche all’interno del magazzino, e di misurazione di tali parametri per un certo periodo di tempo.
A cosa serve la mappatura? In primis a verificare che durante la convalida non vi siano state escursioni inattese (e quindi a “convalidare” il sistema di controllo del magazzino).
Poi, a definire le posizioni “worst case” (almeno la più calda e la più fredda) che saranno monitorate in continuo.

L’auditor si aspetta che: 

  • La mappatura termica sia eseguita sia nei mesi più caldi che nei mesi più freddi, 
  • Che tale mappatura abbia una durata significativa per evidenziare eventuali oscillazioni (una mappatura termica da un giorno non ha nessun senso), normalmente una o due settimane, 
  • Che sia rieseguita periodicamente, o almeno ad ogni modifica del layout del magazzino. 

Quanto detto sulla mappatura termica del magazzino generale, vale esattamente anche per le celle fredde del magazzino. 

Conclusioni

Molte altre cose si potrebbero dire di un magazzino, ma il bello di un audit è anche quello di lasciare spazio alla creatività e all’ispirazione. Quello che mi sento di suggerire, da un punto di vista generale, è questo: normalmente il magazzino è la prima area visitata durante il tour dell’azienda.
Bisogna stare attenti a non passare tutta la mattina in magazzino (salvo motivi molto validi).
Quando si è mentalmente freschi si tende ad osservare tutto e a fare domande su tutto.

Poi si guarda l’orologio e ci si spaventa pensando a quanto ancora manca da vedere… 

audit

Corso per Auditor/Lead Auditor di Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001 e EU-GMP, MODULO 2

Corso qualificato AICQ-SICEV

Il corso si svolge su due giorni consecutivi

A chi si rivolge

Il corso è dedicato a tutti coloro che intendono intraprendere l’attività di auditor, sia in ambito di certificazione (parte terza) sia in contesti aziendali (auditor interni) o presso i fornitori della propria organizzazione. Risulterà utile a tutti coloro che sono coinvolti nella realizzazione di Sistemi di Qualità o migliorare la gestione dei sistemi già esistenti.

Il corso completo (MOD1 e MOD2-GMP) permette di soddisfare i requisiti di formazione richiesti da AICQ-SICEV per l’ammissione agli esami di Valutatore dei Sistemi di Gestione per la Qualità ISO con qualifica GMP 

Prerequisiti per la partecipazione:

  • Conoscenza di base dei requisiti ISO 9001:2015, ISO 19011:2018, ISO 17021:2015
  • Conoscenza di base delle EU GMP parte I e II
  • L’accesso al MOD2 è possibile anche a tutti coloro che già possiedono un riconoscimento di Auditor di Sistema di Gestione della Qualità ISO.

ATTENZIONE
La frequenza ai due moduli è obbligatoria nel caso si voglia accedere al percorso di certificazione di AUDITOR presso AICQ-SICEV ma resta indipendente nel caso non si voglia percorrere tale strada.
Il numero di partecipanti è limitato a 20, le iscrizioni saranno accettate in ordine di ricevimento.

Programma

Il corso ha l’obbiettivo di formare i partecipanti al ruolo di Auditor/Lead Auditor dei sistemi di gestione della Qualità secondo le ISO 9001 e le GMP del settore farmaceutico (per produzione principi attivi e prodotto finito), garantendo una formazione teorica e pratica sulla conduzione di audit in ambito farmaceutico.

Il corso completo ha una durata di 4 giorni per un totale di 32h complessive e consentirà di acquisire gli elementi e gli strumenti di base necessari per gli auditor di sistemi di gestione della qualità.
Il percorso è MODULARE per consentire a coloro che già possiedono una certificazione di Auditor  ISO di poter accedere alla sola parte di “approfondimento” relativa alle GMP (Modulo 2-GMP).

La partecipazione allo specifico MODULO 2-GMP sarà utile per comprendere e rinforzare i comportamenti idonei per condurre un efficace Audit ISO-GMP nelle diverse aree aziendali.

IL MODULO 1 NON E’ PROPEDEUTICO ALLA PARTECIPAZIONE AL MODULO 2

AGENDA_ MODULO 2 – GMP

Giorno 1

  • Rapido richiamo ai concetti esposti nel MOD1
  • Condurre un Audit GMP al Magazzino di Materie Prime e Prodotti finiti
  • Esercitazione 1: check list per audit in magazzino
  • Condurre un Audit GMP in Produzione di prodotti finiti
  • Condurre un Audit GMP al Confezionamento farmaceutico
  • Verifica dei documenti GMP di produzione
  • Condurre un Audit GMP in Produzione API
  • Esercitazione 2: check list per audit in produzione

Giorno 2

  • Condurre un Audit GMP al laboratorio Controllo Qualità
  • Esercitazione 1: role paly – a spasso nel Laboratorio CQ
  • Condurre un Audit GMP a un impianto dell’acqua (Purified Water e Water for Injection)
  • Esercitazione 2: check list per impianto acqua
  • Condurre un Audit GMP ai sistemi computerizzati
  • Condurre un Audit GMP alla Quality Assurance
  • Esercitazione 3: conduzione di una riunione di chiusura (Role Play)
  • Test finale di valutazione delle conoscenze acquisite: 1 test di valutazione di circa 10 scenari per la classificazione delle NC + 10 punti GMP da individuare 
  • Cleaning Validation
  • Discussione e verifica del test finale

Audit al Magazzino: i consigli dell’auditor (1/2)

A cura del Dr. Daniele Carraro, GMP specialist di Quality Systems srl


I magazzini di un’azienda farmaceutica, di una azienda chimico-farmaceutica, o di qualsiasi fornitore dell’indotto farmaceutico (eccipienti, packaging, materiali ausiliari, ecc.) sono, a tutti gli effetti, locali che influiscono sulla “catena GMP” che i titolari AIC sono tenuti a rispettare. Lo scopo è sempre quello di assicurare la sicurezza, l’efficacia e la qualità dei prodotti finiti. 
Nei magazzini sono conservati, ed attraverso di essi transitano, tutti i componenti in entrata e tutti i prodotti finiti in uscita.
Aspetti quali la segregazione, le condizioni climatiche, la pulizia e l’ordine sono vitali per garantire la continuità dello standard qualitativo con il resto dell’azienda. 

Alla luce di questo, i magazzini costituiscono sempre un ambiente di fondamentale interesse per un auditor, sia che si tratti di un esercizio di self-inspection, sia che si tratti di un audit di seconda parte che un’industria farmaceutica esegue presso un fornitore o un terzista. 

L’intento di questo articolo è quello di fare un breve ripasso degli aspetti fondamentali che non possono essere tralasciati durante l’ispezione di un magazzino, e di dare alcuni suggerimenti per un audit efficace, ottenendo il massimo delle evidenze nel minor tempo possibile.
Si ipotizzerà un classico audit “orizzontale”, che segue l’ordine della sequenza delle operazioni; ciò non toglie che, per specifici motivi, o per spiazzare l’auditee, si possano scegliere altre modalità di audit (per processi, ad esempio concentrandosi sul flusso in-out tra magazzino e produzione). 

Per la trattazione ci concentreremo sui magazzini di produttori di farmaci. 


L’accesso al magazzino

Supponiamo quindi di trovarci in una situazione decisamente standard. Terminata la presentazione iniziale dell’azienda ispezionata e preso il caffè, ci si dirige verso il locale da cui inizia la catena GMP: il magazzino delle merci in entrata.
In realtà l’audit comincia ancor prima di entrare nel magazzino, perché, come recita l’Eudralex Vol. 4, Capitolo 5, 5.16:

Access to production premises should be restricted to authorised personnel”. 

Considerando il magazzino un reparto produttivo tout court, si deve verificare che l’accesso dall’esterno sia controllato: entrata con badge abilitato, porte chiuse a chiave o altri sistemi. Le porte di accesso non devono essere spalancate verso il mondo esterno, per ovvi motivi di sicurezza dei prodotti conservati. E non devono nemmeno essere spalancate verso i reparti di produzione: il concetto di “authorized personnel” deve essere declinato per ogni locale. 

L’ingresso delle merci

Una volta entrati nel magazzino, cominciare a guardarsi in giro: pulizia, ordine, posizionamento apparentemente corretto delle merci (cioè: no bancali a terra, e se sì, perché), dimensioni e layout dei locali…
In poche parole: la prima impressione conta.
Se notate qualcosa che non vi convince (bancali apparentemente fuori posto, ammassamento di bancali a terra…), potete chiedere subito informazioni o potete prendere un appunto e chiedere in un secondo momento. 

Dicevamo: audit orizzontale. E allora partiamo proprio dal principio, cioè dall’entrata delle merci.
Verificate che tipo di controlli sono eseguiti dai magazzinieri all’arrivo dell’automezzo, al momento dell’apertura dello stesso e allo scarico delle merci. Ho volutamente tenuto separati questi momenti.
In quasi tutti i casi vi sarà presentata una check-list, che riporta classicamente le voci di: controllo corrispondenza merce (quali-quantitativo), verifica dei documenti di trasporto, condizioni della merce, ecc.
Come andare a sfidare la veridicità di questo documento? Come assicurare che la check-list non sia compilata in pochi secondi dopo che la merce è già stata scaricata? 

È opportuno osservare un esempio di check-list reale, per capire se si tratta di un documento compilato contemporaneamente alle attività.
Le attività devono essere per forza eseguite in diversi momenti: all’arrivo del veicolo si controllano targa, trasportatore, ecc.
All’atto dell’apertura dei portelloni esterni, il magazziniere deve controllare l’eventuale presenza di sigilli (se richiesti), eventuali tracciati di temperatura e le condizioni della merce così come si presentano a prima vista. Potrebbero infatti essere intercettati casi di ribaltamento del materiale, di automezzo sporco o inadeguato (ad esempio: telonato), di automezzo puzzolente, di copresenza del materiale ordinato con materiale non farmaceutico… per farla breve: chiedete quando viene compilata la checklist.
Se la risposta è: dopo che abbiamo scaricato la merce, allora è un documento pressoché inutile.

L’attesa dell’auditor è quella di un documento diviso in fasi, ognuna relativa ad un particolare momento dello scarico.
L’aspetto importante, ovviamente, è che se ci sono delle anomalie tali da mettere a repentaglio la qualità del materiale trasportato, ci si aspetta che il magazziniere sia addestrato ad avvisare il suo supervisore e/o il QA, perché non è escluso che la merce possa anche tornare indietro. Se invece è già scaricata e l’automezzo è già andato via, il problema diventa dell’azienda. 

Posizionamento delle merci nel magazzino

Continuando il nostro audit orizzontale, seguiamo il flusso del materiale dopo lo scarico. È un momento cruciale, perché ci svela il grado di modernità e sviluppo dell’azienda. Quel che ci aspettiamo è che il materiale, temporaneamente conservato in un’area di quarantena, sia caricato/registrato nel gestionale aziendale (ERP, cioè Enterprise Resource Planning) e sia conseguentemente identificato con etichette, prima di essere collocato nelle locazioni di destinazione. Che scenari possiamo trovarci di fronte? 

  1. L’azienda possiede un ERP moderno e convalidato, che gestisce il caricamento della merce a sistema, la generazione delle etichette identificative, la locazione negli scaffali e lo status del materiale. Questo è ovviamente il miglior scenario che si possa trovare. Il magazzino con ogni probabilità sarà estremamente ordinato, le merci saranno posizionate in maniera stocastica, ma la locazione e lo status sono affidabilmente conservati nell’ERP convalidato; 
  1. L’azienda possiede un ERP, ma non ha fiducia sul suo stato di convalida. Viene quindi utilizzato per il caricamento della merce a sistema e la generazione delle etichette, ma il posizionamento e soprattutto lo status sono gestiti con sistemi più basic: etichette gialle per la quarantena, etichette verdi per l’approvato… ovviamente siamo meno contenti rispetto al primo caso, ma sfidiamo il sistema per vedere se, anche se parzialmente gestito in maniera manuale, offre un’adeguata assicurazione in termini di frammischiamento, identificazione, assegnazione dello status corretto; 
  1. L’azienda non possiede un ERP, e tutto è gestito su registri cartacei, dove vengono riportati i carichi, gli scarichi e le movimentazioni delle merci. Questi sistemi sono spesso supportati da cartelli applicati sugli scaffali che evidenziano il codice/lotto della merce, la quantità inizialmente caricata e i successivi scarichi e/o rientri dalla produzione. Immagino che nessuno si aspetti di trovare sistemi del genere, soprattutto in Italia e in Europa.
    La mia esperienza personale è che nel 100% delle aziende chimico-farmaceutiche che ho auditato in Cina, aziende per altri versi tecnologicamente molto sviluppate, ho trovato esattamente questa situazione. 

Il caso 3 può essere accettabile per industrie chimico-farmaceutiche di bassa complessità (pochi prodotti, magazzino piccolo) – previa sfida del sistema – ma difficilmente può essere accettabile in un’industria farmaceutica.

Molto più frequentemente si trovano situazioni ibride di sistemi convalidati utilizzati in congiunzione alle etichette gialle/verdi, e magari dedicando anche parti del magazzino specificamente a merce in stato di quarantena o in stato di approvato.
Spesso le situazioni di transizione diventano quelle definitive… e a volte manca il coraggio di confidare completamente in un ERP moderno, dotato di lettori di codici a barre, che non necessita di nessun supporto “semaforico” e di intervento umano per assicurare la perfetta tracciatura GMP delle movimentazioni e dei cambi di status delle merci. 

Pest control

Visto che siamo comunque vicini all’entrata delle merci, guardiamo subito un punto importante: il controllo dei “pest”. Ci si deve attendere la presenza di trappole per insetti striscianti e volanti, e per roditori.
Tutte le trappole devono essere identificate e riportate in uno specifico layout.

Il servizio di Pest Control è quasi sempre appaltato ad aziende esterne specializzate. In questo caso, bisogna verificare che vi sia un contratto tra l’azienda e il contractor, che siano ben specificate le responsabilità, che siano riportate le frequenze di controllo e sostituzione delle trappole e che vi sia una revisione almeno annuale della situazione, in modo da verificare se il numero e la posizione delle trappole sia sufficiente (si presuppone che esista un documento di Risk Analysis che definisca il primo posizionamento delle trappole, eventualmente modificato sulla base di interventi successivi).

Mi raccomando di non trascurare il controllo dell’entrata di insetti o altri piccoli animali nell’azienda e di osservare attentamente la robustezza del Pest Control in uso, soprattutto se al magazzino si affacciano reparti produttivi.
Contaminazioni biologiche, soprattutto nei mesi caldi ed in prossimità di zone verdi, sono più frequenti di quanto ci si immagini e possono comportare grossi problemi qualitativi e potenzialmente l’interdizione all’uso di interi reparti fino a risoluzione.


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