CHANGE MANAGEMENT SYSTEM – LA NUOVA LINEA GUIDA ISPE APQ

La nuova linea guida ISPE «Change Management System» fornisce un framework che aiuta la valutazione delle capacità di gestione dei Change del proprio Sistema Qualità.

Può quindi essere utile approfondire la struttura della nuova linea guida e i suoi elementi chiave nel contesto del programma APQ di ISPE.



IL 09 SETTEMBRE 2022, DURANTE IL WEBINAR ABBIAMO PARLATO DI:

  • Il contesto normativo in ambito di change control ed ultime evoluzioni
  • Cos’è il programma APQ di ISPE
    • Obiettivi
    • L’approccio «assess, aspire, act e advance»
    • Il questionario di benchmarking
  • La Linea Guida ISPE APQ (Advancing Pharmaceutical Quality): «Change Management System»
    • Struttura della linea guida
    • Introduzione sugli aspetti fondamentali del change management system
    • La gestione delle prestazioni nell’ambito del change control
    • Le competenze necessarie nella gestione del change management
    • I sette sotto elementi del sistema di change management nell’ambito del programma APQ nella fase «assess»
    • Le fasi “aspire”, “act”, “advance” applicati al change management
  • Domande e risposte

RELATRICE:

Dr.ssa Anna Bertolotti
QA e GMP Compliance Expert – Adeodata Group

Validation Specialist Academy: revisione documentale

L’intero percorso Validation Specialist Academy è pensato in 5 incontri.
È tuttavia possibile iscriversi singolarmente ad uno o più eventi.
Il costo dell’iscrizione si riferisce ad un evento singolo.

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% dal secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il corso è indirizzato a quelle funzioni aziendali che desiderano approfondire argomenti legati alla Computer System Validation.​

La partecipazione è riservata a coloro che si occupano di CSV da almeno due anni e che abbiano una conoscenza consolidata degli argomenti base e delle predicate rules dei sistemi computerizzati.

Programma

Gli incontri di programma hanno come obiettivo la formazione di Validation Specialists con competenze tecniche approfondite sulla CSV che, al termine del ciclo di lezioni, saranno in grado di gestire in autonomia la convalida dei sistemi computerizzati in uso in azienda. ​

Ogni incontro è strutturato come un momento di approfondimento e confronto con gli altri partecipanti, grazie alla guida del docente-moderatore. ​

Non si tratta quindi di lezioni frontali ma di momenti in cui scambiare esperienze, chiarire dubbi e approfondire alcuni argomenti chiave legati alla convalida dei sistemi computerizzati. ​

Durante gli incontri verranno effettuate anche esercitazioni pratiche sugli argomenti trattati.

Principali argomenti in agenda

  • 23.09.22: Risk Assessment
    • Come approcciare l’analisi dei rischi di alto livello di un sistema al fine di determinare la strategia di test​
  • 28.10.22: Gestione dei fornitori
    • Come effettuare e documentare l’assessment / audit dei fornitori di sistemi e servizi IT
    • Cos’è lo SLA e quando serve​
  • 25.11.22: Change Management​
    • La gestione dei cambiamenti ai sistemi computerizzati:
      • il processo;
      • le responsabilità;
      • casi particolari;
      • esempi pratici di modifiche e definizione della strategia di convalida;
      • change control vs configuration management​.
  • 13.01.23: Approfondimento sui requisiti regolatori​
  • 10.02.23: Revisione documentale
    • Come revisionare la documentazione:
    • documentazione del fornitore;
    • documentazione di convalida;
    • SOP relative ai processi di mantenimento dei sistemi.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento


POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

Immagine in evidenza: Infografica vettore creata da vectorjuice – it.freepik.com

Validation Specialist Academy: approfondimento sui requisiti regolatori

L’intero percorso Validation Specialist Academy è pensato in 5 incontri.
È tuttavia possibile iscriversi singolarmente ad uno o più eventi.
Il costo dell’iscrizione si riferisce ad un evento singolo.

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% dal secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il corso è indirizzato a quelle funzioni aziendali che desiderano approfondire argomenti legati alla Computer System Validation.​

La partecipazione è riservata a coloro che si occupano di CSV da almeno due anni e che abbiano una conoscenza consolidata degli argomenti base e delle predicate rules dei sistemi computerizzati.

Programma

Gli incontri di programma hanno come obiettivo la formazione di Validation Specialists con competenze tecniche approfondite sulla CSV che, al termine del ciclo di lezioni, saranno in grado di gestire in autonomia la convalida dei sistemi computerizzati in uso in azienda. ​

Ogni incontro è strutturato come un momento di approfondimento e confronto con gli altri partecipanti, grazie alla guida del docente-moderatore. ​

Non si tratta quindi di lezioni frontali ma di momenti in cui scambiare esperienze, chiarire dubbi e approfondire alcuni argomenti chiave legati alla convalida dei sistemi computerizzati. ​

Durante gli incontri verranno effettuate anche esercitazioni pratiche sugli argomenti trattati.

Principali argomenti in agenda

  • 23.09.22: Risk Assessment
    • Come approcciare l’analisi dei rischi di alto livello di un sistema al fine di determinare la strategia di test​
  • 28.10.22: Gestione dei fornitori
    • Come effettuare e documentare l’assessment / audit dei fornitori di sistemi e servizi IT
    • Cos’è lo SLA e quando serve​
  • 25.11.22: Change Management​
    • La gestione dei cambiamenti ai sistemi computerizzati:
      • il processo;
      • le responsabilità;
      • casi particolari;
      • esempi pratici di modifiche e definizione della strategia di convalida;
      • change control vs configuration management​.
  • 13.01.23: Approfondimento sui requisiti regolatori​
  • 10.02.23: Revisione documentale​
    • Come revisionare la documentazione del fornitore, di convalida e le SOP relative ai processi di mantenimento dei sistemi ​

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento


POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

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Validation Specialist Academy: gestione fornitori

L’intero percorso Validation Specialist Academy è pensato in 5 incontri.
È tuttavia possibile iscriversi singolarmente ad uno o più eventi.
Il costo dell’iscrizione si riferisce ad un evento singolo.

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% dal secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il corso è indirizzato a quelle funzioni aziendali che desiderano approfondire argomenti legati alla Computer System Validation.​

La partecipazione è riservata a coloro che si occupano di CSV da almeno due anni e che abbiano una conoscenza consolidata degli argomenti base e delle predicate rules dei sistemi computerizzati.

Programma

Gli incontri di programma hanno come obiettivo la formazione di Validation Specialists con competenze tecniche approfondite sulla CSV che, al termine del ciclo di lezioni, saranno in grado di gestire in autonomia la convalida dei sistemi computerizzati in uso in azienda. ​

Ogni incontro è strutturato come un momento di approfondimento e confronto con gli altri partecipanti, grazie alla guida del docente-moderatore. ​

Non si tratta quindi di lezioni frontali ma di momenti in cui scambiare esperienze, chiarire dubbi e approfondire alcuni argomenti chiave legati alla convalida dei sistemi computerizzati. ​

Durante gli incontri verranno effettuate anche esercitazioni pratiche sugli argomenti trattati.

Principali argomenti in agenda

  • 23.09.22: Risk Assessment
    • Come approcciare l’analisi dei rischi di alto livello di un sistema al fine di determinare la strategia di test​
  • 28.10.22: Gestione dei fornitori
    • Come effettuare e documentare l’assessment / audit dei fornitori di sistemi e servizi IT
    • Cos’è lo SLA e quando serve​
  • 25.11.22: Change Management​
    • La gestione dei cambiamenti ai sistemi computerizzati:
    • il processo;
    • le responsabilità;
    • casi particolari;
    • esempi pratici di modifiche e definizione della strategia di convalida;
    • change control vs configuration management​.
  • 13.01.23: Approfondimento sui requisiti regolatori​
  • 10.02.23: Revisione documentale​
    • Come revisionare la documentazione:documentazione del fornitore;
    • documentazione di convalida;
    • SOP relative ai processi di mantenimento dei sistemi.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento


POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

Immagine in evidenza: Infografica vettore creata da vectorjuice – it.freepik.com

Validation Specialist Academy: Risk Assessment

L’intero percorso Validation Specialist Academy è pensato in 5 incontri.
È tuttavia possibile iscriversi singolarmente ad uno o più eventi.
Il costo dell’iscrizione si riferisce ad un evento singolo.

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% dal secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il corso è indirizzato a quelle funzioni aziendali che desiderano approfondire argomenti legati alla Computer System Validation.​

La partecipazione è riservata a coloro che si occupano di CSV da almeno due anni e che abbiano una conoscenza consolidata degli argomenti base e delle predicate rules dei sistemi computerizzati.

Programma

Gli incontri di programma hanno come obiettivo la formazione di Validation Specialists con competenze tecniche approfondite sulla CSV che, al termine del ciclo di lezioni, saranno in grado di gestire in autonomia la convalida dei sistemi computerizzati in uso in azienda. ​

Ogni incontro è strutturato come un momento di approfondimento e confronto con gli altri partecipanti, grazie alla guida del docente-moderatore. ​

Non si tratta quindi di lezioni frontali ma di momenti in cui scambiare esperienze, chiarire dubbi e approfondire alcuni argomenti chiave legati alla convalida dei sistemi computerizzati. ​

Durante gli incontri verranno effettuate anche esercitazioni pratiche sugli argomenti trattati.

Principali argomenti in agenda

  • 23.09.22: Risk Assessment​
    • Come approcciare l’analisi dei rischi di alto livello di un sistema al fine di determinare la strategia di test​
  • 28.10.22: Gestione dei fornitori
    • Come effettuare e documentare l’assessment / audit dei fornitori di sistemi e servizi IT
    • Cos’è lo SLA e quando serve​
  • 25.11.22: Change Management​
    • La gestione dei cambiamenti ai sistemi computerizzati:
      • il processo;
      • le responsabilità;
      • casi particolari;
      • esempi pratici di modifiche e definizione della strategia di convalida;
      • change control vs configuration management​.
  • 13.01.23: Approfondimento sui requisiti regolatori​
  • 10.02.23: Revisione documentale​
    • Come revisionare la documentazione:
      • documentazione del fornitore;
      • documentazione di convalida;
      • SOP relative ai processi di mantenimento dei sistemi.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento


POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
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Il Change Management System

Articolo a cura della dr.ssa Anna Bertolotti, QA e GMP Compliance Expert, Adeodata Group

A Febbraio 2022 è stata pubblicata la linea guida ISPE APQ: Change Management System, che si concentra su come valutare e ottimizzare il sistema di Change Management che un’azienda possiede. A tal proposito, vediamo insieme cosa è il Change Management System e come realizzarlo al meglio all’interno dell’azienda.


Per approfondire,
partecipa al webinar gratuito:

Change Management System: la nuova linea guida ISPE APQ


Cos’è il Change Management System?

Il Change Management System è “Un approccio formale sistematico per proporre, valutare, approvare, realizzare e verificare i change” (ICH Q10, Glossario).
Come evidenziato dalle ICH Q10, il change management system è uno strumento fondamentale per il miglioramento continuo delle aziende chimico farmaceutiche, che sono sempre sottoposte a nuovi stimoli per migliorare processi e performance e che nel contempo lavorano in un contesto regolatorio in continua evoluzione.

Al change possono essere associati dei rischi, quindi per affrontarli al meglio è bene prevedere un sistema di valutazione ed approvazione da parte di un team multidisciplinare di esperti che dia garanzia che tutti i possibili rischi e impatti siano considerati e che siano messe in atto tutte le azioni necessarie per ridurli e mitigarli.

Il contesto normativo e campo di applicazione

Il change control viene richiesto formalmente sia dalle GMP Part I che dalle GMP Part II, e costituisce uno dei quattro pilastri fondamentali delle ICH Q10:

«(xii) Esistono disposizioni per la valutazione prospettica di modifiche pianificate e la loro approvazione prima dell’attuazione, tenendo conto della notifica e dell’approvazione regolatoria, se necessario.

(xiii) Dopo l’attuazione di qualsiasi modifica, viene effettuata una valutazione per confermare che gli obiettivi di qualità sono stati raggiunti e che non vi è stato alcun impatto indesiderato deleterio sulla qualità del prodotto.»

EU GMP, Part I, 1.4

«Procedure scritte devono fornire istruzioni sulla identificazione, documentazione, adeguata verifica ed approvazione dei cambi relativi alle materie prime, specifiche, metodi analitici, strutture impianti, apparecchiature (incluso l’hardware dei computer), fasi di processo, materiale di confezionamento stampato e di confezionamento e software.»

EU GMP, Part II, Cap. 13.11

L’intento del modello Q10 è quello di migliorare questi elementi al fine di promuovere l’approccio del ciclo di vita alla qualità del prodotto. Questi quattro elementi sono:

• il sistema di monitoraggio della performance di processo e della qualità di prodotto;
• il sistema di azioni correttive e azioni preventive (CAPA);
• il sistema di gestione dei cambiamenti;
• il riesame della performance di processo e della qualità del prodotto da parte della direzione.

ICH Q10, cap. 3.2

Il change control si applica a tutti quei cambiamenti che possono avere un effetto sulla qualità del prodotto e quindi potenzialmente sulla sua sicurezza ed efficacia; riguarda pertanto i processi produttivi, i metodi di analisi, le apparecchiature e le macchine, i sistemi computerizzati, i locali e le strutture, le materie prime ed i materiali, ecc.

Quali possono essere i rischi associati ai change?

I rischi associati ai change riguardano sicuramente la sicurezza e l’efficacia del prodotto, ma oltre a questo i change possono comportare aggiornamenti dei documenti regolatori e/o potrebbero dover essere notificati alle Autorità competenti; possono avere effetti sullo stato di convalida di impianti/sistemi/processi e normalmente sono anche oggetto di quality agreement con clienti/terzisti e comportano anche in questo caso obblighi di notifica.

Flusso del processo di change management

Innanzitutto, come richiesto esplicitamente dalle GMP, il processo deve essere regolamentato da una procedura ed è inoltre fondamentale che tutto il personale sia formato.

Il processo del change management viene avviato naturalmente da una proposta di change che deve essere formalmente sottoposta alla Quality Unit e/o ad eventuali altre Funzioni/Dipartimenti coinvolti.

La richiesta deve essere giustificata e il più possibile dettagliata per facilitare la fase successiva del processo, ovvero la valutazione e classificazione del change.
In questa fase, generalmente coordinata dal QA, è necessario coinvolgere un team multidisciplinare di esperti al fine di comprendere pienamente il campo di applicazione e le implicazioni del change. In funzione della tipologia di change, possono essere coinvolti il Regulatory Affairs, la Ricerca e Sviluppo, l’Ingegneria, il Laboratorio, la Produzione ecc.

Come suggerito dalle ICH Q10, la valutazione del cambio può essere supportata dall’utilizzo del Quality Risk Management, in misura tanto più formale ed approfondita quanto più critico è il cambio stesso.
Un fattore vincente è dato inoltre dall’integrazione del Quality Risk Management con la gestione della conoscenza: una buona comprensione del prodotto e del processo e un approccio scientifico basato sui dati sostengono il processo decisionale e, soprattutto, sono fondamentali nella definizione dell’action plan. Al tempo stesso, l’approccio basato sul rischio consente alle aziende di aumentare la propria conoscenza e di individuare, in questo modo, nuovi spunti di miglioramento.

Dopo essere stato valutato l’impatto, il change deve essere formalmente approvato e deve essere definito un piano di azione con le relative responsabilità e date d’implementazione.
Una volta completate e valutate tutte le attività, il change può essere formalmente chiuso e approvato in maniera definitiva.

Il processo però non termina qui: i change devono essere valutati dopo la loro implementazione per verificare che abbiano portato ai risultati attesi e che non si siano rilevati effetti avversi.
Essendo il change control un elemento chiave del Quality Management System, è bene verificare l’efficacia del processo mediante opportune metriche e valutarla attentamente durante il riesame della direzione.


Il contributo di Quality Systems

Possiamo darti una mano con attività di consulenza relativamente al Change Management System della tuo azienda o di supporto alla preparazione, alla revisione e alla applicazione della procedura di Change Control.

Possiamo anche prenderci i cura della tua formazione GxP, sia con un ricco calendario di eventi che con la possibilità di organizzare attività in-house: non perderti il seminario «Change Management System senza segreti» del 21 giugno!