COVID-19: gestire i change temporanei nel Sistema Qualità

La Commissione Europea, l’EMA e l’HMA hanno aggiornato il Q&A document sulle aspettative regolatorie per i medicinali durante la pandemia di COVID-19. All’ultima revisione del documento è stata aggiunta la sezione Additional temporary GMP and GDP flexibility.

In questa nuova sezione si fa riferimento alla possibilità di implementare change temporanei per alcune attività programmate legate alla qualità (§6.3).
Questi change sono possibili affinché il reindirizzamento di risorse permetta di concentrarsi sulla fornitura di farmaci critici.
Se opportunamente giustificati, questi change temporanei possono applicarsi al differimento di operazioni routinarie quali:

  • manutenzione, riqualifica, riconvalida, ricalibrazione
  • revisione periodica di documenti
  • audit on site di fornitori
  • retraining periodico del personale
  • test di stabilità.

Tuttavia il documento chiede che:

  • i change non impattino negativamente sulla qualità, l’efficacia o la sicurezza dei prodotti.
  • siano gestiti e documentati in modo trasparente all’interno del Sistema Qualità.
  • si utilizzi un approccio basato sul rischio.
  • la QP sia informata.
  • i change non siano utilizzati per facilitare l’approvazione di un lotto non conforme.

Fonte:

QUESTIONS AND ANSWERS ON REGULATORY EXPECTATIONS FOR MEDICINAL PRODUCTS FOR HUMAN USE DURING THE COVID-19 PANDEMIC

assess

COVID-19: deroga alla convalida di processo

L’Europa sta attuando molte misure per assicurarsi che la popolazione continui a ricevere medicinali di alta qualità, efficaci e sicuri durante la pandemia di COVID-19.
A questo proposito la Commissione Europea, il Coordination Group for Mutual Recognition and Decentralised Procedures, l’Inspectors Working Group e l’EMA hanno preparato un Q&A document in cui sono state recentemente inserite nuove misure per la convalida di processo (§ 6.2).

Nel caso di una nuova linea di produzione o della riprogettazione di un impianto necessario per la produzione di medicinali per il trattamento di pazienti affetti da COVID-19, è possibile procedere con una convalida di processo concomitante?

La risposta che fornisce il documento è sì. Per medicinali necessari alla cura di pazienti affetti da COVID-19 la cui carenza potrebbe influire sul trattamento è possibile preferire la convalida concomitante alla convalida prospettiva.

Tuttavia nel documento si elencano diverse condizioni:

  • L’uso di questo approccio di convalida, come previsto dall’Annex 15, deve essere documentato nel Sistema Qualità e approvato dal personale autorizzato, inclusa la QP.
  • Quando si utilizza questo approccio, devono essere disponibili dati sufficienti a definire se ciascun lotto è uniforme e risponde alle specifiche.
  • Tutti gli equipment e i metodi associati alla convalida devono essere adeguatamente qualificati e convalidati prima dell’applicazione della convalida.
  • Nella produzione di prodotti sterili, il processo che assicura la sterilità deve essere convalidato prospetticamente (inclusi processi di sterilizzazione per prodotti sterilizzati terminalmente, sterilizzazione degli equipment per processi asettici e media fill).
  • Il processo produttivo e i requisiti di controllo qualità devono essere in compliance con le specifiche dell’Autorizzazione.

Fonte:

QUESTIONS AND ANSWERS ON REGULATORY EXPECTATIONS FOR MEDICINAL PRODUCTS FOR HUMAN USE DURING THE COVID-19 PANDEMIC.

EU GMP Annex 15

audit

FDA: ripresa graduale delle ispezioni

FDA sta pianificando una graduale ripartenza delle ispezioni on site in collaborazione con il Centers for Disease Control and Prevention (CDC).

La FDA sta collaborando con il CDC per sviluppare un processo che regolerebbe come tornare alle ispezioni di sorveglianza delle strutture in loco secondo i criteri indicati nelle linee guida della Casa Bianca.
Ci si aspetta un approccio graduale guidato da dati scientifici al fine di proteggere la salute e il benessere non solo degli ispettori ma anche dei lavoratori del settore.

Nel frattempo FDA continuerà comunque ad utilizzare e implementare approcci alternativi rimandando le ispezioni di routine sia negli USA che all’estero.
Continueranno inoltre le ispezioni critiche all’estero e le verifiche nazionali for cause nel rispetto delle misure di sicurezza.


Fonte

Press release – Coronavirus (COVID-19) Update: FDA updates on surveillance inspections during COVID-19

promemoria

AIFA estende la scadenza dei certificati GMP

In relazione alla grave situazione sanitaria dovuta all’epidemia di COVID-19, gli Uffici AIFA hanno messo in atto azioni volte a mantenere inalterata l’attività amministrativa malgrado le restrizioni imposte sugli spostamenti.

Lo scopo di questi provvedimenti è di evitare impatti sulla produttività delle industrie farmaceutiche e sulla logistica e distribuzione dei medicinali e delle sostanze attive.

Al riguardo, gli Uffici Autorizzazioni e Ispezioni GMP Medicinali e Materie Prime stanno collaborando con l’EMA per identificare e definire le linee di azione comunitarie, minimizzando dell’impatto dell’emergenza sul sistema produttivo farmaceutico.

Sono state promosse le seguenti azioni:

  • Estensione fino a tutto il 2021 della validità dei certificati GMP, sia di produzione che di importazione di sostanze attive e/o prodotti medicinali, in scadenza nel 2020;
  • Esecuzione, laddove necessario, di un distant assessment per le istanze di estensione o attivazione con esecuzione delle attività ispettive al termine dell’emergenza;
  • Possibilità per le QP di effettuare il rilascio a distanza dei lotti prodotti;
  • Possibilità per le QP di eseguire remote audits (paper based audits) dei produttori di sostanze attive e degli starting materials.

Dunque fino al termine dell’emergenza COVID-19:

  • i certificati GMP in scadenza al 31.12.2020 sono automaticamente prolungati fino al 31.12.2021, senza necessita di aggiornamento del certificato esistente, a meno di differente valutazione da parte di AIFA.
  • in caso di istanze di estensione per nuove forme farmaceutiche, sostanze attive e/o linee produttive, gli uffici potranno effettuare un distant assessment per autorizzare la modifica richiesta, valutando anche la possibilità di eseguire un’ispezione al termine dell’emergenza.
  • per le istanze di attivazione di nuovi siti produttivi, gli uffici potranno effettuare un distant assessment, per valutare la possibilità di autorizzare il sito produttivo con la previsione di effettuare la visita ispettiva al termine dell’emergenza. In caso di valutazione positiva, AIFA emetterà l’autorizzazione alla produzione indicando l’esecuzione del distant assessment a cui seguirà un’ ispezione di verifica.
  • per siti produttivi in Paesi Terzi, il certificato GMP già rilasciato, se in scadenza nel 2020, viene prorogato fino alla fine del 2021 senza necessità di aggiornamento, a meno di differente valutazione.

Fonti

Comunicato AIFA

QUESTIONS AND ANSWERS ON REGULATORY EXPECTATIONS FOR MEDICINAL PRODUCTS FOR HUMAN USE DURING THE COVID-19 PANDEMIC

EMA: ecco i provvedimenti per gestire l’emergenza COVID-19

L’EMA ha pubblicato tre comunicati stampa sulle attività intraprese per gestire la situazione durante la pandemia di COVID-19.

Task Force per un’azione normativa rapida e coordinata relativa ai medicinali COVID-19

L’EMA ha finalizzato e pubblicato la composizione e gli obiettivi della task force ETF COVID.
Questa Task Force assiste gli Stati membri e la Commissione Europea nell’affrontare lo sviluppo, l’autorizzazione e il monitoraggio della sicurezza di terapie e vaccini destinati al trattamento e alla prevenzione del COVID-19. Lo scopo principale dell’ETF COVID è attingere all’esperienza della rete Europea di regolamentazione dei medicinali e garantire una risposta rapida e coordinata alla pandemia.

Aggiornamento sulle azioni dell’UE a supporto della disponibilità di medicinali durante il COVID-19

L’EU Executive Steering Group sulla carenza di medicinali causati da eventi importanti si è riunito l’8 aprile per discutere delle attività in corso volte a garantire una risposta coordinata alle sfide poste dalla pandemia di COVID-19. Le attività attuali sono:

  • Installazione del sistema i-SPOC (industry single point of contact). Attraverso il sistema i-SPOC le aziende farmaceutiche possono segnalare direttamente all’EMA qualsiasi problema relativo alla disponibilità di medicinali utilizzati nel contesto della pandemia.
  • Compilazione di un elenco dei medicinali attualmente impiegati nell’UE per il trattamento di pazienti con COVID-19.
  • Discutere la necessità di consentire l’applicazione più flessibile dei requisiti normativi relativi ai medicinali durante la crisi COVID-19.
    Le Autorità stanno sviluppando un documento Q&A per fornire assistenza alle parti interessate.
  • Eventuale aggiornamento della linea guida sulla gestione degli studi clinici durante la pandemia.

Guida ai requisiti normativi nel contesto della pandemia

La Commissione europea, l’EMA e la rete Europea di regolamentazione dei medicinali hanno sviluppato un documento Q&A per fornire assistenza alle parti interessate sugli adattamenti al quadro normativo per affrontare le sfide derivanti dalla pandemia di COVID-19. Attualmente il documento si concentra sulle seguenti aree:

  • Problemi legati alle autorizzazioni e alle procedure di autorizzazione
  • Produzione e importazione di prodotti finiti e API e problemi GMP e GDP
  • Variazioni della qualità
  • Farmacovigilanza
  • Informazioni sul prodotto ed etichettatura

Fonte

EMA: Q&A on flexible regulatory requirements

EMA sul COVID-19

Il Parlamento Europeo posticipa la data di applicazione del MDR

Il Parlamento Europeo ha ufficialmente adottato la proposta della Commissione Europea di posticipare di un anno la data di applicazione del regolamento sui dispositivi medici per permettere al settore di affrontare l’emergenza COVID-19.

A seguito del voto favorevole del Parlamento per il posticipo dell’applicazione del MDR, sarà necessaria l’approvazione da parte degli Stati membri dell’Unione Europea e la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale prevista entro il 26 maggio 2020.

Anche prima dell’inizio della pandemia, erano molti i produttori di dispositivi medici messi in difficoltà dalla data di applicazione originale del Regolamento.
A febbraio infatti, solo il 48% delle aziende ha ammesso di essere in linea con i requisiti richiesti.
Sicuramente grazie alla proroga di un anno, il settore ha guadagnato tempo utile a garantire la conformità richiesta dal Regolamento.

Per approfondire

promemoria

EMA: Q&A sui requisiti flessibili per le aziende durante la pandemia

La Commissione Europea, l’EMA e l’European Medicines Regulatory Network hanno sviluppato un documento Q&A per aiutare le aziende farmaceutiche ad apportare modifiche flessibili al quadro regolatorio durante la pandemia di COVID-19. A tale scopo l’EMA ha istituito una task force per intraprendere un’azione normativa rapida e coordinata.

Il documento fornisce una guida ai titolari AIC sulle aspettative normative e sulla flessibilità durante l’emergenza sanitaria.

Si compone di 5 capitoli inerenti:

  • Problemi legati alle autorizzazioni e alle procedure di autorizzazione
  • Produzione e importazione di prodotti finiti e API e problemi GMP e GDP
  • Variazioni della qualità
  • Farmacovigilanza
  • Informazioni sul prodotto ed etichettatura

Il documento sarà aggiornato per rispondere a nuove domande e per adeguare il contenuto all’evoluzione della pandemia e rimarrà valido fino a nuova comunicazione.
Per domande relative a prodotti specifici che non sono oggetto del documento, i titolari AIC sono invitati a rivolgersi all’EMA o alle Autorità nazionali competenti.


Fonte

EMA: Q&A on flexible regulatory requirements

EMA sul COVID-19

Taratura ai tempi del Coronavirus: case study

A cura di Adeodata srl


Durante la pandemia di Coronavirus, il personale tecnico dedicato alle attività di taratura e convalida potrebbe non riuscire ad operare normalmente.

Sono perseguibili diverse opzioni:

Se un tecnico ha la possibilità di raggiungere il sito

I tecnici di Adeodata sono disponibili per raggiungere il sito operativo. Quindi è possibile completare le attività anche senza la presenza del personale dell’azienda cliente, dal momento che i rapporti di taratura possono essere approvati da remoto.

Prima della visita, andrebbe eseguita una valutazione del rischio di trasmissione del Covid-19 e andrebbero messe in atto misure di sicurezza opportune e in linea con le disposizioni del governo. Inoltre, le procedure aziendali in materia di salute e sicurezza dovrebbero essere implementate in modo tale da garantire la distanza di sicurezza tra gli operatori e la loro supervisione sul luogo di lavoro.

protocolli di taratura e convalida possono essere rivisti e la loro approvazione può avvenire elettronicamente prima che i nostri tecnici si rechino presso il sito. Anche la documentazione delle prove effettuate in sito può essere firmata elettronicamente.

Taratura off-site

In alternativa, se gli strumenti sono maneggevoli, come i datalogger, il cliente può spedirci l’apparecchiatura per le tarature periodiche.

Se questa non rientra tra le pratiche standard, è necessario eseguire un assessment specificando in dettaglio i rischi dello spostamento fisico dell’attrezzatura e l’impatto sulla taratura e convalida una volta che l’apparecchiatura viene restituita.

Se un tecnico non può raggiungere il sito

In questo caso andrebbe aperta una deviazione per il ritardo dell’attività di taratura/convalida, documentato e gestito dal sistema di gestione della qualità. Relativamente al ritardo, infatti, deve essere eseguito un Risk Assessment in base a:

  • criticità dell’attrezzatura e intended use
  • frequenza della taratura/convalida
  • se l’attività di taratura/convalida è a cadenza mensile o annuale
  • prestazioni precedenti, compresi gli scostamenti rilevati nelIe precedenti tarature/convalide e la cronologia dei recenti malfunzionamenti
  • controlli delle prestazioni eseguiti sull’apparecchiatura prima dell’uso
  • se sono disponibili apparecchiature alternative per eseguire l’attività e se rientrano nel loro periodo di validità della taratura/convalida

La documentazione dovrebbe essere trasparente per consentire alla persona responsabile del rilascio del prodotto, o dell’emissione di un reclamo normativo di non-conformità, di effettuare una valutazione completa e accurata.

L’attività di calibrazione/convalida deve comunque essere eseguita al più presto una volta terminate le restrizioni dovute al Covid-19. La strumentazione messa fuori servizio, a seguito della valutazione dei rischi, deve subire interventi di convalida o taratura particolari prima di essere rimessa in uso.


Fonte:

Guidance for manufacturers and Good Practice (GxP) laboratories on exceptional flexibilities for maintenance and calibration during the coronavirus COVID-19 outbreak

Preparazione ispezioni FDA-AIFA

COVID-19: il Regno Unito aumenta la discrezionalità delle QP

L’MHRA ha recentemente pubblicato una linea guida, Exceptional GMP flexibilities for medicines imported from third countries during the coronavirus (COVID-19) outbreak, che aumenta la discrezionalità delle QP sui medicinali importati dai Paesi terzi durante il periodo di emergenza COVID-19.
Date le eccezionali circostanze, nel Regno Unito le QP avranno un maggior potere decisionale. In particolare è prevista:

  • Maggiore discrezione della QP nell’approvare lotti con piccole deviazioni qualora la sicurezza e l’efficacia del prodotto non siano compromesse (secondo il loro giudizio professionale).
  • Possibilità di non ripetere tutti i test di controllo qualità all’importazione da un Paese terzo qualora questi comportino ritardi o carenze nella supply chain.

Se si utilizza il giudizio professionale per consentire le deviazioni di cui sopra, in particolare dispensando il riesame all’importazione, questa decisione dovrà essere registrata nel sistema di qualità farmaceutico e riferita al MHRA.

La trasparenza e la condivisione delle informazioni sono fondamentali in questo momento. Per questo l’MHRA ha chiesto alle QP di inviare tutte le informazioni pertinenti lungo la supply chain per garantire un elevato livello di affidabilità e di segnalare all’Agenzia qualsiasi problema.


Fonte

Exceptional GMP flexibilities for medicines imported from third countries during the coronavirus (COVID-19) outbreak

Approvare documenti GxP da remoto è possibile con qualche accorgimento

A causa della pandemia di COVID-19, molte aziende hanno incentivato il lavoro da remoto. Tuttavia i maggiori problemi che si riscontrano sono quelli relativi alla firma e all’approvazione della documentazione GxP.

MHRA ha quindi pubblicato una linea guida che prende in considerazione cosa fare per approvare i documenti anche in smart working.

L’agenzia suggerisce alle aziende che dispongono già di sistemi elettronici convalidati che supportano le firme elettroniche in remoto di continuare ad utilizzarli per l’approvazione documentale.

Nonostante possano essere condivisi con chi lavora da remoto, spesso per i documenti tradizionalmente stampati su carta – quali protocolli di convalida, risk assessment, technical report, SOP o richieste di change – mancano sistemi formali che descrivano il processo di revisione e approvazione fuori dal sito.

Principi per approvare i documenti da remoto

La soluzione a questo problema dipende dalle aziende, dal tipo di documenti, dagli strumenti disponibili (stampanti, scanner, software) e dalle persone che devono approvare i documenti.

Indipendentemente dal sistema o dal processo utilizzato, è necessario che:

  • I controlli siano proporzionati al rischio e considerino il tipo di documento e i metodi usati per distribuirlo e approvarlo.
  • La firma da remoto sia equivalente alla firma manoscritta del firmatario.
  • Il metodo per la distribuzione e l’approvazione dei documenti minimizzi il rischio di errore dovuto a fraintendimenti su cosa vada rivisto/approvato.

Ad esempio:

  • il documento firmato deve riportare il nome e il numero del documento/la versione in modo che sia chiaro qual è il documento approvato;
  • se la persona non ha a disposizione uno scanner, la scansione può essere sostituita da una fotografia a patto che il documento sia chiaramente leggibile;
  • non è accettabile incollare l’immagine della firma su un documento perchè si perdono l’attribuibilità e la compliance ai requisiti GxP; bisogna invece che il documento sia stampato, firmato e scansionato;
  • approvare un documento/processo per email è appropriato solo per processi a basso rischio (ad esempio l’approvazione della revisione di una SOP) ma non per firme su documenti che impattano la qualità del prodotto;
  • in caso di documenti in cartelle condivise è necessario che ci siano controlli per evitare modifiche ai documenti e garantire la disponibilità dell’ultima versione di un file.

Approvare i documenti da remoto: i rischi

Nella valutazione dei rischi legati all’approvazione di documenti GxP da remoto, bisogna considerare:

  • l’attribuibilità della firma ad un individuo
  • i requisiti legislativi e le linee guida GxP sulla firma
  • la criticità della firma (ad esempio la firma della QP per il rilascio di un lotto è più critica della firma per l’approvazione di un piano di training)
  • la sicurezza della firma elettronica
  • la registrazione dell’azione di firma in modo che il documento non possa essere alterato senza invalidare la firma stessa
  • la disponibilità di tutti i dati associati alla firma.

Fonti

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