Esistono le deviazioni pianificate?

Nelle GMP, nulla di pianificato può essere inteso come una deviazione. Le deviazioni, per definizione, non sono pianificate, altrimenti si parla di change.

Da dove viene il termine “deviazione pianificata”?

Il termine “deviazione pianificata” veniva utilizzato molti anni fa nelle aziende, ma non è mai stato ufficializzato. Nel marzo 2006, è stato utilizzato per la prima volta in un Reflection Paper dell’EMA “Reflection Paper on a proposed solution for dealing with minor deviations from the detail described in the Marketing Authorisation“. Lo scopo del documento era riflettere le aspettative dell’EMA sulla possibilità di rilasciare un lotto nonostante la presenza di deviazioni.

Nel 2009, dopo un aggiornamento, il termine “deviazioni pianificate” è stato menzionato per la prima volta in un documento ufficiale.

Il termine “deviazione pianificata” è stato poi ritirato, anche se si ritrova ancora nel Q&A dell’Annex 16 dell’EMA.
Inoltre, l’Annex 16 ha causato una notevole confusione poichè il paragrafo 3 “Gestione delle deviazioni impreviste“, potrebbe far pensare che esistano deviazioni previste o pianificate, anche se non è così.
Il Q&A afferma che una deviazione può essere considerata “inaspettata” fino al momento della sua scoperta e che le deviazioni ripetute da quel momento in poi non sono più “inattese“.

A deviation can be considered as ‘unexpected’ until the time of discovery.

Repeat deviations thereafter are no longer ‘unexpected’.

Quale terminologia usare?

Sempre più Enti Regolatori stanno chiedendo di sostituire il termine “deviazione pianificata” con qualcosa di più appropriato.

Nel frattempo, molte aziende hanno cambiato terminologia adottando termini come “temporary change” o “short-term change“. Questi change temporanei sono pre-approvati e interessano, ad esempio, un certo numero di batch per un determinato periodo di tempo, dunque non sono permanenti.

Ma ancora più importanti della terminologia sono, ovviamente, i processi alla base. Indipendentemente da come viene chiamata la procedura per un change temporaneo a un processo, è fondamentale che la procedura sia chiaramente definita. Anche in questo caso è necessario un assessment con analisi dei rischi, approvazione, azioni correttive e, se necessario, un avvio tempestivo di un change permanente.

In generale, i change temporanei non dovrebbero verificarsi troppo spesso. Troppe modifiche temporanee indicano infatti problemi di controllo e stabilità del processo.

Il parere del nostro esperto

La “deviazione pianificata“, intesa come scostamento provvisorio e programmato dagli standard di riferimento interni ed esterni aziendali è stata oramai sostituita dal concetto di “temporary change“. Il cambio temporaneo presuppone un ripristino della situazione iniziale dopo un periodo di tempo determinato e limitato e, necessariamente, deve seguire il flusso di gestione di un cambio tradizionale, comprensivo della valutazione dell’impatto sul sistema qualitativo, GMP, regolatorio.
La stessa EMA, nelle Q&A sulle aspettative durante la pandemia Covid-19, consente l’apertura di temporary changes, per permettere il reindirizzamento delle risorse sulla fornitura di medicinali fondamentali, a condizione che le modifiche non abbiano un impatto negativo sulla qualità, efficacia e sicurezza dei medicinali fabbricati.

Dr.ssa Marta Carboniero, GxP Expert


FONTE:

GMP: Are there “planned” Deviations?

GDP Non-Compliance Report: focus sul sistema qualità

Il capitolo 1 delle EU GDP (Guidelines of 5 November 2013 on Good Distribution Practice of medicinal products for human use) richiede la presenza di un sistema qualità con procedure scritte su come implementare i requisiti GDP in azienda.

Pertanto i grossisti devono assicurare che i loro sistemi di gestione qualità siano conformi ai requisiti GDP se non vogliono andare incontro ad un GDP Non-Compliance Report, come accaduto a questo grossista tedesco.

L’Autorità competente rumena ha infatti inserito un nuovo GDP Non-Compliance report nel data base EudraGMDP a fine gennaio perchè durante un’ispezione condotta a novembre 2020, l’azienda ispezionata non rispettava i principi GDP.

In particolare:

  • Mancava completamente un sistema di change control
  • Le deviazioni non erano documentate
  • Non venivano svolte auto-ispezioni
  • Non c’erano informazioni sul training ai dipendenti.

Come conseguenza, il permesso alla distribuzione è stato sospeso.
L’azienda forniva prodotti solo al mercato rumeno, ma in accordo con l’Autorità non è stato necessario il recall di alcun prodotto.


Fonte

EudraGMDP Database (Report Number: NCD/010/RO)

Warning Letter: line clearance e cleaning validation nel mirino FDA

Un’azienda farmaceutica Americana ha ricevuto una Warning Letter da FDA a causa delle non-conformità riscontrare sulle linee di packaging e in Quality Assurance.

Durante l’ispezione, FDA ha evidenziato una line clearance inadeguata. Il produttore, che si occupa di repackaging, aveva segnalato la line clearance come effettuata sul batch record e sulle checklist di pulizia.
Tuttavia l’ispettore ha notato numerose capsule e compresse sia sopra e che sotto la linea di confezionamento.
Inoltre mancava completamente una procedura per la line clearance e la procedura di pulizia delle aree era lacunosa.

Anche la pulizia delle attrezzature non è stata ritenuta adeguata da parte dell’ispettore FDA. Mancavano infatti evidenze della completa rimozione dei residui di prodotto dalle attrezzature multipurpose.
Durante la cleaning validation, il produttore aveva utilizzato il prodotto più polveroso e considerandolo come worst-case.
FDA non ha ritenuto sufficiente questo metodo di convalida e ha richiesto all’azienda un programma di cleaning validation che tenesse in considerazione:

  • la tossicità dei prodotti
  • la solubilità in un detergente medio
  • prodotti difficili da pulire
  • test point nelle zone dell’attrezzatura più difficili da pulire
  • massimo holding time tra una pulizia e la successiva

In ultimo l’ispettore ha anche riscontrato alcuni punti deboli nella Quality Unit. In particolare nelle procedure di investigazione delle deviazioni in produzione.
FDA ha infatti trovato 11 deviazioni non adeguatamente investigate e i batch record corrispondenti erano stati archiviati in una cartella “DEVIAZIONI” senza che all’interno vi fosse alcun riferimento a investigazioni o fosse stato valutato l’impatto sul prodotto.
Inoltre la Qualità non verificava l’effettivo stato di qualifica delle apparecchiature in uso.


Fonte

FDA Warning Letter to Coupler Enterprises

warning letter

Deviazioni ricorrenti: non è sempre errore umano

L’errore umano è una delle cause più spesso identificate come root cause di una deviazione. In realtà solo un numero esiguo di non conformità ha come causa diretta un errore umano. L’errata identificazione della root cause si deve spesso ad una gestione della deviazione inadeguata.

Proviamo a capire come evitare gli errori con un esempio.

Deviazione

Prendiamo ad esempio una deviazione in cui il numero di lotto, trasferito manualmente al prodotto prima dell’inizio della produzione, non è corretto.
La root cause analysis identifica la causa nell’errore umano avvenuto durante il trasferimento del numero di lotto.
Non viene invece fatta un’analisi delle possibili cause tecnico-organizzative che stanno alla base dell’errore umano.
Inoltre, negli ultimi tre mesi questa è la terza deviazione dello stesso tipo.


Il problema

Il trasferimento sbagliato del numero di lotto prima dell’inizio della produzione è stato attribuito al fattore umano senza investigare approfonditamente. In una procedura manuale, l’errore umano appare ovvio: un operatore ha semplicemente sbagliato a trascrivere il numero di lotto.

Tuttavia l’errore umano deve essere gestito attentamente e identificato come causa primaria di una deviazione solo una volta che si siano escluse altre cause tecniche, organizzative, procedurali o legate al sistema.

Nel nostro esempio, non si è indagato a fondo sulla possibile natura tecnico-organizzativa del problema. L’azienda ha assegnato un training all’operatore coinvolto e ha considerato chiusa la deviazione, nonostante fosse già il terzo caso documentato.

Se si ha una deviazione ricorrente, se un operatore commette di continuo lo stesso errore o se diversi operatori incappano nello stesso problema, allora la causa potrebbe essere riconducibile al processo e non al solo fattore umano.


Perchè si sceglie l’errore umano

Spesso le SOP aziendali non danno molte indicazioni su come condurre efficacemente una root cause analysis. Quindi è frequente che venga identificata la causa più probabile, ovvero l’errore umano.
Si tratta però solo di ipotesi che devono essere valutate e verificate.


Root Cause Analysis

Ci sono molti metodi che possono essere utilizzati per analizzare le cause di una deviazione e non tutti così complicati come si potrebbe immaginare.

Una delle tecniche più efficaci per scoprire la root cause di una deviazione è la tecnica dei 5 PERCHE’. Proprio come fanno i bambini, ci si chiede il perchè di un cosa per 5 volte, fino a scoprire la causa reale.

  • Perchè l’operatore ha trasferito il numero sbagliato?
  • Perchè è difficile riconoscere il numero di lotto sul documento.
  • Perchè è difficile riconoscere il numero di lotto sul documento?
  • Perchè il documento si trova lontano dall’operatore.
  • Perchè si trova lontano?
  • Perchè i documenti non possono essere messi sul tavolo di lavoro per una questione igienica.

Grazie a questo metodo ci si avvicina sempre di più all’identificazione della causa reale di un problema. Nel nostro caso, una postazione di lavoro scomoda e lontana.

Questa è ancora un’ipotesi e deve essere verificata interrogando gli operatori e valutando l’efficacia delle precedenti misure preventive e correttive.

Nella gestione di una deviazione è fondamentale che siano inclusi sia una root cause analysis dettagliata sia la verifica dell’ipotesi.


Solo una volta identificata la causa di deviazione più probabile si può agire.
Nel nostro esempio abbiamo identificato la causa dell’errore nel fatto che il documento con le istruzioni si trova troppo lontano dall’operatore. A questo punto possiamo riorganizzare il flusso di lavoro oppure mettere il documento in un posto diverso o più visibile per l’operatore.

Se invece si presume che si tratti di errore umano, il retraining sull’operatore non ridurrà il rischio che la deviazione si verifichi di nuovo.


Conclusione

Per evitare che una deviazione si verifichi di nuovo e per gestirla nel modo più efficace, è necessario identificare la root cause reale per eliminarla e prevenirla con misure adeguate. Grazie alle tecniche di root cause analysis come quella dei 5 PERCHE’ è possibile farlo.
La cosa che non bisogna mai dimenticare è la verifica della nostra ipotesi prima di definire il CAPA Plan.

laboratorio

Audit al Laboratorio QC

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% sul secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il corso si rivolge a chi desidera approfondire i requisiti GMP e gli aspetti peculiari delle verifiche da condurre in un Laboratorio Controllo Qualità: auditor interni o conto terzi, responsabili QC, QA, supervisori.

Programma

Considerata la molteplicità degli aspetti che rientrano nelle attività di un Laboratorio, il bagaglio di conoscenze richieste all’auditor è particolarmente ampio.

La giornata prenderà in esame le diverse attività del Laboratorio QC connesse alle analisi e alla loro registrazione evidenziando per ognuna di esse gli aspetti di maggiore criticità da considerare durante le visite ispettive, anche attraverso l’analisi delle osservazioni fatte da parte di FDA e Autorità EU.

Le raccomandazioni, i consigli pratici e gli esempi concreti fanno di questo incontro un momento di formazione irrinunciabile e stimolante che fornirà ai partecipanti tutti gli strumenti indispensabili per condurre un audit accurato o per prepararsi ad una ispezione.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Obiettivi

  • Prepararsi a svolgere una verifica ispettiva che metta in evidenza carenze e punti di forza del Laboratorio QC
  • Affrontare le ispezioni con la giusta consapevolezza
  • Migliorare le attività e i processi del Laboratorio QC grazie agli esempi di osservazioni delle Autorità

Principali argomenti in agenda

  • A spasso nel Laboratorio con l’ispettore
  • Gestione del Laboratorio:
    • Campioni
    • Reagenti, soluzioni, standard di riferimento
    • Strumentazione
  • Addestramento e formazione degli analisti
  • La documentazione GMP nel Laboratorio QC
    • Organizzazione e conservazione
    • Documentazione GMP delle analisi
    • Data Integrity e documentazione in formato elettronico (21CFR11)           
  • Change Control nel Laboratorio QC
  • Gestione di deviazioni e OOS
  • Raccomandazioni e best practice per affrontare e svolgere ispezioni e audit

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

Progettazione e revisione del Batch Record

Attenzione: il webinar è stato posticipato al 29 giugno

A chi si rivolge

Il corso è stato sviluppato per il personale di produzione, QA e Controllo Qualità coinvolto nella stesura, compilazione e verifica del Batch Record. Risulterà interessante anche a supervisori e responsabili che desiderano approfondire i ruoli coinvolti nella completa gestione di questo documento di produzione.

Programma

Il Batch Record è lo strumento fondamentale per la produzione e il documento da cui spesso gli ispettori partono per verificare l’effettiva compliance di un processo ai dossier di registrazione e alle GMP.

Negli ultimi anni l’attenzione crescente delle Autorità ha dimostrano l’importanza di avere modalità di revisione del BR sempre più approfondite e di investire risorse e tempo affinchè questo documento sia redatto con cura da persone consapevoli del suo valore.

La docente fornirà raccomandazioni che possano suggerire ai partecipanti valide soluzioni per incrementare l’efficienza e la capacità del processo di revisione documentale.

Incoraggiamo i partecipanti a suggerire problematiche e spunti di discussione per favorire il dibattito e il confronto.  

Obiettivi

  • Discutere le modalità di creazione e verifica di un documento “vivo” indispensabile per garantire la qualità del prodotto.
  • Accrescere la consapevolezza del valore/utilizzo del Batch Record.
  • Apprendere come svolgere al meglio un’accurata revisione del Batch Record e incrementare l’efficienza del processo di revisione documentale.

Principali argomenti in agenda

  • Raccomandazioni per la preparazione del Master Batch Record
  • Gestire correttamente il Batch Record
  • Deviazioni, anomalie e segnalazioni: quali le differenze e come gestirle
  • Best Practice per la corretta compilazione del Batch Record
  • Verifica del Batch Record
  • Discussione delle problematiche.

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

micro

Audit al Laboratorio QC microbiologico

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% sul secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il seminario si rivolge agli operatori e ai responsabili del Laboratorio Controllo Qualità microbiologico che si occupano di eseguire e supervisionare le attività di analisi garantendo la qualità dei risultati. Il corso sarà interessante anche per il personale di QA chiamato a eseguire gli audit e valutarne i risultati.

Programma

Considerata la molteplicità degli aspetti che rientrano nelle attività di un laboratorio microbiologico, il bagaglio di conoscenze richieste all’auditor è particolarmente ampio e deve comprendere sia conoscenze tecniche specifiche sia competenze regolatorie.

La giornata prenderà in esame gli aspetti e le attività più rilevanti della gestione del Laboratorio CQ microbiologico, dei monitoraggi ambientali e delle WFI ponendo in evidenza gli aspetti di maggiore criticità da considerare durante le visite ispettive.

Le raccomandazioni e i consigli pratici che il docente fornirà rendono questo incontro un momento di formazione irrinunciabile e stimolante che fornirà ai partecipanti tutti gli strumenti indispensabili per condurre un audit accurato o per prepararsi efficacemente ad una ispezione.

Obiettivi

  • Svolgere una verifica che metta in evidenza carenze e punti di forza
  • Affrontare le ispezioni con la giusta consapevolezza
  • Familiarizzare con il processo ispettivo per garantire la qualità e la compliance alle normative anche nel Lab QC micro

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Principali argomenti in agenda

  • Requisiti GMP e aggiornamenti normativi
  • A spasso nel lab con l’ispettore:
    – ricevimento e gestione dei campioni del personale
    – i locali e le strutture del laboratorio CQ di Microbiologia
    – le attrezzature ed gli strumenti
    – gestione dei ceppi nutritivi e batterici
    – gestione disinfettanti e sanitizzanti
  • I piani di monitoraggio ambientali e delle acque
  • La documentazione GMP del laboratorio
    – Organizzazione e conservazione
    – Documentazione GMP delle analisi
  • Change Control nel laboratorio CQ
  • Gestione di deviazioni e OOS

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

Convalida

Le GMP per l’Ufficio Acquisti

A chi si rivolge

Il corso si rivolge al personale di aziende farmaceutiche, API, cosmetiche e di Medical Device addetto alle attività di gestione dei fornitori e alla documentazione propria dell’Ufficio Acquisti.

Programma

Il personale dell’Ufficio Acquisti, essendo parte direttamente coinvolto nel processo di gestione ordini e approvvigionamento di materiali e prodotti, svolge un ruolo chiave per rispettare i piani di produttività stabiliti e migliorare la performance produttiva.  

L’Ufficio Acquisti ricopre inoltre un ruolo di interfaccia diretta dell’azienda con i fornitori ponendosi come garante del rispetto delle modalità, dei tempi, dei costi e della qualità dei materiali.

Il corso permetterà di comprendere l’importanza strategica della funzione e di approfondire le Best Practice nell’ambito di tutte le attività svolte nel perimetro dell’Ufficio Acquisti o ad esso collegate.

Alla fine del corso sarai in grado di:

  • Comprendere l’importanza strategica dell’Ufficio Acquisti.
  • Approfondire le Best Practice di attuazione delle “current” GMP nell’ambito di tutte le attività svolte nell’Ufficio Acquisti o ad esso collegate.
  • Condividere raccomandazioni per la scelta, gestione e qualifica dei fornitori e per la corretta gestione dei reclami.

Parleremo di:

  • Introduzione alle GMP
  • Requisiti GMP applicabili all’Ufficio Acquisti
  • Good Practice per l’Ufficio Acquisti:
    – scelta e qualifica fornitori
    – analisi ridotte
    – gestire correttamente le deviazioni
    – gestione dei reclami
    – gestione dei cambi
  • La documentazione GMP per l’Ufficio Acquisti
  • Best Practice di documentazione
  • Domande e discussione delle principali problematiche sollevate dai partecipanti
  • Questionario di verifica e di valutazione del corso

Deviazioni e OOS nel Lab QC micro: best practice

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% sul secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il corso si rivolge alle figure del QA, ai responsabili e operatori del laboratorio QC microbiologico che vogliono approfondire le problematiche legate alla gestione delle deviazioni microbiologiche
e come affrontarle in modo pratico ed efficace.

Programma

Purtroppo la gestione imprecisa e le carenze delle indagini di risultati fuori specifica continuano ad essere un argomento critico e di verifica durante le ispezioni.
L’incontro servirà a fare il punto sulle best practice che consentono una gestione pratica delle deviazioni tipiche del laboratorio microbiologico.

I partecipanti potranno confrontarsi con il moderatore sui principali strumenti per condurre indagini idonee e costruire un piano di CAPA adeguato.
Non mancheranno discussioni ed esercitazioni per approfondire i casi tipici o le problematiche che i partecipanti vorranno suggerire.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Alla fine del corso sarai in grado di:

  • Ottimizzare la tua procedura interna di gestione deviazioni e OOS.
  • Realizzare un processo di indagine robusto per prevenire il ripetersi di risultati fuori specifica.

Principali argomenti in agenda

  • Definizioni e richiami normativi
  • Registrazione delle deviazioni
  • Gestione degli OOS più comuni secondo le “current GMP”:
    • fallimento test sterilità
    • monitoraggio ambientale fuori limite
    • analisi acque non conforme
  • Il processo di indagine:
    • metodi di indagine più comuni
    • falsi positivi e falsi negativi
    • valutazione impatto su lotto specifico o lotti correlati
  • Documenti GMP: deviation report, indagine
  • Costruire un corretto programma di CAPA
  • Problematiche sollevate dai partecipanti

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.