La documentazione di produzione: SOP, Batch Record e Logbook

A chi si rivolge

Il corso è stato sviluppato per il personale coinvolto nella stesura, compilazione e verifica della documentazione di produzione: operatori e responsabili di produzione, QA e QC.

Programma

Lo sviluppo di un efficace Sistema di Gestione della Qualità si basa sulla capacità di sviluppare una documentazione snella, incisiva, che sia un reale riferimento per il personale.

Il corso sarà l’occasione in cui condividere e discutere le best practice per sviluppare Procedure Operative Standard (SOP) e Master Batch Record (MBR) chiari e strutturati in modo da agevolarne la lettura e la consultazione da parte degli utilizzatori finali.

Attraverso numerosi esempi ed esercitazioni, la docente suggerirà ai partecipanti le migliori strategie per snellire, senza rinunciare all’accuratezza, il processo di revisione del BR, e ridurre quindi i tempi di rilascio del lotto.

Obiettivi

  • Implementare l’efficacia delle SOP aziendali.
  • Sviluppare ed approfondite modalità di creazione e verifica di un BR “vivo” indispensabile per garantire la qualità del prodotto.
  • Apprendere come svolgere al meglio un’accurata revisione del BR e delle registrazioni di produzione.

Principali argomenti in agenda:

  • I requisiti GMP US e EU della documentazione
  • Come preparare documenti GMP in linea con le aspettative delle autorità e utili per l’azienda:
    • Le SOP di Produzione
    • Il Batch Record
    • Il Logbook degli strumenti
    • Altri documenti
  • La compilazione della documentazione
  • Deviazioni, anomalie e segnalazioni:
    • quali le differenze
    • come gestirle
  • Gestire correttamente la documentazione GMP
  • Ottimizzare la verifica del BR
  • Discussione

Approvare documenti GxP da remoto è possibile con qualche accorgimento

A causa della pandemia di COVID-19, molte aziende hanno incentivato il lavoro da remoto. Tuttavia i maggiori problemi che si riscontrano sono quelli relativi alla firma e all’approvazione della documentazione GxP.

MHRA ha quindi pubblicato una linea guida che prende in considerazione cosa fare per approvare i documenti anche in smart working.

L’agenzia suggerisce alle aziende che dispongono già di sistemi elettronici convalidati che supportano le firme elettroniche in remoto di continuare ad utilizzarli per l’approvazione documentale.

Nonostante possano essere condivisi con chi lavora da remoto, spesso per i documenti tradizionalmente stampati su carta – quali protocolli di convalida, risk assessment, technical report, SOP o richieste di change – mancano sistemi formali che descrivano il processo di revisione e approvazione fuori dal sito.

Principi per approvare i documenti da remoto

La soluzione a questo problema dipende dalle aziende, dal tipo di documenti, dagli strumenti disponibili (stampanti, scanner, software) e dalle persone che devono approvare i documenti.

Indipendentemente dal sistema o dal processo utilizzato, è necessario che:

  • I controlli siano proporzionati al rischio e considerino il tipo di documento e i metodi usati per distribuirlo e approvarlo.
  • La firma da remoto sia equivalente alla firma manoscritta del firmatario.
  • Il metodo per la distribuzione e l’approvazione dei documenti minimizzi il rischio di errore dovuto a fraintendimenti su cosa vada rivisto/approvato.

Ad esempio:

  • il documento firmato deve riportare il nome e il numero del documento/la versione in modo che sia chiaro qual è il documento approvato;
  • se la persona non ha a disposizione uno scanner, la scansione può essere sostituita da una fotografia a patto che il documento sia chiaramente leggibile;
  • non è accettabile incollare l’immagine della firma su un documento perchè si perdono l’attribuibilità e la compliance ai requisiti GxP; bisogna invece che il documento sia stampato, firmato e scansionato;
  • approvare un documento/processo per email è appropriato solo per processi a basso rischio (ad esempio l’approvazione della revisione di una SOP) ma non per firme su documenti che impattano la qualità del prodotto;
  • in caso di documenti in cartelle condivise è necessario che ci siano controlli per evitare modifiche ai documenti e garantire la disponibilità dell’ultima versione di un file.

Approvare i documenti da remoto: i rischi

Nella valutazione dei rischi legati all’approvazione di documenti GxP da remoto, bisogna considerare:

  • l’attribuibilità della firma ad un individuo
  • i requisiti legislativi e le linee guida GxP sulla firma
  • la criticità della firma (ad esempio la firma della QP per il rilascio di un lotto è più critica della firma per l’approvazione di un piano di training)
  • la sicurezza della firma elettronica
  • la registrazione dell’azione di firma in modo che il documento non possa essere alterato senza invalidare la firma stessa
  • la disponibilità di tutti i dati associati alla firma.

Fonti

Potrebbe interessarti anche:

Pubblicato in bozza il nuovo Annex 21 sull’importazione dei medicinali

Il 20 marzo è stato pubblicato in bozza il un nuovo Annex 21 delle EU-GMP intitolato “Importazione di medicinali“.

Il “Concept Paper” era già stato pubblicato da EMA a maggio 2015 (EMA / 238299/2015) e la fase di consultazione si era conclusa nell’agosto dello stesso anno.
La prima bozza dell’Annex è stata pubblicata nel 2016 e da allora non era stata rilasciata più alcuna revisione.

L’Annex 21 si rivolge ai titolari di autorizzazioni di produzione e importazione che importano medicinali per uso umano o veterinario da Paesi Terzi.
Il documento non copre i prodotti che non dispongono di un’autorizzazione all’immissione in commercio nell’UE/SEE e che sono riesportati direttamente.

Il documento disciplina:

  • Trasferimento fisico da un Paese Terzo all’UE
  • Certificazione della QP
  • Requisiti per attrezzature e strutture
  • Documentazione richiesta
  • Requisiti GMP per produttori ed esportatori in Paesi Terzi
  • Qualifiche e audit di responsabilità di aziende importatrici e QP
  • Test sui prodotti importati
  • Contratti tra aziende e persone coinvolte nell’importazione

La fase di consultazione si concluderà il 20 giugno 2020. Non è ancora stata definita una dead line per l’entrata in vigore.


Fonte

EU GMP Annex 21 (draft 2020)

Preparazione ispezioni FDA-AIFA

Le responsabilità GMP del titolare AIC (parte 1)

Dopo lunghe discussioni, l’EMA ha pubblicato un Reflection Paper sulle GMP e i titolari AIC (EMA/457570/2019).

Ne abbiamo parlato la scorsa settimana in questo articolo

Nel capitolo 5 del Reflection Paper viene delineato ogni requisito GMP applicabile ai titolari AIC, seguito dal testo delle GMP e dalla relativa spiegazione dell’applicazione pratica del requisito.

Vediamo nel dettaglio le responsabilità dei titolari AIC.

Delega delle attività

Non vi sono disposizioni all’interno delle GMP riguardanti la delega di responsabilità da parte di un titolare AIC ad altre parti.
Tuttavia, compiti e attività possono essere delegati. Tale delega deve essere documentata e concordata tra le parti interessate attraverso un technical agreement.

Il capitolo 1 delle GMP richiede, in caso di produzione in outsourcing, un technical agreement tra titolare AIC e produttore che descriva le responsabilità di ciascuno (GMP, Parte I §1.1).

In termini generali, è responsabilità del titolare AIC garantire che la persona o l’azienda delegata possieda la competenza, le informazioni e le conoscenze richieste a svolgere con successo le attività esternalizzate (GMP Part I, §7.5, §7.6).

“any activity that is outsourced should be appropriately defined, agreed and controlled in order to avoid misunderstandings which could result in a product or operation of unsatisfactory quality.”

GMP Part I, Chapter 7

Nel caso in cui un’attività esternalizzata influisca potenzialmente sulla conformità con la Marketing Authorization, dovrebbero esserci controlli che garantiscano il rispetto dei requisiti.

“All arrangements for the outsourced activities including any proposed changes in technical or other arrangements should be in accordance with regulations in force, and the Marketing Authorisation for the product concerned, where applicable.”

GMP Part I, §7.2)

Conservazione della documentazione

Ci sono alcuni requisiti di conservazione dei documenti indicati nelle GMP che sono importanti dal punto di vista del titolare AIC. Nonostante l’attività di conservazione della documentazione possa essere esternalizzata, il titolare AIC rimane il responsabile ultimo di questa attività.

Il capitolo 4 delle GMP fornisce diverse indicazioni riguardo la conservazione dei documenti e afferma che “the retention period will depend on the business activity which the documentation supports. Critical documentation, including raw data which supports information in the Marketing Authorisation should be retained whilst the authorisation remains in force.” ( GMP, Parte I §4.2)

E’ di fondamentale importanza che il titolare AIC sia soddisfatto delle politiche di conservazione della documentazione in atto presso il fornitore/produttore. Questo argomento deve essere parte del technical agreement.

QP declaration per la compliance GMP del produttore di API

L’articolo 8.3(ha) della direttiva 2001/83/CE impone al richiedente l’obbligo giuridico di fornire informazioni nella domanda di autorizzazione in merito allo stato di conformità GMP del fabbricante di sostanze attive e, a tal proposito, si fa riferimento agli audit al produttore.

“A written confirmation [QP Declaration] that the manufacturer of the medicinal product has verified compliance of the manufacturer of the active substance, with [the] principles and guidelines of good manufacturing practice by conducting audits, in accordance with point (f) of Article 46.”

La QP declaration deve fare riferimento alla data dell’audit e deve confermare la compliance GMP del produttore. Il richiedente ha dunque la responsabilità di confermare lo svolgimento dell’audit e il suo esito positivo. Tale responsabilità continua nella fase post-autorizzazione.

“Audits of each site for GMP compliance should be undertaken at regular intervals, normally within three years. Justification should be provided if the date since the last audit exceeds this period.”

Guidance for the template for the qualified person’s declaration concerning GMP compliance of active substance manufacture (2014)

La comunicazione con i siti produttivi

Come già sottolineato sopra, il capitolo introduttivo delle GMP conferma la necessità di requisiti per la sicurezza, la qualità e l’efficacia del prodotto. Questo implica la cooperazione tra il titolare AIC e il produttore e la necessità di un sistema di comunicazione a due vie.
Questo non solo in relazione a ciò che è registrato nell’autorizzazione, ma anche per quanto riguarda il PQR, le informazioni sugli impegni normativi, e le proposte di modifiche che possono riguardare i moduli 1, 2 e 3 dell’autorizzazione.

“…for the manufacturer to be able to comply with those principles and guidelines, cooperation between the manufacturer and the marketing authorisation holder, when they are different legal entities, is necessary.

Directive 2017/1572, Preamble Point 4

La documentazione del processo di comunicazione dipende dalla relazione tra le varie entità e dalla complessità degli accordi in essere.
La complessità della supply chain è particolarmente importante da considerare nel determinare quali processi di comunicazione mettere in atto.

Nei casi in cui il titolare AIC e il produttore facciano parte dello stesso gruppo societario, è sufficiente documentare il processo di comunicazione utilizzando SOP approvate dalle parti. Negli altri casi è necessario un technical agreement.

La comunicazione con le Autorità

In relazione alle variazioni all’autorizzazione relative alla produzione, il titolare AIC, secondo la direttiva 2001/83/CE, deve fornire all’Autorità competente informazioni sulle modifiche relative alle informazioni presentate nel fascicolo.
La direttiva afferma che “The marketing authorisation holder shall forthwith provide the national competent authority with any new information which might entail the amendment of the particulars or documents…”

E’ inoltre necessaria una robusta e tempestiva comunicazione sulla fornitura e sulla disponibilità dei prodotti.

Un’altra area in cui la comunicazione efficace è fondamentale è l’avanzamento scientifico. L’articolo 23 della Direttiva 2001/83/EC afferma che “after an authorisation has been issued, the authorisation holder must, in respect of the methods of manufacture and control provided for in the application, take account of scientific and technical progress and introduce any changes that may be required to enable the medicinal product to be manufactured and checked by means of generally accepted scientific methods.


La prossima settimana approfondiremo le altre responsabilità dei titolari AIC presentate nel reflection paper.


Fonte

Reflection paper on Good Manufacturing Practice and Marketing Authorisation Holders

GMP per la produzione di Gas Medicinale – CONFERMATO

A chi si rivolge

Il corso è dedicato al personale che si occupa della produzione di gas medicali e desidera approfondire le buone norme di fabbricazione dedicate al settore: QA, QC, operatori, personale di reparto…

Programma

La produzione di gas medicinali è regolata dall’Annex 6 delle EU GMP e non è esente da criticità.

Il processo produttivo richiede particolare attenzione soprattutto per quanto riguarda le attività di controllo e manutenzione dei contenitori/bombole.

Il corso vuole essere l’occasione per confrontarsi con i colleghi e i docenti sui requisiti richiesti alle aziende di gas medicinali e sulle best practice per raggiungere la compliance e affrontare le ispezioni delle Autorità.

Uno dei docenti, esperto tecnico di decennale esperienza, illustrerà inoltre i principi fondamentali per la convalida del processo di riempimento delle bombole.

Obiettivo

  • Approfondire le GMP dedicate alla produzione di gas medicinale.
  • Identificare le best practice per l’applicazione delle GMP nei diversi settori dell’azienda di gas medicinali.

Principali argomenti in agenda

  • Introduzione e riferimenti normativi
  • Le GMP applicabili: parte I e II, Annex 6, Linee Guida
  • Il processo produttivo e la ripartizione
  • I requisiti per gli impianti di produzione
  • La qualifica degli impianti
  • I rischi associati
  • Problematiche ricorrenti nell’applicazione delle GMP

La convalida dei metodi analitici – CONFERMATO

A chi si rivolge

Il corso è dedicato al personale e ai responsabili di laboratorio QC, al QA e a quanti desiderano approfondire la convalida dei metodi analitici chimici.

Programma

Il corso si pone l’obiettivo di fornire indicazioni e raccomandazioni pratiche/applicative indispensabili per comprendere quando e perché convalidare i metodi analitici (nuovi o di farmacopea) e per decidere consapevolmente l’estensione della convalida.

Saranno discussi tutti i punti fondamentali del processo di convalida e verranno sottolineati i punti più critici sui quali intervenire per ottimizzare risorse, costi e tempi senza rinunciare ad un risultato robusto e in compliance con le GMP.

Attraverso numerosi esempi e discussioni, il corso sarà reso il più concreto possibile e saranno fornite utili raccomandazioni per realizzare al meglio la convalida di un metodo analitico.

Obiettivi

  • Comprendere il quadro normativo e lo stato dell’arte per la convalida dei metodi analitici e capire quando convalidare.
  • Affrontare al meglio la convalida del metodo per assicurare dati accurati e precisi.
  • Impostare in modo efficace la convalida dei metodi analitici nuovi o di farmacopea.

Principali argomenti in agenda

  • Concetti generali
  • Riferimenti normativi
  • Quando convalidare un metodo
  • Parametri di convalida:
    • Specificità
    • Linearità
    • Range
    • Limite di rilevabilità (LOD) e di quantificazione (LOQ)
    • Accuratezza
    • Precisione, Ripetibilità, Riproducibilità
    • Robustezza
  • Documentazione di convalida
  • I metodi di farmacopea
  • Domande e discussione delle problematiche sollevate dai partecipanti