Approvare documenti GxP da remoto è possibile con qualche accorgimento

A causa della pandemia di COVID-19, molte aziende hanno incentivato il lavoro da remoto. Tuttavia i maggiori problemi che si riscontrano sono quelli relativi alla firma e all’approvazione della documentazione GxP.

MHRA ha quindi pubblicato una linea guida che prende in considerazione cosa fare per approvare i documenti anche in smart working.

L’agenzia suggerisce alle aziende che dispongono già di sistemi elettronici convalidati che supportano le firme elettroniche in remoto di continuare ad utilizzarli per l’approvazione documentale.

Nonostante possano essere condivisi con chi lavora da remoto, spesso per i documenti tradizionalmente stampati su carta – quali protocolli di convalida, risk assessment, technical report, SOP o richieste di change – mancano sistemi formali che descrivano il processo di revisione e approvazione fuori dal sito.

Principi per approvare i documenti da remoto

La soluzione a questo problema dipende dalle aziende, dal tipo di documenti, dagli strumenti disponibili (stampanti, scanner, software) e dalle persone che devono approvare i documenti.

Indipendentemente dal sistema o dal processo utilizzato, è necessario che:

  • I controlli siano proporzionati al rischio e considerino il tipo di documento e i metodi usati per distribuirlo e approvarlo.
  • La firma da remoto sia equivalente alla firma manoscritta del firmatario.
  • Il metodo per la distribuzione e l’approvazione dei documenti minimizzi il rischio di errore dovuto a fraintendimenti su cosa vada rivisto/approvato.

Ad esempio:

  • il documento firmato deve riportare il nome e il numero del documento/la versione in modo che sia chiaro qual è il documento approvato;
  • se la persona non ha a disposizione uno scanner, la scansione può essere sostituita da una fotografia a patto che il documento sia chiaramente leggibile;
  • non è accettabile incollare l’immagine della firma su un documento perchè si perdono l’attribuibilità e la compliance ai requisiti GxP; bisogna invece che il documento sia stampato, firmato e scansionato;
  • approvare un documento/processo per email è appropriato solo per processi a basso rischio (ad esempio l’approvazione della revisione di una SOP) ma non per firme su documenti che impattano la qualità del prodotto;
  • in caso di documenti in cartelle condivise è necessario che ci siano controlli per evitare modifiche ai documenti e garantire la disponibilità dell’ultima versione di un file.

Approvare i documenti da remoto: i rischi

Nella valutazione dei rischi legati all’approvazione di documenti GxP da remoto, bisogna considerare:

  • l’attribuibilità della firma ad un individuo
  • i requisiti legislativi e le linee guida GxP sulla firma
  • la criticità della firma (ad esempio la firma della QP per il rilascio di un lotto è più critica della firma per l’approvazione di un piano di training)
  • la sicurezza della firma elettronica
  • la registrazione dell’azione di firma in modo che il documento non possa essere alterato senza invalidare la firma stessa
  • la disponibilità di tutti i dati associati alla firma.

Fonti

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Progettazione e revisione del Batch Record

Attenzione: il webinar è stato posticipato al 29 giugno

A chi si rivolge

Il corso è stato sviluppato per il personale di produzione, QA e Controllo Qualità coinvolto nella stesura, compilazione e verifica del Batch Record. Risulterà interessante anche a supervisori e responsabili che desiderano approfondire i ruoli coinvolti nella completa gestione di questo documento di produzione.

Programma

Il Batch Record è lo strumento fondamentale per la produzione e il documento da cui spesso gli ispettori partono per verificare l’effettiva compliance di un processo ai dossier di registrazione e alle GMP.

Negli ultimi anni l’attenzione crescente delle Autorità ha dimostrano l’importanza di avere modalità di revisione del BR sempre più approfondite e di investire risorse e tempo affinchè questo documento sia redatto con cura da persone consapevoli del suo valore.

La docente fornirà raccomandazioni che possano suggerire ai partecipanti valide soluzioni per incrementare l’efficienza e la capacità del processo di revisione documentale.

Incoraggiamo i partecipanti a suggerire problematiche e spunti di discussione per favorire il dibattito e il confronto.  

Obiettivi

  • Discutere le modalità di creazione e verifica di un documento “vivo” indispensabile per garantire la qualità del prodotto.
  • Accrescere la consapevolezza del valore/utilizzo del Batch Record.
  • Apprendere come svolgere al meglio un’accurata revisione del Batch Record e incrementare l’efficienza del processo di revisione documentale.

Principali argomenti in agenda

  • Raccomandazioni per la preparazione del Master Batch Record
  • Gestire correttamente il Batch Record
  • Deviazioni, anomalie e segnalazioni: quali le differenze e come gestirle
  • Best Practice per la corretta compilazione del Batch Record
  • Verifica del Batch Record
  • Discussione delle problematiche.

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

documenti

Scrivere SOP e istruzioni snelle ed efficaci

A chi si rivolge

Il webinar si rivolge a tutte le funzioni che in azienda sono coinvolte nella redazione, nella verifica o nella gestione di procedure o documenti utilizzati in ambito GMP: operatori e responsabili QA, responsabili di reparto, operatori e responsabili CQ.

Programma

Lo sviluppo di un efficace Sistema di Gestione della Qualità si basa sulla capacità di sviluppare una documentazione snella e incisiva, che sia un reale riferimento per chi opera in azienda.

L’incontro è stato progettato per fornire ai partecipanti fondamentali informazioni per la stesura di Procedure Operative Standard chiare e strutturate in modo da agevolarne la lettura e la consultazione da parte degli utilizzatori finali.
Attraverso numerosi esempi ed esercitazioni, la docente aiuterà i partecipanti a sviluppare un attento spirito critico e condividerà concrete raccomandazioni sul linguaggio da utilizzare e il livello di dettaglio consigliato.

Incoraggiamo i partecipanti a suggerire spunti concreti di discussione e confronto tratti dalla loro attività.  

Obiettivi

  • Creare una documentazione snella, incisiva, di reale utilità.
  • Apprendere come creare procedure chiare, strutturate, facili da leggere e consultare.
  • Ottimizzare i documenti presenti in azienda grazie ai suggerimenti forniti.

Parleremo di:

  • Requisiti GMP e aspettative delle autorità
  • Architettura del sistema documentale GMP
  • La corretta gestione di una SOP:
    – Creazione/stesura: la struttura e il formato, definire lo scopo
    – Verifica
    – Approvazione
    – Distribuzione
    – Archiviazione
    – Change Control
    – Aggiornamento
  • ESERCITAZIONI
  • Raccomandazioni ed esempi
  • Domande e discussione


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