Nuovo manuale Europeo sulla qualifica e la classificazione dei dispositivi e degli IVD borderline

La Commissione Europea ha pubblicato la nuova versione del manuale sulla qualifica e la classificazione dei dispositivi medici e IVD borderline.

Determinare se un prodotto rientra nella definizione di dispositivo medico e l’applicazione delle regole di classificazione è di competenza delle Autorità degli Stati membri mentre l’applicazione delle regole di classificazione è competenza delle Autorità degli Stati membri in cui il prodotto commercializzato.

Una volta che il prodotto è qualificato come dispositivo medico, viene assegnata una certa classe di rischio (I, IIa, IIb, III). Per i prodotti qualificati come IVD, le classi di rischio sono A, B, C e D. Gli aspetti riguardanti la classificazione dei dispositivi medici sono regolati dall’articolo 51 dell’MDR e dall’Annex VIII e dall’articolo 47 e dall’Annex VIII per gli IVD.
In questo manuale, i casi di classificazione sono quelli per i quali le Autorità degli Stati Membri hanno identificato una difficoltà nell’applicazione delle regole di classificazione.

Il manuale deve essere letto insieme ad altri documenti quali:

  • MDCG 2022-5 Guidance on borderline between medical devices and medicinal products under Regulation (EU) 2017/745 on medical devices
  • MDCG 2019-11 Qualification and classification of software – Regulation (EU) 2017/745 and Regulation (EU) 2017/746.
  • MDCG 2021-24 Guidance on classification of medical devices
  • MDCG 2020-16 Guidance on classification rules for in vitro diagnostic medical devices under Regulation (EU) 2017/746.

Novità del nuovo manuale

  • Nuovi esempi di prodotti borderline dispositivi medici-IVD; dispositivi medici-biocidi; dispositivi medici-DPI; dispositivi medici-alimenti; dispositivi medici-prodotti cosmetici;
  • Considerazioni sui prodotti per le terapie avanzate (ATMPs);
  • Riferimenti a casi rilevanti;
  • Inclusione di dispositivi e prodotti legati al COVID-19 (borderline medical device, IVD, biocidi e PPE).

Stop agli aggiornamenti su MDD, IVDD, AIMDD

Il Gruppo di coordinamento dei dispositivi medici (MDCG) della Commissione Europea prevede aggiornamenti regolari del nuovo Manuale.

Le informazioni relative alle precedenti Direttive sui Dispositivi Medici (MDD), sui Dispositivi Medici Diagnostici in Vitro (IVDD) e sui Dispositivi Medici Impiantabili Attivi (AIMDD) rimarranno disponibili a scopo di riferimento fino a quando i dispositivi con marcatura CE rilasciata in base alle Direttive rimarranno sul mercato europeo.

Le informazioni sui borderline e sulla classificazione relative alle Direttive non saranno più aggiornate nel nuovo manuale dopo l’entrata in vigore della MDR e della IVDR.


Fonte:

Manual on borderline and classification for medical devices under Regulation (EU) 2017/745 on medical devices and Regulation (EU) 2017/746 on in vitro diagnostic medical devices. Version 1 – September 2022

Nuovo aggiornamento APIC del documento ICH Q7 “How to do”

L’ultima versione (versione 16) del documento “How to do” – Interpretation of ICH Q7 Guide and “Review form” for active pharmaceutical ingredients è stata finalizzata nel luglio 2022 e pubblicata sul nuovo sito web dell’APIC (Active Pharmaceutical Ingredients Committee) alla fine di ottobre. Il documento ha lo scopo di facilitare l’implementazione della linea guida ICH Q7 e fornisce raccomandazioni su come interpretarla.

In questa nuova versione, la task force responsabile del Gruppo Qualità APIC ha apportato modifiche formali nonché aggiunte e aggiornamenti nei capitoli (1) Introduzione, (6) Documentazione e record, (10) Stoccaggio e distribuzione e (12) Convalida.

Capitolo 1 – Introduzione

Nel capitolo (1), solo il primo paragrafo del sottotitolo “Scopo del documento“, che fa parte del paragrafo 1.1 “Obiettivi“, è stato modificato per quanto riguarda le linee guida considerate durante la preparazione del nuovo documento “How to do”.

Capitolo 6 – Documentazione e record

Il capitolo (6) “Documentazione e record” è stato profondamente rivisto e contiene molti aggiustamenti e innovazioni oltre a modifiche formali. Ad esempio, nel primo paragrafo 6.1 “Sistema di documentazione e specifiche” l’acronimo ALCOA è stato sostituito da ALCOA+ e si è prestata maggiore attenzione alla documentazione elettronica e ai sistemi di documentazione ibridi.

Nel paragrafo 6.14 è stato aggiunto il sottotitolo “Sistemi elettronici” e i paragrafi 6.15, 6.16 e 6.17 sono stati quasi completamente riformulati. Anche i seguenti paragrafi sono stati aggiornati e rivisti:

  • 6.2 “Record di pulizia e uso delle apparecchiature“,
  • 6.3 “Record delle materie prime, degli intermedi, dell’etichettatura degli API e dei materiali di confezionamento“,
  • 6.4 “Master Production Instructions“,
  • 6.5 “Batch Production Records“,
  • 6.6 “Laboratory Control Records
  • 6.7 “Batch Production Record Review“.

Capitolo 10 – Stoccaggio e distribuzione

Il capitolo (10) “Stoccaggio e distribuzione” presenta nella versione attuale, oltre a modifiche formali, un adeguamento nel secondo paragrafo della sezione 10.11. Tutti gli altri passaggi di questo capitolo sono rimasti invariati.

Capitolo 12 – Convalida

Oltre a numerosi adeguamenti formali, questo capitolo è stato fondamentalmente aggiornato e riformulato.

Nel primo paragrafo 12.1 “Politica di convalida“, la sezione 12.11 “Parametri/attributi critici – Considerazioni generali” è stata ampliata per includere il termine Attributo critico di qualità (CQA) e il suo significato è stato descritto in dettaglio.
Allo stesso modo, nel paragrafo 12.3 “Qualifica” è stato aggiunto il termine ingegneria e nel paragrafo 12.8 “Convalida dei metodi analitici” è stata aggiunta la frase “Il livello di convalida richiesto per i controlli in-process deve essere valutato in base all’influenza sulla qualità finale dell’API“.


Fonte

“How to do” Document – Interpretation of the ICH Q7 Guide (July 2022)

Digitalizzazione del laboratorio bottom-up

Questo approfondimento è tratto dall’intervento di Pier Luigi Agazzi, CSV Consultant & Partner di Adeodata, svolto durante il QC Pharma Day 2022.

Attualmente, molti dei laboratori QC farmaceutici e chimico-farmaceutici possiedono un LIMS o sistemi automatizzati di gestione dei dati, tuttavia le registrazioni cartacee rappresentano ancora la normalità. Si parte da un master, ma poi moduli, checklist, logbook e registri vengono stampati per raccogliere le firme di approvazione e revisione.

Rispetto agli USA, al Regno Unito e perfino alla Cina, l’Italia è ancora indietro nella digitalizzazione dei laboratori. Effettivamente se consideriamo la mole di carta che viene prodotta ogni giorno da un laboratorio QC è evidente come la strada sia ancora lunga.

Perchè la digitalizzazione non è più differibile? Perchè è richiesta dalle ultime linee guida e quindi, ormai, è un’aspettativa degli ispettori.

Nella linea guida PIC/S 041 del 2021 “Good Practices for data management and integrity in regulated GMP/GDP environments” si supporta l’utilizzo di sistemi automatici (o con minimo intervento umano) convalidati al fine di ridurre i rischi di data integrity, nonché le attività di revisione. L’elettronico ha superato la carta nelle aspettative degli ispettori.

§5.5.5 … «A fully automated and validated process together with a configuration that does not allow human intervention, or reduces human intervention to a minimum, is preferable as this design lowers the data integrity risk.»​

PIC/S 041- 2021

La richiesta di utilizzare l’approvazione delle analisi in elettronico (in particolare per gli HPLC) compare sempre più frequentemente nelle osservazioni ispettive.

Per digitalizzare ci sono tanti modi, ma non è facile, considerata la complessità del laboratorio. In un laboratorio ci sono infatti diversi processi (controllo qualità, stabilità, monitoraggio ambientale, gestione degli strumenti…) e ciascun processo è supportato da vari sistemi (LIMS, ELN, QMS…).

Digitalizzazione classica

L’approccio alla digitalizzazione classico, dall’alto al basso (top-down), prevede i seguenti step:

  • Standardizzazione delle piattaforme per HPLC / GC (ed eventuale SDMS – Scientific Data Management System​)​
  • Adozione del LIMS ​
    • Elenco analisi e criteri di accettazione per ogni prodotto​
    • Gestione analisi per ogni lotto​
  • Estensione del LIMS ad analisi di stabilità e monitoraggio ambientale​
    • Gestione scadenziario​
    • Anagrafica dei punti di campionamento, locali, persone, …
  • Aggiunta di ELN (Electronic Laboratory Notebook​) per sostituire il quaderno di laboratorio o i fogli analitici ​
  • Aggiunta di LES (Laboratory Execution System) per gestione reagenti, standard, strumenti​
  • Integrazione con gli strumenti​ per evitare trascrizioni. Questo  è sempre stato l’ultimo step.

Sebbene questo sia l’approccio classico, siamo ancora lontani dalla digitalizzazione.

Con questo approccio si convalida il processo secondo il ciclo di vita standard dei sistemi:

  • Analisi delle funzionalità richieste​
  • Redazione degli URS​
  • Selezione del sistema con la maggiore copertura funzionale ​
  • Progetto di dettaglio​
  • Installazione e configurazione del sistema​
  • Test di accettazione e convalida​
  • Popolamento delle anagrafiche​
  • Redazione delle SOP di utilizzo e mantenimento​
  • Training degli utenti​

Si tratta di un processo lungo e complesso. Si può arrivare ad impiegare fino a un anno per completare ogni singolo step, con un elevato utilizzo di risorse.

Digitalizzazione bottom-up

L’approccio alla digitalizzazione bottom-up, dal basso verso l’altro, consente invece di procedere gradualmente verso il digitale, rendendo ogni cambiamento soft .

L’approccio paper on glass

Tra gli approcci bottom-up esiste il paper on glass, che consente di smaterializzare la carta creando un master elettronico compilabile.  Come?

  • Si importa il master attuale in Word oppure si parte da una libreria di «mattoncini»
  • Si configurano le tipologie ed eventuali vincoli dei campi da compilare manualmente​;
  • Si possono aggiungere la visualizzazione di SOP e Work Instructions controllate​.

La compilazione in elettronico di questi moduli non richiede la riconciliazione e la numerazione delle pagine e fornisce un Audit Trail automatico di eventuali modifiche ai dati in compliance con le GMP.
Inoltre alcuni dei campi possono prevedere la compilazione automatica grazie al dialogo con gli strumenti di laboratorio.
Un ulteriore vantaggio è poi quello di gestire in elettronico la revisione e l’approvazione, che consente di ridurre di molto i tempi di rilascio.

E’ possibile replicare in elettronico il ciclo di vita completo delle registrazioni:

La smaterializzazione dei ticket e degli scontrini

Come smaterializzare gli scontrini? Spesso il problema è rappresentato dai vecchi strumenti che hanno carenze di conformità alla data integrity e non hanno software che li interfacciano.
Un altro approccio bottom-up alla digitalizzazione è l’utilizzo di software detti wrapper, che permettono di far arrivare i dati dello strumento ad un device smaterializzando gli scontrini. Si tratta di software nati per colmare i gap di data integrity ma che possono essere sfruttati anche per  consentire la digitalizzazione, perfino dei vecchi strumenti.

Il wrapper riesce ad raccogliere anche i PDF, gestendone il ciclo di revisione ed approvazione in elettronico, senza doverli stampare.
L’ultima funzione chiave è quella di digitalizzare anche le misure di strumenti che possono solo visualizzarle. La misura viene inserita manualmente dall’operatore, ma c’è la possibilità di allegare immagini al report come raw data.

Nasce il modello cooperativo

Con la digitalizzazione bottom-up nasce il modello cooperativo, con cui è possibile integrare tutti i sistemi esistenti senza sostituirli.
Non è un modello “monolitico”, in cui per avere sistemi integrati occorre introdurre il sistema di un singolo fornitore sostituendo tutti gli altri, ma è un modello in cui sistemi esistenti e nuovi cooperano e si integrano.

Le nuove tecnologie basate su web service semplificano l’interazione tra sistemi diversi.

I vantaggi dell’integrazione bottom-up

L’approccio alla digitalizzazione bottom-up segue i principi lean: attuare piccoli miglioramenti graduali non appena possibile.
Partire dal basso consente una maggiore gradualità perchè:

  • minimizza l’impatto su sistemi e persone: i moduli rimangono gli stessi
  • permette di distribuire gli investimenti nel tempo
  • consente un livello di integrazione e automazione basato sulle esigenze dell’azienda
  • è flessibile perché si adatta esattamente ai processi già presenti in laboratorio
  • facilita la collaborazione e la condivisione di informazioni tra sistemi.

Ci sono ovviamente anche dei limiti. Il paper on glass (come la carta del resto) non è ottimale per la gestione delle giacenze dei materiali (come standard e reagenti) e delle scadenze per le quali è necessario un LES.

In conclusione, possiamo dire che l’approccio bottom-up rende più graduale il percorso di digitalizzazione mitigando i cambiamenti (che avvengono in modo soft), velocizzando le installazioni e le convalide, sfruttando il controllo automatico dei dati inseriti e riducendo l’errore, snellendo il workflow approvativo e garantendo l’accessibilità ai dati. Non si tratta di un approccio alternativo, ma piuttosto complementare all’introduzione dei sistemi come LIMS ed ELN che magari sono già presenti in laboratorio.

 

Articolo a cura di
Ing. Pier Luigi Agazzi, Computer Validation Consultant e Partner di Adeodata
Dr.ssa Giulia Colombo, Senior Marketing Specialist di Quality Systems


Cosa possiamo fare per te

Inpharmatic, grazie ai suoi sistemi, Ioi – Integration of Instrument e DiLab – Digital Laboratory, è in grado di integrare ogni tipo di strumento in un’unica piattaforma, con accesso e gestione centralizzati e di digitalizzare quaderni, form, checklist, template di laboratorio.

Warning Letter: carenze nella Quality Unit

Lo scorso giugno FDA ha inviato una Warning Letter alla compagnia olandese Fagron Group B.V. dopo aver ispezionato il loro sito americano nel novembre 2021.

Le significative violazioni alle GMP per gli API che sono state menzionate nella Warning Letter sono le seguenti:

  • “Violazioni nell’eseguire il repackaging degli API nel rispetto delle GMP per evitare la contaminazione incrociata”
  • “Mancanza di investigazione e documentazione adeguata dei risultati fuori specifica e assenza di appropriate azioni correttive”
  • “Quality Unit inadatta ad esercitare la responsabilità di assicurare la produzione di API in compliance con le GMP”

La considerazione più grave sollevata da FDA è sicuramente il fatto che l’azienda non sia in grado di produrre API in compliance con i requisiti GMP. Questo è da ricollegarsi alla leadership inadatta da parte della Quality Unit (QC e QA) che non ha qualificato i laboratori conto-terzi utilizzati per le analisi a supporto dei rilasci a causa della carenza di personale. Questo problema era già stato riscontrato durante un’ispezione nel 2017 e nuovamente identificato nel 2021.

FDA ha preso atto dell’impegno a qualificare i laboratori a contratto e ad assumere immediatamente altro personale per supportare la qualifica dei fornitori.

Inoltre, sono stati riscontrati problemi di data integrity:
“Per esempio, gli investigatori hanno osservato computer connessi a strumenti di laboratorio GMP che permettevano la modifica o la cancellazione di dati generati a supporto del rilascio senza restrizioni.”

Nella risposta, l’azienda ha dichiarato che valuterà e implementerà le azioni necessarie per garantire che le apparecchiature utilizzate nelle operazioni relative alle GMP siano conformi al 21 CFR parte 11.

La risposta è apparsa inadeguata perché la semplice risoluzione delle carenze delle attrezzature di laboratorio non è sufficiente per ottenere la conformità generale alle GMP. Questi passi sono efficaci solo se presenti e seguite procedure e sistemi appropriati che garantiscano che la QU esamini tutti i dati di produzione e i relativi audit trail come parte del processo di rilascio dei lotti. Inoltre, mancava una valutazione di come le carenze sopra descritte possano aver influito sulla qualità dei farmaci.

Per garantire una qualità costante dei farmaci, è necessaria una QU adeguata che sovrintenda a tutte le operazioni GMP.

Questa osservazione è risultata in una lunga lista di attività di correzione e di CAPA, tra cui:

  • Una valutazione completa e un piano di rimedio per garantire che la QU abbia l’autorità e le risorse necessarie per funzionare efficacemente. La valutazione deve comprendere:
    • una verifica della solidità e dell’adeguatezza delle procedure utilizzate
    • disposizioni per la supervisione della QU in tutte le operazioni per valutare l’aderenza alle procedure
    • una revisione completa e finale di ogni lotto e delle relative informazioni prima della decisione della QU.
    • supervisione e approvazione delle indagini e assolvimento di tutti gli altri compiti della QU per garantire l’identità, la forza, la qualità e la purezza di tutti i prodotti.
    • descrizione di come l’alta direzione sostiene la Quality Unit anche nella fornitura tempestiva di risorse per affrontare in modo proattivo i problemi emergenti e garantire uno stato di controllo continuo.
  • La decisione di accettare o meno i risultati dei certificati di analisi (COA) del fornitore invece di testare la resistenza, la qualità e la purezza, specificando come stabilire l’affidabilità dei risultati del fornitore attraverso la convalida iniziale e la riconvalida.
  • Una sintesi del programma di qualifica e supervisione delle strutture a contratto che testano i prodotti farmaceutici fabbricati dall’azienda.

Come ultimamente accade, FDA ha raccomandato di rivolgersi ad un consulente GMP per allineare l’azienda con i requisiti normativi. Le nuove applications saranno rifiutate fino a quando tutte le attività non risulteranno in compliance a seguito di ispezione.


Fonte:

Warning Letter Fagron Group B.V.

Posticipata l’implementazione del British Medical Device Regulation

Il 25 ottobre, l’MHRA ha annunciato che l’introduzione del Regolamento UK per i dispositivi medici (UK Medical Device Regulation) sarà posticipata di 12 mesi. La nuova data è stata stabilita a luglio 2024.

Poiché la nuova normativa sui dispositivi medici comporta un profondo cambiamento della legge precedente, la transizione dovrebbe poter essere effettuata senza interrompere l’assistenza ai pazienti del Regno Unito. Secondo l’MHRA, questo obiettivo non potrà essere raggiunto entro il 20 giugno 2023.

Alla fine di giugno 2022, l’MHRA ha pubblicato una dichiarazione governativa sulla futura regolamentazione dei dispositivi medici. Il documento illustra i cambiamenti previsti, comprese le disposizioni transitorie per i dispositivi con marchio CE e UKCA immessi sul mercato nel Regno Unito. A questo proposito, i produttori potranno ancora immettere sul mercato dispositivi medici con marchio CE dopo il 1° luglio 2023.
Le disposizioni transitorie per i dispositivi con marchio CE e UKCA si applicheranno nel Regno Unito a partire dal luglio 2024.


Fonte:

MHRA: Implementation of the Future Regulations

Progettare istruzioni sicure ed efficaci per i Dispositivi Medici

Parliamo degli imperativi per una buona progettazione dell’interfaccia utente in un MD (User Interface Design) e quindi delle istruzioni d’uso.
Le interfacce utente di un dispositivo medico coinvolgono tutti i sensi dell’utilizzatore: pensiamo ad uno stetoscopio (udito) ad una siringa (tatto) oppure ad un aerosol (olfatto). Inoltre i prodotti possono avere anche interfacce multiple (una macchina per anestesia ad esempio).

Secondo uno studio della John Hopkins, in America muoiono ogni anno 250.000 persone per errore medico; oltre 100.000 in più rispetto alle morti per disturbi respiratori.

FDA e le Agenzie regolatorie che abbracciano gli standard IEC sull’usabilità si aspettano che i dispositivi medici riflettano le buone pratiche di HFE (Human Factor Engineering), integrandole con un approccio risk-based. In poche parole i dispositivi devono essere sicuri ed efficaci.

Per mitigare i rischi si può:

  1. pensare al safety by design
  2. integrare misure protettive nel MD o nel processo produttivo
  3. lavorare sulle informazioni per la sicurezza

Perchè i manuali di istruzioni hanno una cattiva reputazione?

Decenni di pessime istruzioni ci hanno insegnato che:

  • alcune istruzioni sono meglio di altre
  • qualche volta le istruzioni aiutano, altre invece peggiorano la nostra comprensione
  • spesso sembra che nessuno abbia provato a seguire le istruzioni prima di scriverle

Se ci aspettiamo che le istruzioni siano inutili, investiremo poco nel loro sviluppo ed effettivamente saranno inutili per l’utilizzatore. Non sarebbe meglio dare all’utilizzatore delle buone istruzioni d’uso?

Per farlo possiamo usare l’HFE (ovvero una progettazione user-centered).

Processo di HFE

La progettazione di buone istruzioni parte dalla ricerca sull’utilizzatore tramite osservazioni, interviste, raccolta di feedback e sorveglianza post-market. E’ necessario capire chi avrà accesso alle istruzioni (un medico, un anziano, un genitore…), dove (a casa, in ospedale, all’aperto…) e per quali compiti l’utilizzatore avrà bisogno di istruzioni (come utilizzare l’inalatore, come aprire un flacone, come montare una parte del dispositivo…).

I requisiti dell’interfaccia utente devono basarsi sui bisogni dell’utilizzatore. La qualità delle istruzioni è importante: avere un prodotto intuitivo è una buona cosa ma un eccellente progettazione del dispositivo non riduce il bisogno di avere anche eccellenti istruzioni che lo accompagnino.

Gli obiettivi

Chi progetta le istruzioni deve conoscere l’utilizzatore e l’ambiente d’uso e selezionare il mezzo di comunicazione migliore affinchè l’utilizzatore:

  1. utilizzi il dispositivo correttamente
  2. sappia che sta usando il dispositivo nel modo giusto
  3. capisca quando il dispositivo non funziona nel modo corretto
  4. sia in grado di risolvere una situazione anomala evitando danni all’uomo e alle apparecchiature.

Istruzioni ben progettate e centrate sui bisogni dell’utilizzatore garantiscono un uso sicuro ed efficace del dispositivo.

Concettualizzare il materiale informativo

I materiali informativi possono assumere forme diverse che possono essere sfruttate per creare una strategia comunicativa efficace:

  • istruzioni d’uso
  • checklist o guide rapide
  • supporto online
  • training
  • etichette
  • guide integrate nel dispositivo

Aumentare la disponibilità delle istruzioni

Prepara due o più opzioni media (manuali, istruzioni elettroniche, disegni in etichetta…) per favorire l’accesso alle istruzioni anche in casi eccezionali (assenza di connessione, istruzioni cartacee danneggiate o perse).
Fornisci indicazioni su dove trovare queste opzioni o rimpiazzare le istruzioni perse o danneggiate.
Monitora le fonti informali come i social media per prevenire il rischio di diffusione di istruzioni non ufficiali su gruppi di utilizzatori.

Dimensione e ambito di applicazione

La dimensione delle istruzioni varia in base alla complessità del dispositivo:

  • bugiardini: comuni per prodotti combinati o semplici
  • piccoli libretti multi-pagina: per dispositivi a media complessità
  • manuali estesi: accompagnano dispositivi o processi complessi.

Contenuto

Il contenuto delle istruzioni d’uso di un dispositivo è logico:

Informazioni descrittive

  • destinazione d’uso
  • descrizione del dispositivo
  • controindicazioni
  • rischi e benefici
  • precauzioni e avvertenze
  • importanza di aderire al regime di cura

Informazioni operative

  • istruzioni di setup
  • procedura di spegnimento
  • istruzioni operative
  • importanza di monitorare l’uso
  • istruzioni per la pulizia
  • descrizione delle attività di manutenzione
  • conservazione
  • istruzioni sugli accessori e i dispositivi associati

Informazioni aggiuntive

  • studi clinici
  • eventi avversi
  • garanzia
  • uso in viaggio o in altri Paesi

Data di stampa
Assistenza e come richiedere informazioni

Come possono essere scritte le istruzioni? 3 modi

1: L’ordine cronologico

I contenuti delle istruzioni devono seguire un ordine cronologico:

  1. guida per il setup
  2. utilizzo
  3. manutenzione e conservazione
  4. risoluzione dei problemi e supporto
  5. specifiche
  6. glossario e indice

2: Component-centric

Le istruzioni devono concentrarsi sui componenti del dispositivo:

  1. benvenuto
  2. informazioni di sicurezza
  3. la tua condizione rispetto al dispositivo
  4. assistenza
  5. utilizzare il dispositivo
  6. guida alla risoluzione dei problemi
  7. glossario e indice

3: Lifestyle

  1. conosci il dispositivo
  2. utilizza il dispositivo
  3. conservazione e manutenzione del dispositivo
  4. supporto e informazioni tecniche

Indipendentemente dal tipo di approccio utilizzato, si utilizza sempre lo stesso ordine per organizzare le informazioni, basandosi sulla priorità.

Sviluppare un layout efficace

I problemi più comuni riscontrati dagli utilizzatori rispetto al layout delle istruzioni sono i seguenti:

  • troppo testo
  • nessuna gerarchia nell’ordine delle informazioni
  • step non numerati
  • assenza di messaggi chiari sulla sicurezza
  • struttura poco chiara

Step 1: densità delle informazioni

Il 60-75% della pagina deve avere del contenuto. Lo scopo è produrre un documento che sia pieno solo per 2/3 della pagina cercando di integrare illustrazioni e box di testo.

Step 2: titoli e sottotitoli

L’utilizzo di titoli e sottotitoli aiuta il lettore a creare un modello mentale e a trovare subito le informazioni che cerca. Via libera anche all’uso di colori e font diversi.

Step 3: dimensione del font

  • 24 pt per il titolo della sezione
  • 16-18 pt per i sottotitoli
  • 12-14 pt per le spiegazioni dettagliate

E’ raccomandato un cambio di grandezza del testo del 25% tra parti diverse in modo da permettere agli utenti di distinguere immediatamente la differenza nelle sezioni.

Step 4: spunti per la navigazione

E’ importante assicurarsi che il lettore sappia dove trovare le informazioni. Ci sono diverse tecniche per aiutare l’utilizzatore ad orientarsi nelle istruzioni:

  • linguette laterali colorate
  • utilizzare titoli e sottotitoli ripetuti
  • numeri di pagina ben visibili sul bordo esterno

Step 5: informazioni presentate step by step

Tutte le procedure devono essere divise in step numerati. Numerare gli step aiuta l’utilizzatore a seguire correttamente una procedura.
I numeri dovrebbero essere ben evidenti (colorati, in box, in cerchi evidenziati…), facili da identificare.
Le informazioni non sequenziali possono invece essere narrative.

Step 6: pensare all’utilizzatore

Le variazioni del layout della pagina non sono vietate se aiutano l’utilizzatore. L’utilizzo di elementi chiave visivi, diagrammi e illustrazioni va incentivato.
In orizzontale o in verticale? La scelta dell’orientamento deve essere a vantaggio della chiarezza delle istruzioni, così come la dimensione del formato. Potrebbe essere utile presentare gli step orizzontalmente su due pagine, ma se se ne utilizza una bisogna prestare attenzione a non inserire le azioni importanti sul retro del foglio.

Esempio di istruzioni con processo diviso a step su 2 pagine orizzontali

Scrittura

Alcune istruzioni base:

  • usa costruzioni attive della frase
  • sii breve e conciso, evita le informazioni non utili
  • focalizzati sui dettagli procedurali
  • evita i termini ambigui
  • organizza ogni azione in uno step diverso

Il font:

  • evita il serif
  • attieniti ad uno o due stili
  • varia il testo e il font per dare più enfasi
  • usa alto contrasto nella scelta dei colori
  • evita le frasi tutte in maiuscolo
  • non scrivere troppo piccolo (considera che 8pt è il livello medio di lettura tra gli adulti)
  • attenzione al kerning (spaziatura tra le lettere)

Grafica e illustrazioni

L’utilizzo delle illustrazioni permette di dare enfasi agli step importanti e facilita la comunicazione. Inoltre l’aggiornamento della grafica in caso di modifiche al prodotto è più semplice.

Combinare testo e immagine è solitamente la soluzione più chiara:

  1. il testo e l’immagine descrivono esattamente la stessa azione. Funziona bene per compiti semplici
  2. la grafica fornisce informazioni fisiche e di contesto, mentre il testo fornisce i dettagli
  3. diagrammatico: una grafica o un testo che fanno il punto su un processo.
Esempio di grafica che fornisce il contesto d’uso accompagnata da testo con dettagli

Consigli per illustrazioni efficaci

  1. disegno dalla prospettiva dell’utilizzatore
  2. una grafica a metà tra un disegno e una foto realistica è la scelta migliore
  3. la grafica deve essere grande abbastanza da permettere di distinguere i dettagli
  4. elementi visivi che comunicano le informazioni essenziali (frecce, rumori ecc.)
  5. dettagli evidenti (come in una lente di ingrandimento)
  6. non dimenticare il contesto (ad esempio mostra la sede di un’iniezione mostrando tutto il corpo)

Informazioni di sicurezza e simboli

All’inizio dell’articolo abbiamo detto che per mitigare i rischi possiamo lavorare sul safety by design, integrare misure protettive all’interno del dispositivo o del processo produttivo oppure fornire adeguate informazioni di sicurezza.

Le informazioni di sicurezza sono speciali istruzioni che devono presentate i rischi e le misure da mettere in atto per un utilizzo sicuro del dispositivo. I produttori hanno l’obbligo di mettere in guardia l’utilizzatore sui rischi, per questo le informazioni di sicurezza devono essere posizionate in modo da essere evidenti. Una cattiva comunicazione delle informazioni di sicurezza mette a rischio l’utente e di conseguenza espone il produttore a cause legali. I fattori da considerare sono quindi:

  • il pubblico
  • le condizioni in cui viene visualizzato l’avviso
  • la percezione del pericolo
  • la severità del danno
  • le misure protettive
  • il costo della compliance
  • il formato

Un buon avviso comprende un colore di avvertimento, un simbolo, il pericolo, la conseguenza e come evitarla.

Esempio di messaggio di allerta

L’ANSI ZS35.6 fornisce una guida per le informazioni di sicurezza presenti nei manuali, nelle istruzioni e nei materiali collegati al prodotto. Si elencano i principi per la progettazione dei messaggi di allerta.

L’utilità delle guide rapide

Immaginiamo che sull’interfaccia del nostro dispositivo appaia un messaggio di allerta, ad esempio “Aria nel dispositivo. Allarme 42“. Per trovare la soluzione al nostro problema dovremo consultare il manuale utente partendo dall’indice per trovare la sezione giusta e cercando di reperire l’informazione tra decine di pagine.
Una guida rapida con passaggi illustrati permetterebbe di risolvere il problema in modo tempestivo e dovrebbe essere posizionata al punto di utilizzo.

Le guide rapide sono ideali per:

  • attività brevi
  • ricordare ad utilizzatori esperti come si effettua un compito
  • eseguire i setup
  • guidare l’utilizzatore nelle istruzioni operative
  • facilitare la risoluzione dei problemi
  • descrivere componenti ed uso previsto

La dimensione di una guida rapida può variare (cartolina, A4, mezza pagina) e, se attaccata al dispositivo, deve garantirne l’uso sicuro. Per questo deve essere ben visibile e non rovinata (fogli plastificati). Una buona guida rapida minimizza la lettura da parte dell’utente grazie a grafiche “parlanti” ed è sempre aggiornata.

Istruzioni elettroniche

Le istruzioni elettroniche sono previste solo per speciali categorie di dispositivi:

EUUS
Dispositivi e accessori per utilizzatori professionali;
Software
Dispositivi da prescrizione utilizzati in strutture sanitarie o da personale sanitario;
IVD utilizzati da personale sanitario
Draft Commission Regulation on electronic instruction for use of medical devices (2021)Directions for use and warnings on label, 21 U.S.C. §325f (2010)

Il produttore deve in ogni caso fornire un manuale cartaceo su richiesta e senza costi aggiuntivi.
I vantaggi delle istruzioni elettroniche sono:

  • disponibilità: quando integrate nel dispositivo, le istruzioni elettroniche sono sempre disponibili per l’utilizzatore al punto d’uso.
  • interattività: se la carta è una risorsa statica, le istruzioni elettroniche incorporano elementi dinamici come animazioni o conferme per gli step eseguiti.
  • durata: le istruzioni cartacee sono soggette ai danni del tempo e all’usura, mentre se si presume che il dispositivo sia robusto, le istruzioni elettroniche sono sicuramente più durature.
  • adattabilità: le istruzioni elettroniche si possono aggiornare facilmente e l’utilizzatore può ricevere gli aggiornamenti in tempo reale.
  • lingua: le istruzioni elettroniche possono essere caricate in diverse lingue così da evitare il problema logistico di produrre documenti stampati in tutte le lingue. L’utilizzatore può selezionare la sua lingua in fase di setup.

Le criticità riscontrare riguardano:

  1. la disponibilità: se le istruzioni sono separate dal dispositivo medico, ad esempio su uno smartphone, potrebbero non essere sempre disponibili quando necessario.
  2. lo schermo condiviso: se le istruzioni appaiono sullo schermo primario del dispositivo potrebbero oscurare le informazioni sull’interfaccia dedicate alla funzionalità.
  3. l’accesso alla tecnologia nei mercati in via di sviluppo.
  4. la riduzione della qualità: progettare istruzioni efficaci è difficile su qualsiasi mezzo. Farlo in elettronico pone ulteriori sfide: schermi piccoli, difficoltà nel creare strutture intuitive per la navigazione…

Testare e validare le istruzioni

Perchè testare le istruzioni? Perchè le istruzioni possono fuorviare e portare l’utilizzatore ad un uso errato del dispositivo: potrebbero esserci errori, step mancanti o descritti in modo non corretto, illustrazioni non aggiornate, testo troppo piccolo ecc.

Dunque per finalizzare la progettazione occorre:

  1. una volta che il software, l’hardware e il materiale di supporto sono completi, condurre un pre-test di usabilità per accertare l’efficacia della mitigazione del rischio;
  2. identificare possibili cambi sulla base dell’esito del pre-test;
  3. considerare l’impatto che i cambi hanno sul budget e sulla programmazione prima di eseguire il test definitivo;
  4. condurre lo Human Factor validation test per valutare l’usabilità e confermare che l’utilizzatore sia in grado di completare i compiti descritti in modo efficace.

Fonte

Webinar by Emergo by UL: Designing safe and effective instructional materials for medical devices

Al via un progetto pilota sulle ispezioni ibride

L’ICMRA (International Coalition of Medicines Regulatory Authorities) è un’associazione volontaria di Autorità regolatorie nel mondo per raggiungere una coordinazione strategica, in particolare in materia regolatoria. Anche l’EMA ne fa parte.

Un obiettivo è migliorare il coordinamento tra le Autorità di regolamentazione nella revisione delle richieste CMC, ad es. attraverso l’invio di informazioni nello stesso formato (ad es. secondo gli standard armonizzati di ICH M4Q, M8, ecc.). Ora ci sono due progetti pilota in questo senso; uno su una possibile valutazione cooperativa nell’area CMC e uno sull’implementazione di ispezioni ibride*.

Ispezione ibrida collaborativa: la valutazione di una struttura effettuata da più di un’Autorità nazionale di regolamentazione (ANR), utilizzando una combinazione di ispezione in loco e ispezione a distanza tramite tecnologia virtuale, contemporaneamente ad attività in corso presso la struttura.

I due progetti pilota sono condotti sotto l’egida dell’ICMRA per valutare la fattibilità e il potenziale di un’ulteriore collaborazione tra le autorità di regolamentazione sulle aspettative e sugli approcci di valutazione degli impianti di produzione per le revisioni delle domande di pre-approvazione e pre-licenza (PAI e PLI, rispettivamente) e delle domande di modifica post-approvazione (PAC).

In cosa consistono le ispezioni ibride?

Le ispezioni ibride sono principalmente destinate a servire come base per la valutazione dei drugs applicant nel contesto della valutazione CMC di pre-market o modifiche post-approvazione.

Il programma pilota proposto utilizza una combinazione di ispezione in loco e di ispezione a distanza (tramite una piattaforma virtuale) e coinvolge diverse Autorità interessate. L’inclusione di un impianto nel programma pilota si basa sull’interesse reciproco delle Autorità di vigilanza, sulla partecipazione volontaria del produttore e sul fatto che il sito è tecnicamente in grado di sostenere la valutazione a distanza.
Al termine del programma pilota con la valutazione di 3-5 stabilimenti, un gruppo di lavoro presenterà al Comitato esecutivo dell’ICMRA un rapporto che riassume i risultati del programma pilota con raccomandazioni per l’attuazione, compresi i protocolli e i report da utilizzare per la conduzione delle ispezioni ibride.

Per candidarsi al progetto pilota o avere maggiori informazioni si indirizza al sito: Pharmaceutical Quality – Regulatory Collaboration Pilots: Call for Industry Applications.

FDA: scegliere il “worst case” per la Cleaning Validation

Spesso per la convalida delle procedure di pulizia si utilizza il prodotto “worst case”. Ma come definire i worst case?

Ecco il punto di vista di FDA.

In una recente Warning Letter, FDA ha riscontrato diverse violazioni GMP relative alla cleaning validation (21 CFR 211.67).
Per quanto riguarda le linee di riempimento, FDA ha criticato l’affermazione del protocollo di convalida secondo cui una macchina di riempimento sarebbe rappresentativa di tutte le altre macchine di riempimento presenti nel sito.

Il motivo dell’osservazione è chiaro: le linee di riempimento presenti non utilizzano tutte lo stesso equipment e non vi è alcuna prova o giustificazione scientifica che la macchina di riempimento scelta per la convalida sia realmente rappresentativa.



Approfondisci il tema della Cleaning Validation nel nostro webinar
13 dicembre 2022


Anche il prodotto “worst case” che la società aveva selezionato per la convalida della pulizia non è stato accettato da FDA.
Di nuovo mancava ad FDA una giustificazione scientifica del perché il prodotto selezionato dovesse essere valutato come “worst case”.
Nel protocollo di convalida si affermava infatti che il prodotto (un solare) fosse stato scelto in base alla sua formulazione e alla quantità di attivo presente e che fosse rappresentativo di tutti i prodotti.
Tuttavia l’azienda produceva non solo altri solari con il medesimo attivo presente in maggiore quantità ma anche prodotti con attivi diversi (creme per l’acne, lozioni antidolorifiche ecc.).

Dunque secondo FDA, la scelta del “worst case” nell’ambito della convalida della pulizia deve essere supportata da una giustificazione scientifica e il “worst case” deve essere realmente rappresentativo.


Fonte

Warning Letter on the FDA website.

Implementare le procedure di farmacopea

L’undicesima edizione della Farmacopea Europea, pubblicata a luglio 2022 contiene il nuovo capitolo 5.26. Implementation of Pharmacopoeial Procedures. Il testo sarà implementato a partire dal 1 gennaio 2023 e prevede un processo a due step per l’implementazione delle procedure di farmacopea.

Gli step

Le procedure di farmacopea sono state convalidate. Pertanto, salvo diversa indicazione, la convalida non è richiesta nell’attuazione di tali procedure. Tuttavia, l’utilizzatore deve valutare se e in quale misura debba essere dimostrata l’idoneità della procedura di farmacopea alle condizioni d’uso.

Secondo la farmacopea, “l’implementazione di una procedura farmacopea è il processo di dimostrazione della sua idoneità e di applicazione nelle effettive condizioni d’uso nel laboratorio“.
Il nuovo capitolo fornisce indicazioni sull’impostazione di un approccio in 2 fasi per l’implementazione delle procedure analitiche fornite nelle monografie di farmacopea. Il termine implementazione è usato per descrivere le attività complessive svolte, mentre verifica è usato esclusivamente per riferirsi alle attività sperimentali. L’approccio in 2 fasi include quanto segue:

  1. La prima fase del processo di attuazione è una valutazione per determinare se esistono fattori associati alla complessità della procedura e alle condizioni del suo utilizzo nel laboratorio di attuazione che possono influire sull’esecuzione della procedura stessa.
  2. Se vengono identificati tali fattori, una verifica sperimentale è il secondo passaggio per valutare le caratteristiche prestazionali della procedura analitica, ad es. accuratezza e precisione.

Il processo di implementazione è responsabilità dell’utente e il suo esito positivo deve essere dimostrato e documentato in caso di richiesta dell’Autorità competente. La pubblicazione di una monografia aggiornata richiede una rivalutazione dell’attuazione della procedura analitica in questione.


Nuova linea guida FDA sulla computer software assurance per dispositivi medici

FDA ha recentemente pubblicato una nuova linea guida per la computer software assurance per i computer e i sistemi di elaborazione automatica dei dati utilizzati nella produzione di dispositivi medici o del sistema di qualità allo scopo di migliorare la qualità dei prodotti e la salute dei pazienti.

Lo scopo del documento è descrivere la “computer software assurance” come un approccio basato sul rischio per aumentare la confidenza nell’automazione utilizzata per la produzione o i sistemi di qualità, e identificare i casi in cui può essere appropriato un ulteriore controllo.
Inoltre la linea guida descrive vari metodi e attività di test che possono essere applicati per determinare la sicurezza del software informatico e fornire prove oggettive per soddisfare i requisiti normativi quali i requisiti di convalida di cui al 21 CFR parte 820 (Parte 820).

Una volta finalizzate, queste raccomandazioni sostituiranno la linea guida FDA sulla convalida per i software as medical device e per i software nei dispositivi medici.

Background

Tradizionalmente, la convalida del software viene realizzata tramite test e attività di verifica condotte in ogni fase del ciclo di vita dello sviluppo del software. Tuttavia, come spiegato nella linea guida General Principles of Software Validation (2002), il solo test del software è spesso insufficiente a stabilire la certezza che il software sia adatto all’uso previsto.
Invece la “computer software assurance” si concentra sulla prevenzione dell’introduzione di difetti nel processo di sviluppo del software e incoraggia l’uso di un approccio basato sul rischio per stabilire la certezza che il software sia adatto all’uso previsto.

FDA ritiene che l’applicazione di un approccio basato sul rischio ai software informatici utilizzati nell’ambito della produzione o del sistema di qualità consentirebbe ai produttori di concentrarsi meglio sulle attività di assurance per contribuire a garantire la qualità dei prodotti e a soddisfare i requisiti di convalida di cui al 21 CFR 820.70(i).

FDA’s computer software assurance risk framework

Computer software assurance is a risk-based approach for establishing and maintaining confidence that software is fit for its intended use. This approach considers the risk of compromised safety and/or quality of the device (should the software fail to perform as intended) to determine the level of assurance effort and activities appropriate to establish confidence in the software.

Computer Software Assurance for Production and Quality System Software -Draft Guidance for Industry and Food and Drug Administration Staff (2022)

Secondo la linea guida, i framework per la computer software assurance dovrebbero consentire ai produttori di dispositivi di dimostrare che il loro software è adatto all’uso previsto e che il software utilizzato per la produzione o la gestione della qualità rimane in uno stato convalidato per tutto il suo ciclo di vita.

FDA raccomanda di seguire gli step seguenti:

  • Identificare l’uso previsto del software
  • Determinare un adeguato approccio risk-based per essere in grado di identificare i guasti prevedibili del software; determinare se tali guasti comportano elevati rischi di processo e quindi stabilire processi di assurance per gestirli.
  • Determinare attività di assurance appropriate, quali test unscripted e/o scripted, adeguati a gestire e/o mitigare i rischi prevedibili del dispositivo o del processo.
  • Stabilire registri appropriati per acquisire prove oggettive che dimostrino che le caratteristiche e le funzioni del software funzionano come previsto; i registri devono identificare i metodi di test, eventuali problemi riscontrati, la data del test e i relativi dettagli.

La linea guida presenta anche un’appendice con 3 esempi di possibile applicazione dei principi a vari casi di software assurance.

FDA crede che queste raccomandazioni aiuteranno una più rapida adozione di tecnologie innovative che promuoveranno l’accesso a dispositivi di alta qualità da parte dei pazienti e aiuteranno i produttori a gestire il dinamico panorama tecnologico in compliance con le normative.

La bozza sarà disponibile per i commenti fino al 14 novembre 2022.


Fonte

Computer Software Assurance for Production and Quality System Software – Draft Guidance for Industry and Food and Drug Administration Staff