In risposta alla pandemia di Covid-19, FDA ha modificato i propri flussi di lavoro limitando le ispezioni on-site e utilizzando nuovi strumenti per gestire le attività da remoto. In considerazione delle restrizioni di viaggio, l’Autorità ha utilizzato vari tipi di valutazioni a distanza, Remote Regulatory Assessments, per supportare le richieste o le domande di prodotti regolamentati da FDA e per ridurre i ritardi.
Ora FDA vuole utilizzare gli RRA anche per determinati scenari indipendenti dall’attuale situazione pandemica e per tutti i tipi di prodotti regolamentati. Secondo FDA, l’esperienza fatta fino ad oggi ha dimostrato che l’uso di valutazioni da remoto presenta una serie di vantaggi, anche in termini di azioni correttive a seguito di un’ispezione o semplicemente per acquisire conoscenze sulla conformità di un sito quando un’ispezione in loco non è possibile.
Per l’implementazione futura di questo tipo di valutazioni, FDA ha pubblicato una Draft Guidance for Industry: Conducting Remote Regulatory Assessments – Questions and Answers con lo scopo di rispondere alle domande più frequenti in merito alle RRA e dunque facilitare il processo di audit da remoto da parte dell’Agenzia.
Di seguito riportiamo alcune delle 16 domande presenti nella nuova bozza.
Cosa si intende per remote regulatory assessment (RRA)?
Un RRA è un esame di uno stabilimento regolamentato dalla FDA e/o dei suoi record, condotto interamente da remoto, per valutare la conformità ai requisiti applicabili.
Gli RRA sono uno strumento che FDA può utilizzare per supportare le decisioni normative e le attività di supervisione.
Chi è soggetto ad un RRA?
Gli RRA obbligatori sono condotti da FDA sugli stabilimenti che “si impegnano nella produzione, preparazione, propagazione, miscelazione o lavorazione di un farmaco” e sono soggetti alla sezione 704 (a) 4 della legge FD&C. Gli RRA obbligatori possono anche essere condotti da FDA nell’ambito del Programma di verifica dei fornitori esteri (FSVP), soggetto alla sezione 805 (d) della legge FD&C e ai regolamenti di attuazione in 21 CFR 1.510 (b) (3) o 1.512 (b) (5) (ii)(C), a seconda dei casi.
Come devono essere forniti ad FDA i record richiesti?
I record richiesti devono essere presentati ad FDA in formato elettronico.
Prima di inviare record e informazioni, è necessario identificare eventuali limitazioni all’accesso a questi file e assicurarsi che i file crittografati e protetti da password siano accessibili da parte delle Autorità.
Nel caso in cui siano disponibili solo documenti cartacei, è necessario scansionare i documenti come file PDF e inviarli in modo sicuro.
Come ultima risorsa, se sono disponibili solo copie cartacee dei record, FDA fornirà il nome e le informazioni di contatto del membro del personale che richiede i record, in modo da poter inviare le copie cartacee in modo sicuro, includendo il nome del richiedente nella spedizione.
L’RRA è un’ispezione?
No, in generale un’ispezione, come definita nella Sezione 704(a)(1) dell’FD&C Act, implica l’ingresso fisico (in tempi ragionevoli e in modo ragionevole) negli stabilimenti da parte di funzionari o dipendenti FDA designati. Per questo motivo, un RRA non soddisfa i requisiti di legge per essere considerato un’ispezione.
FDA usa gli RRA come parte di un’ispezione?
No, attualmente FDA non prevede di condurre contemporaneamente RRA e ispezioni in uno stesso stabilimento. Tuttavia, un RRA può precedere un’ispezione. In tal caso, FDA di solito completa l’RRA prima di avviare l’ispezione.
L’Agenzia può combinare qualsiasi informazione ottenuta dal RRA con le osservazioni dell’ispezione successiva e includerle nel modulo FDA 483 Inspection Observations. Inoltre, FDA può condurre un RRA a seguito di un’ispezione per verificare le azioni correttive.
Altre domande
Le 16 domande presenti nella Guidance for Industry cercano di dare risposta ai dubbi più comuni in merito a questo nuovo tipo di valutazioni da remoto.
All’interno della guida è possibile trovare domande come:
- quali sono i benefici di un RRA?
- come viene fatta richiesta di un RRA da parte di FDA?
- cosa aspettarsi durante un RRA?
- quali sono le conseguenze se si rifiuta un RRA?
- quali utilizzi può fare FDA dei record inviati?
- cosa accade al termine di un RRA?
Il documento sarà disponibile per commenti pubblici fino al 23 settembre 2022, dopodiché sarà pubblicata la versione definitiva.
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