Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento) Sconto del 20% dal secondo iscritto della medesima azienda
A chi si rivolge
Il corso è indirizzato a tutte le figure professionali di un’azienda che sono coinvolte nell’organizzazione e nella conduzione di ispezioni regolatorie di terza parte.
Programma
Le ispezioni regolatorie rappresentano da sempre una sfida per l’azienda: una sfida a dimostrare il grado di compliance dei propri processi e della propria documentazione, una sfida a superare l’ispezione limitando il numero di osservazioni, e considerando queste ultime come opportunità per il miglioramento.
I corpi ispettivi storicamente più noti sono l’AIFA e l’FDA. Questo seminario si propone di trasferire ai partecipanti gli skills di base per preparare un’ispezione e per condurla nella maniera più corretta.
Obiettivi
Conoscere la natura dell’Autorità Regolatoria e i suoi requisiti (AIFA ed FDA)
Apprendere a pianificare un audit e a predisporsi all’ispezione
Imparare a gestire la conclusione e il follow-up di un audit di terza parte
Principali argomenti in agenda
Presentazione dei docenti e introduzione al corso
Che cos’è l’AIFA
Conoscere i requisiti
Formare ed informare il personale
Predisporre la documentazione ed i locali per l’ispezione
La documentazione da inviare prima dell’ispezione
La riunione di apertura
Cosa fare e non fare durante un’ispezione
La riunione di chiusura
Osservazioni e CAPA plan
Esempi di osservazioni AIFA
Organizzazione dell’FDA
Programma ispezioni internazionali
Discussione finale con l’ispettore: FDA 483/EIR
Come rispondere ad un FDA-483
Domande e risposte
Questionario di verifica
Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento
POLICY DI CANCELLAZIONE Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione. L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta. In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.
Gli ispettori FDA elencano tutte le osservazioni compiute durante un’ispezione nell’FDA Form 483. Gli spreadsheets che raccolgono le 483 per area normativa sono disponibili – di anno fiscale in anno fiscale – sul sito internet di FDA, e l’Autorità statunitense ha da poco pubblicato quelli relativi agli ultimi anni.
Questi file indicano un’area normativa e il numero di volte ch’essa è stata citata come osservazione all’interno di una 483. Sono uno strumento estremamente utile per individuare le aree normative più critiche – e dagli ultimi dati raccolti una di queste sembra essere quella dei programmi di stabilità.
Programmi di stabilità: requisiti regolatori
Gli studi di stabilità sono una disciplina ben consolidata e rappresentano un importante requisito regolatorio. Nonostante ciò, una panoramica degli ultimi due anni fiscali rivela che i difetti nei programmi di stabilità sono menzionati da FDA in moltissime 483.
Il Code of Federal Regulation definisce in dettaglio i requisiti per gli studi di stabilità (21 CFR Part 211.166 – che qui citiamo in traduzione):
a) Dev’esserci un programma scritto di test pensato per valutare le caratteristiche di stabilità dei prodotti farmaceutici. Il risultato di questi test dovrà essere usato per determinare le appropriate condizioni di stoccaggio e le date di scadenza. Il programma scritto dovrà essere seguito e dovrà includere:
(b) Si dovrà testare un adeguato numero di lotti di ogni farmaco per determinare un’appropriata data di scadenza e si dovrà mantenere un record di questi dati. Si potranno utilizzare studi accelerati in combinazione con informazioni basilari sulla stabilità delle componenti, dei prodotti farmaceutici e dei sistemi di chiusura-contenitore, allo scopo di sostenere date di scadenza provvisorie a patto che non siano disponibili studi completi sulla shelf-life, e a patto che tali studi siano già in esecuzione. Laddove i dati provenienti da studi accelerati siano usati per fare una proiezione d’una data di scadenza ipotetica che vada oltre a quella supportata da studi di stabilità completi, si devono condurre test di stabilità, inclusi test del farmaco ad intervalli appropriati, fino a che sia verificata la data provvisoria o determinata quella appropriata.
Le carenze più comuni
Negli ultimi tre anni fiscali FDA ha emesso 1343 Form 483, di cui 236 relative all’area di stabilità dei farmaci. In particolare, la seguente tabella dà un’idea di quali siano le carenze più comuni, tra cui spiccano la mancanza dei programmi di stabilità e programmi di stabilità non seguiti.
La tabella delle osservazioni nelle 483 degli ultimi tre anni per l’area di stabilità. È interessante notare come gli ispettori abbiano fatto delle osservazioni per quasi tutte le voci del 21 CFR Part 211.166.
Per maggiori approfondimenti, FDA mette a disposizione alcune 483 (a propria discrezione oppure dietro “frequenti richieste”) all’interno di una reading room nel proprio sito.
Che tu faccia parte di un’azienda che produce farmaci, API o dispositivi medici in classe II o III, se vendi sul mercato americano avrai ricevuto un’ispezione FDA e quindi una 483 o una Warning Letter.
E’ fondamentale comprendere le differenze tra queste due comunicazioni per poter rispondere nel modo adeguato all’Autorità.
Dopo l’ispezione
Dopo l’ispezione FDA, probabilmente riceverai una 483. Questo non significa che FDA ti invierà anche una Warning Letter. Si, perchè la decisione di inviarti o meno una Warning Letter non dipende dall’ispettore che ha visitato la tua azienda ma dall’Office of Compliance di FDA. FDA infatti opera secondo un processo di escalation.
L’ispettore assegna le 483, se le osservazioni sono significative o la risposta non è adatta, allora è possibile che ti verrà inviata una Warning Letter. Considera la 483 come un avvertimento che qualcosa nei tuoi processi interni non funziona come dovrebbe e necessita quindi di un riesame.
Dunque le 483 sono da prendere molto sul serio ed è fondamentale rispondere in modo adeguato.
Una 483 è un’osservazione su qualcosa che FDA considera significativo relativamente a un problema o a un potenziale problema osservato durante un’ispezione. Può riguardare la struttura, le attrezzature, i processi, i controlli, i prodotti, le attività o i record del personale.
L’ispettore e l’Ufficio Distrettuale della FDA saranno i primi a leggere ed esaminare la tua risposta che passerà poi ai funzionari della sede centrale di FDA. Saranno loro a valutare l’adeguatezza delle misure intraprese dalla tua azienda e delle azioni proposte. E quindi valutare se inviare una Warning Letter.
Una Warning Letter è una notifica formale della FDA che identifica gravi violazioni normative. Una Warning Letter viene emessa da più alti funzionari FDA dopo aver esaminato il rapporto di un ispettore e la risposta dell’azienda a una 483. La Warning Letter è considerata un’escalation dell’osservazione 483.
La risposta a una 483
Per essere persuasiva, la tua risposta deve contenere descrizioni chiare, concrete e ben supportate di eventi, sistemi, procedure e dati pertinenti per ciascuna osservazione.
FDA, leggendo la tua risposta, vuole capire perché i prodotti, soggetti a 483 e ancora sul mercato, sono e rimangono sicuri ed efficaci. Per questo è prima di tutto necessario valutare se i problemi alla base delle 483 hanno un impatto negativo sulla sicurezza o l’efficacia dei prodotti in questione.
Se la valutazione ha esito positivo, tale impatto deve essere comunicato prontamente all’Autorità.
Se questa valutazione non è stata ancora completata, la risposta alla 483 dovrebbe indicare per quando è previsto l’esito della valutazione.
Devi quindi assicurarti che la risposta alla 483 risponda alle osservazioni dell’ispettore, sia facile da seguire e non lasci dubbi su come e cosa farai per risolvere i problemi.
Se contestate un’osservazione 483 e portate prove oggettive a supporto, è opportuno che la vostra risposta lo sottolinei. Qualunque sia la tua conclusione sull’osservazione, la risposta non deve ignorare quanto evidenziato da FDA ma fornire i fatti e le spiegazioni necessari a spiegare perché l’osservazione non è ritenuta adeguata.
Ti suggeriamo di supportare le tue affermazioni con fatti e dati. Asserzioni non supportate e inspiegabili non hanno alcun valore per l’analisi della risposta da parte di FDA.
Definire un piano di azione
Definisci un elenco delle azioni che saranno o sono state realizzate per ciascuna osservazione FDA e fornisci un esempio specifico.
Di seguito sono riportati esempi tipici di azioni che rispondono alle osservazioni di FDA.
Valutare l’impatto sul prodotto
Rimuovere il prodotto dal mercato
Fornire procedure al personale
Condurre training e documentarne l’efficacia
Condurre audit interni, gap analysis e intraprendere le successive azioni necessarie
Aprire un CAPA Plan e condurre una root cause analysis
Fornire copia di documenti e record
Convalidare i processi
La politica di FDA prevede che le osservazioni siano classificate ed elencate all’azienda in ordine di importanza. Tienilo presente nel pianificare il tuo piano di azione e assegnare le date di completamento a ciascuna attività.
Struttura della risposta
Struttura la tua risposta in modo che sia facile da capire. Ecco un esempio di come strutturare la tua risposta:
Cover letter
Corpo della risposta
Lista degli allegati
Tabella delle azioni
COVER LETTER
La cover letter deve prevedere:
Motivo della lettera
Definizioni di termini usati nella risposta
Discussione dell’impegno del management nella risoluzione dei problemi identificati dalla 483 e/o dalla Warning Letter
Esame di eventuali problemi relativi alle responsabilità del management
Richiesta di un meeting con FDA se le osservazioni riguardano problemi sistemici o mettono a rischio la salute del paziente o la qualità del prodotto
Identificazione di eventuali punti con cui sei in disaccordo
Presentazione delle parti seguenti della risposta
Ricordati di scrivere che la cover letter e la risposta sono confidenziali, definisci una timeline per le risposte e chiudi con i dettagli di contatto. Il firmatario della risposta è di norma la Persona Responsabile del sito.
APPENDICE 1: CORPO DELLA RISPOSTA
Il paragrafo iniziale dell’appendice 1 deve spiegare le azioni completate e pianificate che la società ha intrapreso o desidera intraprendere in risposta alle osservazioni FDA. Fornisci una spiegazione delle osservazioni e delle risposte dell’azienda. Elenca parola per parola ogni osservazione FDA prima di dare la tua risposta. Assicurati di rispondere prima all’affermazione generale, quindi all’esempio specifico.
Lo scopo della tua risposta è dimostrare che stai prendendo sul serio le osservazioni e che la tua azienda sta mettendo in atto le misure necessarie a risolvere i problemi in modo tempestivo.
È consigliabile separare le azioni già completate da quelle pianificate.
La risposta dovrebbe contenere almeno:
Correzioni sistemiche
Azioni correttive per casi specifici
Misure adottate per identificare, esaminare e correggere eventuali altri problemi simili non specificatamente individuati da FDA.
Tutte le azioni intraprese che incidono sul prodotto. Se non vi è alcun impatto, descrivere come è stato determinato.
Eventuali correzioni temporanee o misure adottate per garantire la conformità fino a quando non saranno possibili correzioni permanenti.
Timeline realistica
Allegati (documenti o record) che dimostrano che le azioni intraprese sono state effettivamente implementate (copie delle procedure aggiornate, copia dei dati raccolti, rapporti ecc.).
Se non sei d’accordo con un’osservazione, fornisci prove oggettive.
APPENDICE 2: LISTA DEGLI ALLEGATI
Per la lista degli allegati usa una tabella che comprenda il numero dell’allegato, il titolo/descrizione e il numero di pagine.
Esempio di tabella degli allegati
Prima di inviare la risposta verifica la corretta corrispondenza tra il numero di allegato in tabella e quando scritto in appendice 1.
APPENDICE 3: TABELLA DELLE AZIONI
Per l’appendice 3 usa una tabella che contenga il numero di ciascuna osservazione e una breve descrizione delle azioni completate o pianificate.
Dato che dovrai fornire risposte aggiornate ad FDA ad intervalli predefiniti, questa appendice dovrebbe sempre contenere tutte le azioni completate. La tabella è uno strumento utile non solo per FDA ma anche per fornire una cronologia al personale aziendale da presentare durante l’ispezione di follow-up.
Esempio di tabella delle azioni
Nella colonna planned segna la data entro cui eseguire l’azione o chiudere la CAPA corrispondente.
Conclusioni
Tutti gli step descritti si applicano sia alle risposte alle 483 sia alle risposte alle Warning Letter.
Dunque, ricordati di prendere seriamente le 483 e di fornire una risposta esaustiva ed adeguata per ridurre il rischio di ricevere una Warning Letter da FDA.
Ti consigliamo di strutturare la tua risposta in modo che sia chiara, leggibile e facilmente comprensibile per chi la leggerà. Quello proposto è solo un esempio del modello che potresti seguire. Ricordati anche di fornire all’Autorità aggiornamenti periodici sulla risoluzione dei problemi riscontrati. E soprattutto rispetta la timeline fornita ad FDA o giustifica razionalmente ogni ritardo.
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A chi si rivolge
Il corso è dedicato a tutti coloro che in azienda desiderano approfondire le aspettative delle Autorità in fase di ispezione: QA, QP, QC, Responsabili di reparto…
Programma
Come affrontare un’ispezione? E’ possibile sapere su cosa si concentrerà l’ispettore? Ci sono argomenti di tendenza?
Il seminario desidera rispondere a queste domande prendendo in esame le recenti Warning Letter FDA e le osservazioni delle Autorità per comprendere quali siano i trend del momento e le aspettative degli ispettori.
Esempi e analisi delle novità normative permetteranno ai partecipanti di avere una panoramica completa dei GMP trend e degli hot topic del momento: dalla data integrity alla Brexit.
L’analisi delle Warning Letter e delle osservazioni permetterà inoltre di affrontare in modo più consapevole le ispezioni e anticipare le richieste di AIFA ed FDA.
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Obiettivi
Identificare gli argomenti GMP di tendenza sulla base delle recenti osservazioni delle Autorità.
Approfondire gli aggiornamenti delle normative per affrontare al meglio le ispezioni.
Imparare come gestire le problematiche più comuni grazie alle aspettative delle Autorità emerse da Warning Letter ed osservazioni.
Principali argomenti in agenda
Gli ultimi aggiornamenti EU GMP
Analisi dei findings delle Autorità (AIFA/FDA):
cosa emerge
i trend
su cosa lavorare per anticipare e soddisfare le richieste
quali sono i problemi più comuni
Hot topic
data integrity
cross contamintion
Problema Brexit: cosa si aspettano gli ispettori?
Autorità: cosa spaventa di più e come affrontare l’ispezione
