L’Agenzia Europea dei Medicinali EMA ha pubblicato nuove domande e risposte sulla certificazione/conferma a distanza dei lotti da parte della Persona Qualificata (QP). Queste domande e risposte si applicano alla certificazione o alla conferma della QP nell’UE/SEE, come descritto nelle EU-GMP, e in particolare nell’Allegato 16. Si applicano alla produzione e all’importazione di medicinali per uso umano e veterinario, nonché di medicinali in fase di sperimentazione. Tuttavia, non ci sono dichiarazioni chiare e nemmeno regolamenti, la decisione è lasciata alle autorità nazionali competenti.
Questo quanto si afferma: “Remote batch certification/ batch confirmation could be allowed if accepted by the national competent authority where the authorised site is located. Some competent authorities may have specific requirements regarding the implementation of remote batch certification/ batch confirmation on a routine basis. Manufacturers and QPs should ensure that they comply with any applicable local requirements. In order to determine what requirements apply, manufacturers should consult with their national competent authority.”
Quando questo metodo di certificazione viene accettato dall’autorità nazionale competente, è necessario che:
La certificazione/conferma QP venga effettuata in piena conformità alla legislazione UE e alle GMP.
La certificazione/conferma del QP avvenga all’interno dell’UE/SEE (o dell’Irlanda del Nord).
Le QP tengano aggiornate le loro conoscenze in relazione ai prodotti, ai processi di produzione e al sistema di qualità farmaceutico.
Vi sia un solido sistema di qualità.
La QP sia in grado di dimostrare la conoscenza del prodotto e dei processi di produzione.
La certificazione/conferma a distanza della QP sia descritta e controllata all’interno del sistema di qualità farmaceutico.
L’accordo tecnico tra il titolare MIA e una QP a contratto menzioni anche la modalità a distanza e specifichi le circostanze in cui la QP deve recarsi presso il sito.
La QP abbia accesso a tutte le informazioni necessarie, secondo l’Allegato 16, per prendere una decisione in merito al lotto.
Il titolare MIA fornisca i mezzi necessari per consentire alla QP di svolgere le proprie funzioni a distanza.
Tutte le attività svolte siano contemporaneamente disponibili per l’ispezione da parte delle autorità competenti e per l’auto-ispezione.
Solo la QP possa avere accesso in modifica alla funzione di certificazione dei lotti.
I dati trasferiti siano completi e invariati.
Vi sia una firma elettronica che rispecchi i requisiti dell’Annex 11 delle EU GMP.
Riassunto:
L’EMA ha pubblicato domande e risposte sulla certificazione a distanza dei lotti da parte della Persona Qualificata (QP) nell’UE, per medicinali umani e veterinari. Le regolamentazioni sono ancora poco chiare, ma l’accettazione della certificazione a distanza è a discrezione delle autorità nazionali competenti. Per essere ammessa, la certificazione deve seguire la legislazione UE, mantenere un solido sistema di qualità, assicurare la conoscenza approfondita del prodotto e dei processi di produzione da parte della QP, e rispettare i requisiti dell’Allegato 16 delle EU GMP, inclusa una firma elettronica adeguata.
Il corso è rivolto ai responsabili di settore coinvolti nel processo di audit, ai QA e alle QP.
Programma
Le self inspection costituiscono processi essenziali all’interno delle realtà chimico-farmaceutiche e oltre a soddisfare un requisito normativo, sono necessarie per il miglioramento continuo.
Scopo del webinar è descrivere quali sono i principali argomenti di valutazione durante una self inspection QA QP, verificando alcuni dei processi e dei flussi del sistema qualità.
Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento
Principali argomenti in agenda
Chi effettua la self-inspection al QA/QP?
Qual è la durata?
Cosa ispezionare?:
Modifiche e CAPA rispetto alla self-inspection precedente
Sistema qualità, attività QA di base: Quality Management System, Quality Risk Management, Documentation Management e Data Integrity, change control, deviazioni, reclami…
Sistema qualità, operatività: process validation, cleaning validation, monitoraggio di prodotti e processi, internal audit …
Attività QP: processo di certificazione del lotto, audit di terza parte, deviazioni…
POLICY DI CANCELLAZIONE Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione. L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta. In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.
Il 26 aprile 2023 la Commissione Europea ha pubblicato la proposta di revisione della legislazione farmaceutica dell’UE. Le modifiche saranno disciplinate da una direttiva e da un regolamento.
In particolare, la Direttiva 2001/83 (Direttiva 2001/83/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 novembre 2001, recante un codice comunitario relativo ai medicinali per uso umano) e la Direttiva 2009/35/CE dovranno essere sostituite. La proposta di un nuovo Regolamento 726/2004 (autorizzazione dei medicinali e istituzione dell’EMA) intende sostituire il Regolamento 141/2000 per i farmaci orfani e il Regolamento 1901/2006 per i medicinali pediatrici, ma introduce anche una serie di regolamenti nuovi e adattati.
La proposta della Commissione Europea mira a rendere la legislazione farmaceutica dell’UE più agile, flessibile e adattabile alle esigenze dei pazienti e delle imprese dell’UE. La riforma vuole migliorare la disponibilità, l’accessibilità e l’economicità dei farmaci, promuovendo al contempo standard ambientali più elevati e aumentando la competitività e l’attrattiva dell’industria farmaceutica nell’UE.
Tra gli elementi chiave della proposta figurano la riduzione degli oneri amministrativi, la promozione dell’innovazione e della competitività, la soluzione delle carenze farmaceutiche, la garanzia della sostenibilità ambientale e la lotta alla resistenza antibiotica. Viene proposto un periodo minimo di otto anni per la protezione normativa dei farmaci innovativi, che può essere esteso sulla base di determinati criteri. Inoltre, viene sostenuta la lotta alla resistenza antibiotica (AMR), considerata una delle principali minacce per la salute nell’UE.
Modifiche pianificate con rilevanza GMP
Un’importante modifica di rilevanza GMP è rappresentata dai requisiti adattati per la qualificazione della Persona Qualificata (QP), finora disciplinati dall’articolo 48 della Direttiva 2001/83/UE. Questi sono ora definiti in un allegato della Direttiva 2023/132 (Allegato III).
Esonero dalla “written confirmation”: gli Stati membri possono rinunciare al requisito della “written confirmation” nell’ambito del periodo di validità del certificato GMP (art. 158 della Direttiva 2023/132).
Ispezioni a distanza: facilitazione per gli ispettorati in merito alle ispezioni a distanza e agli approcci basati sul rischio per la frequenza delle ispezioni.
Un altro focus è la sicurezza dell’approvvigionamento dei medicinali. Questo aspetto sarà disciplinato nel nuovo regolamento (art. 116 e seguenti): la proposta contiene disposizioni per il monitoraggio e la gestione delle carenze e delle carenze critiche di medicinali. I titolari AIC sono tenuti a informare l’Autorità competente di uno Stato membro in cui il medicinale è immesso in commercio e l’EMA di qualsiasi cessazione o sospensione permanente o temporanea della commercializzazione o della fornitura del medicinale. I titolari devono inoltre elaborare un piano per prevenire le carenze di fornitura. L’Autorità competente e l’EMA monitorano qualsiasi carenza potenziale o effettiva di medicinali e l’Autorità competente può richiedere al titolare AIC informazioni aggiuntive, quali un piano per limitare la carenza o una valutazione del rischio. Il titolare AIC deve presentare senza indugio le informazioni richieste.
Altri punti interessanti del Regolamento
Definizioni di “medicinale critico”, “carenza di fornitura”, “carenza critica di fornitura” e “carenza critica di fornitura in uno Stato membro” (art. 2),
Regolamenti sull’AMR (resistenza antimicrobica) che includono un “buono di esclusività”.
La Direttiva contiene nuovi passaggi sui seguenti argomenti
Nuove norme sulla protezione dei dati regolatori (RDP),
Repurposing: un cosiddetto periodo di protezione per i medicinali con una nuova indicazione terapeutica,
“Eccezione Bolar“: estensione della cosiddetta regola di Bolar, in base alla quale alcuni studi e sperimentazioni non sono considerati una violazione del brevetto o del certificato complementare di protezione,
Premi per i farmaci pediatrici,
Adeguamenti ai piani di gestione del rischio per l’autorizzazione di farmaci generici e biosimilari,
Informazioni elettroniche sul prodotto (ePI) (rispetto ai foglietti illustrativi cartacei),
Regolamenti per i prodotti che combinano un medicinale e un dispositivo medico,
Valutazione di alcuni eccipienti (coloranti come additivi alimentari autorizzati).
Q&A
La Commissione Europea ha anche pubblicato direttamente un documento di domande e risposte (Frequently Asked Questions: Revision of the Pharmaceutical legislation), che descrive bene il contesto e gli obiettivi della proposta di revisione della legislazione.
La Direttiva UE 2001/83/CE descrive all’articolo 52 che gli Stati membri devono garantire l’adempimento dei doveri delle QP sia con misure amministrative sia assoggettando le QP ad un codice di condotta professionale.
Questi requisiti sono stati estratti dai documenti pertinenti e sono riassunti nella Guida EQPA alle buone pratiche EQPA Code of Practice for QPs – Duties and Responsibilities for Qualified Persons in the EU. La nuova versione 9.0 del documento comprende un nuovo capitolo “Etica per la persona qualificata – Codice di condotta professionale“.
Il nuovo capitolo ha lo scopo di definire la dimensione etica delle QP così come previsto dall’articolo 52 della Diretta UE 2001/83/CE. Nel capitolo si identificano i seguenti doveri etici:
ALTRUISMO L’interesse del paziente deve essere sempre al primo posto.
INTEGRITA‘ Evitare frodi e negligenze. Non agire al fine di ottenere vantaggi o benefici. Svolgere i propri doveri solo per i prodotti per i quali si è competenti.
OBIETTIVITA’ Agire e prendere decisioni in modo imparziale sulla base della legislazione, delle linee guida ufficiali, delle migliori conoscenze scientifiche, senza pregiudizi. Mantenersi costantemente aggiornati sui nuovi sviluppi della scienza, della tecnologia, della legislazione e delle linee guida ufficiali che hanno un impatto sul proprio lavoro.
RESPONSABILITA’ Assumersi la piena responsabilità delle proprie decisioni.
TRASPARENZA Agire e prendere decisioni in modo aperto e trasparente. Condividere informazioni e opinioni. Garantire un’adeguata documentazione delle decisioni.
ONESTA’ Agire con rispetto e sincerità.
LEADERSHIP Dare l’esempio. Promuovere i principi etici professionali e contestare i comportamenti scorretti.
CONOSCENZA Mantenere le competenze aggiornate e promuovere lo sviluppo degli altri. Non accettare consapevolmente lavori che per i quali non si è competenti.
PREVENIRE LA CATTIVA CONDOTTA Adottare misure per prevenire la corruzione e la cattiva condotta professionale. Non ingannare consapevolmente, o permettere che altri siano ingannati, su questioni scientifiche e professionali.
RIGORE Comportarsi in modo coerente con ciò che si dice. Mantenere una certa prudenza nell’assunzione di rischi. Fare la cosa giusta da un punto di vista professionale, piuttosto che seguire semplicemente l’opinione della maggioranza o dell’autorità. Costruire le priorie posizioni sulla base di una valutazione completa dei fatti. Considerare le argomentazioni e i punti di vista altrui.
Nel gennaio 2023 è stata effettuata un’ispezione da parte dell’autorità locale presso un’azienda farmaceutica slovacca, la Imuna Pharm a.s.. Ne sono risultate tre carenze critiche, una voce corrispondente nel database EudraGMDP e il ritiro del certificato GMP con conseguente stop alla produzione. La QP aveva confermato in una dichiarazione che la produzione di preparati contenenti paracetamolo e ibuprofene per la successiva trasformazione in sospensioni e supposte fosse conforme ai requisiti GMP. Tuttavia, secondo quanto presente nel database EudraGMDP, una serie di non conformità “dimostra la non conformità ai requisiti delle GMP nella produzione di medicinali“:
Non sono stati valutati i possibili rischi di contaminazione incrociata.
Non è stata presentata la documentazione di produzione
L’attività di produzione svolta per un cliente non era chiaramente definita
Il controllo delle materie prime non è stato effettuato secondo la procedura aziendale. Inoltre, le materie prime non sono state approvate dal reparto QA
Non è stata verificata l’identità delle materie prime
Non sono stati prelevati campioni di controllo del prodotto
Ma non è tutto: è stato riscontrato che la preparazione di sospensioni e supposte non era conforme all’autorizzazione di fabbricazione. Non venivano seguite le procedure di approvazione, né rispettati i requisiti legali dell’Autorità nazionale per la produzione di principi attivi. La preparazione delle sospensioni orali avveniva in un impianto non adeguatamente qualificato e l’omogeneizzazione della sospensione preparata non veniva verificata.
* Per trovare il report, cliccare su “Non-compliance Report” nel menu del database sul lato sinistro e selezionare in “Data di inizio / Data di fine” il mese in cui ha avuto luogo l’ispezione. Dopo aver cliccato su “Ricerca”, verrà visualizzato l’elenco dei risultati, dal quale è possibile scegliere il rapporto con il numero sopra indicato.
Il 24 febbraio Marta Carboniero, GxP Compliance Expert di Adeodata, ha tenuto un free webinar sulle non conformità più diffuse rilevate in fase di audit dai nostri esperti “Audit Report 2022: le non conformità più comuni”. Ecco le risposte a tutte le domande che sono state poste dai partecipanti durante l’incontro.
1. È realistico che l’investigazione di una deviazione si completi in 3 giorni lavorativi?
Dipende dalla deviazione, è possibile che sia completata in due/tre giorni lavorativi oppure che ce ne vogliano 30. Quello che è importante, nella gestione di una deviazione è verificare in tempistiche celeri (1-2 giorni) l’impatto della stessa e attuare eventuali trattamenti o correzioni, in modo da isolare il problema. A seconda del grado dell’impatto e quindi della relativa classificazione, si può poi procedere all’indagine in tempi diversi.
2. Formazione auditor: è più corretto che l’auditor in training esegua due audit da osservatore + un audit da lead auditor, oppure tre audit da osservatore?
Le GMP/GDP non indicano espressamente quanti audit in affiancamento è più corretto fare, però la pratica più comune prevede tre audit in affiancamento (variando i reparti) e un audit come lead.
3. La non apertura delle CAPA per le eventuali raccomandazioni, non rischia che se ne perda traccia?
Le raccomandazioni, proprio per loro natura, possono non essere accettate dall’auditato, soprattutto se questo è indicato espressamente nel report, pertanto il fatto di perderne traccia non dovrebbe costituire una mancanza GMP.
4. In generale, se i criteri di riferimento sono gli stessi (es. GDP), un auditor interno può svolgere anche audit di seconda parte?
Se i criteri sono gli stessi, generalmente un auditor interno effettua anche audit di seconda parte, attenzione: nel caso in cui le SOP interne (quella delle self inspection e quella degli audit esterni) differiscano, ci vuole almeno il training per entrambe. Suggerisco comunque, in questo caso, di effettuare almeno un audit di seconda parte in affiancamento (es. due interni e uno esterno)
5. Vorrei sapere se la mancata possibilità di rilasciare il tracciato delle temperature a cui è stata sottoposta la merce durante il trasporto può essere inquadrata come non conformità minore?
La mancata possibilità di rilasciare tracciato può costituire deviazione minore o maggiore a seconda dei casi: ad esempio una merce sotto cold chain che viaggia a luglio in territorio Italiano costituisce una criticità maggiore rispetto ad una merce 15-25°C che viaggia in primavera. Dipende dai casi, per valutare la classificazione, bisogna valutare caso per caso. A mio parere è comunque una deviazione.
6. Relativamente alla seguente NC: “Process Validation: PQ requires a minimum of 3 consecutive batches, but the number of batches must be justified” non ho compreso se: – occorre giustificare perchè ho scelto 3 lotti oppure – occorre giustificare il fatto che non siano stati scelti 3 lotti
La deviazione era dovuta al fatto che l’auditor si aspettava che la scelta di tre lotti in PQ fosse motivata e non lo era. Personalmente posso aggiungere che, in accordo all’Annex 15, questa poteva anche non essere una deviazione, magari una raccomandazione. Contestualizzando, la deviazione è stata assegnata ad una ditta indiana e l’auditor era indiano, pertanto è possibile che la loro prassi nell’applicazione delle EuGMP preveda una giustificazione. Era comunque una minore.
7. Riguardo gli OOS, un ispettore ci ha suggerito di inserire la QP invece che QA in quanto il QA non ha necessariamente conoscenza del laboratorio mentre la QP per definizione deve averla (almeno secondo le attuali normative.) E’ necessario inserire nell’indagine di laboratorio il QA anche se c’è comunque la QP?
Bisognerebbe capire bene in quale fase della gestione OOS era previsto il coinvolgimento del QA. Mi spiego: solitamente QA non interviene nell’indagine di OOS nelle sue prime fasi (IA e IB), in quanto sono indagini di laboratorio. Necessariamente interviene invece nella fase II, nel caso ci fosse quindi coinvolgimento di reparti produttivi. La QP firma come chiusura/approvazione/giudizio finale OOS. Secondo il mio parere, non era necessario il coinvolgimento del QA nella fase di indagine di laboratorio, se è a quella che ci stiamo riferendo, personalmente lo escluderei a priori.
8. Per la formazione del personale, ad esempio il training legato alla revisione di una SOP, può essere sufficiente formalizzare il training sul form dedicato alla registrazione dei training oppure è necessario allegare un’evidenza dell’avvenuta formazione, ovvero un questionario di verifica apprendimento o un email in cui vengono spiegate le modifiche della SOP in revisione?
Dipende da quali sono le modifiche al documento: se è una modifica formale (es. cambio layout) senza modifiche operative, va bene la formalizzazione su form dedicato. Nel caso invece in cui le modifiche siano sostanziali (es. cambio operatività), è preferibile effettuare una prova di valutazione (es. questionario). Escluderei invece gli scambi di mail per documentare una formazione.
9. Come deve essere strutturato un modulo di avvenuta formazione per essere considerato completo?
Un modulo di avvenuta formazione deve riportare al minimo: data di formazione e durata, argomento (titolo e breve descrizione), formatore e personale formato (nome-firma-data ), esito.
10. Document & Record Retention: è accettabile archivio unicamente cartaceo per coc/ coa da fornitore per raw material di packaging secondario? Ci sono differenze tra requisiti Eudralex e ISO13485?
Sì, è accettabile per entrambe (ISO/GMP); se si rispettano i corrispondenti requisiti, non dovrebbero esserci controindicazioni a livello normativo; è pur vero che, probabilmente, un ipotetico ispettore spingerà per una gestione elettronica, come stanno già facendo in molti casi.
11. Controllo delle condizioni di trasporto raw material in incoming: è accettabile affidare la responsabilità al supplier definendolo in apposito quality agreement? Oppure il produttore del prodotto finito deve mantenere supervisione delle condizioni di trasporto (es. verifica data logger, mantenimento validazione trasporto)? È accettabile mantenere la supervisione non per singolo lotto ma in occasione di audit a supplier?
E’ possibile definire in un QTA chi ha la responsabilità di assicurare che il trasporto avvenga in condizioni controllate e chi debba effettuare convalida (es. supplier). All’arrivo della merce è però sempre richiesta una verifica da parte della sede ricevente, che, si suppone, sia anche l’utilizzatore della stessa (controllo identità, integrità, temperatura soprattutto in caso di cold chain, verifica del mezzo etc…).La convalida di trasporto e successive può essere verificata in sede di audit al supplier.
12. Formazione internal auditor: pur avendo ben definito e documentato training teorici e on the job per qualifica di auditor, è generalmente richiesta prova di esperienza sulla specifica area auditata? Oppure la formazione generale può abilitare l’auditor all’ispezione di qualsiasi area aziendale?
Per la qualifica di un auditor non basta solo la formazione, è necessario considerare altri fattori, ad esempio il grado di istruzione, l’esperienza e il campo lavorativo. Es. Se un collega ha lavorato in passato X anni in QC, è possibile bypassare la prova di esperienza su QC, basandosi sulle sue conoscenze ed esperienze passate. Se mi trovo invece di fronte ad un collega neolaureato o neodiplomato, una prova pratica su ciascuna area potrebbe essere richiesta.
13. C’è una differenza specifica tra DEVIAZIONE e NON CONFORMITA’?
Tendenzialmente non c’è differenza, a meno che, all’interno delle vostre procedure aziendali, vogliate differenziare i due aspetti. Es. deviazione per ragioni commerciali/marketing, NC per anomalie GMP, ma è una scelta interna, nella maggior parte dei casi non c’è differenza. Specificatelo in procedura.
14. Periodic review dell’infrastruttura IT e Restore hanno una frequenza da rispettare nell’anno?
Non ci sono frequenze predefinite, decide l’azione regolata sulla base di un’analisi dei rischi. Di solito la revisione viene fatta annualmente o ogni due anni.
15. Qual è il miglior tool in sostituzione all’Excel per la gestione degli elenchi?
Ce ne sono di diverso tipo, la scelta dipende dall’utilizzo che se ne vuole fare e dalla verifica della loro compliance GMP, ne cito qualcuno a solo titolo esemplificativo. Ripeto, è da valutare l’eventuale applicabilità ai requisiti GMP.
I sistemi EDMS e QMS (come Adiuto) per la gestione di elenchi relativi a change, deviazioni etc…
Sharepoint, ad esempio attraverso l’applicazione “lists”, anche se Sharepoint continua ad avere alcune limitazioni relativamente alla compliance.
Sistemi che supportano la gestione di anagrafiche e scadenziario (ad esempio manutenzione di equipment) che possono essere adattati per gestire altri elenchi.
16. Cosa intendete per tool di infrastruttura? (la deviazione era: I tool di infrastruttura non sono qualificati né sono oggetto di SOP/WI ufficiali)
I SW tool di infrastruttura includono quei tool come i SW per il monitoraggio della rete, i tool per la schedulazione dei job, i SW di sicurezza, gli antivirus, e i tool per la gestione della configurazione (GAMP5 ed.2 Appendix M4 §12.3.4).
17. Ambito GMP dove si è fatta la mappatura iniziale del magazzino che ha un sistema computerizzato convalidato di monitoraggio e controllo, la mancanza della mappatura periodica come si potrebbe considerare?
Bisogna fare riferimento alla linea guida WHO No. 961, 2011, che definisce che la mappatura deve essere ripetuta con una certa periodicità per valutare la compliance: in generale si prevede una ripetizione della mappatura ogni 3-massimo 5 anni; nella maggior parte dei casi per le camere fredde anche ogni anno; suggerirei di operare con risk assessment.
Si tratta di una linea guida, le EuGMP sono un po’ scarne da questo punto di vista, però è riconosciuta per mappature sia di magazzini che incubatori ecc., in generale potrebbe essere una deviazione minore, per camere fredde anche maggiore se non ripetuta da parecchi anni.
18. Per la qualifica di sedi corporate, se si definisce in procedura che ha una criticità minore rispetto ai criteri di qualifica degli altri fornitori, può essere valido?
Non è possibile rispondere in maniera univoca a questa domanda: dipende dall’attività o dal prodotto che la sede corporate fa. Se, dall’analisi/risk analysis effettuata all’interno della vostra sede, la sede corporate risulta a basso impatto ok, ma deve essere evidenziato e dimostrato, non può essere preso di default (es. se la sede corporate effettuata per mio conto una sterilizzazione di prodotto, non può essere considerata a bassa criticità, anche se è una sede del gruppo).
19. Come gestire i sistemi non GMP ma sicuramente impattanti la ISO9001?
La 9001 non necessita convalida software, per cui potrebbero essere sufficienti i controlli inziali, che solitamente fa l’installatore e i controlli periodici di manutenzione del sistema. Non mi aspetto una convalida in compliance con Annex 11 e simili.
20. Cosa si intende per “fogli con pochi dettagli” nelle evidenze della formazione? Cosa mancava?
Le evidenze della formazione devono, al minimo, riportare titolo e breve descrizione della formazione, nome del trainer e del personale sottoposto alla sessione, data della sessione con giorno, ora e durata, firme e date sia del formatore che del personale, esito. In questo caso mancava la durata, l’esito e la firma del formatore.
Articolo a cura di Marta Carboniero GxP Compliance Expert, Adeodata srl
Un sondaggio svolto tra i membri dell’EQPA (European QP Association) si è concentrato sul percorso professionale per diventare QP. La grande partecipazione ha permesso di ottenere una grande quantità di dati da analizzare.
I requisiti di qualificazione per diventare QP sono uno degli argomenti più discussi nel settore, ma finora mancava una buona panoramica di come i requisiti legali, definiti nell’articolo 49 della direttiva 2001/83/CE e nell’articolo 53 della 2001/82/CE, siano stati recepiti e attuati a livello nazionale.
I partecipanti al sondaggio hanno fornito un forte feedback, con molti commenti su come le diverse misure nazionali si discostano o si aggiungono alla direttiva 2001/83/CE artt. 48-51, o alla direttiva 2001/82/CE artt. 52-54. Le risposte provengono da quasi tutti gli Stati membri dell’UE nonché da Svizzera, Israele e Regno Unito.
Le QP devono essere qualificate da una formazione di livello universitario (direttiva 2001/83/CE art. 49.2 o direttiva 2001/82/CE art. 53.2) e dimostrare un’esperienza pratica minima definita (direttiva 2001/83/CE art. 49.3 o direttiva 2001/82/CE art. 53.3 ).
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Requisiti formativi
La Direttiva 2001/83/CE all’articolo 49.2 definisce i requisiti formativi per diventare QP. Il paragrafo cerca di riflettere l’immensa varietà di programmi di formazione esistenti nell’UE.
“A qualified person shall be in possession of a diploma, certificate or other evidence of formal qualifications awarded on completion of a university course of study, or a course recognized as equivalent by the Member State concerned, extending over a period of at least four years of theoretical and practical study in one of the following scientific disciplines: pharmacy, medicine, veterinary medicine, chemistry, pharmaceutical chemistry and technology, biology. However, the minimum duration of the university course may be three and a half years where the course is followed by a period of theoretical and practical training of a minimum duration of one year and including a training period of at least six months in a pharmacy open to the public, corroborated by an examination at university level. Where two university courses or two courses recognized by the State as equivalent co-exist in a Member State and where one of these extends over four years and the other over three years, the three-year course leading to a diploma, certificate or other evidence of formal qualifications awarded on completion of a university course or its recognized equivalent shall be considered to fulfil the condition of duration referred to in the second subparagraph in so far as the diplomas, certificates or other evidence of formal qualifications awarded on completion of both courses are recognized as equivalent by the State in question.”
Directive 2001/83/EC Article 49.2.
Un po’ complicato, ma vediamo come funziona nei diversi Stati membri.
Le diverse materie che devono essere trattate nel corso universitario sono elencate nel paragrafo successivo dell’articolo. In sintesi, le materie sembrano essere tratte dal piano di studi di farmacia. Sorprendentemente, non vengono definite misure quantitative come il numero minimo di ore di lezione per ogni materia, e quindi gli Stati membri sono liberi di divergere.
Tabella 1: Paesi inclusi nell’analisi
Secondo la direttiva, dopo il conseguimento di un titolo universitario accettabile, il candidato QP deve dimostrare di aver acquisito un’esperienza pratica ai sensi dell’articolo 49.3:
“3. The qualified person shall have acquired practical experience over at least two years, in one or more undertakings which are authorized to manufacture medicinal products, in the activities of qualitative analysis of medicinal products, of quantitative analysis of active substances and of the testing and checking necessary to ensure the quality of medicinal products.”
I requisiti possono essere riassunti come una combinazione di
Un diploma universitario in un’ampia gamma di scienze naturali, di norma della durata di quattro anni ma, se considerato equivalente a livello nazionale, della durata minima di tre anni;
Da sei mesi a due anni di esperienza pratica nel controllo di qualità, in funzione della durata degli studi teorici;
L’esperienza pratica deve essere acquisita presso un’azienda autorizzata alla produzione di medicinali.
Confrontiamo questi tre requisiti con il feedback delle QP.
Nelle discussioni con i rappresentanti dell’industria, spesso si sostiene che solo un farmacista può essere accettato come QP, limitando così la disponibilità di un numero sufficiente di QP. Nonostante questa impressione, quasi tutti gli Stati membri accettano in realtà i vari tipi di formazione universitaria. Molti Paesi accettano addirittura più di quanto la direttiva sembri consentire, come le lauree in biotecnologia, scienze mediche e ingegneria ambientale o chimica. Il Portogallo e la Francia sono gli unici Stati membri dell’UE che, insieme alla Norvegia e a Israele, due Paesi associati, limitano i requisiti educativi delle QP a un diploma in farmacia. Nel caso del Portogallo è richiesto un corso aggiuntivo e la certificazione di Specialista in Industria Farmaceutica rilasciata dall’Associazione professionale “Pharmaceutical Industry College“.
Tabella 2: Diplomi e lauree accettati per Paese
Solo una minoranza di Paesi ha istituito corsi di formazione ufficiali volti a colmare le lacune in termini di materie, come indicato dall’ombreggiatura blu nella tabella 2. In tutti gli altri Paesi, il compito di colmare le lacune formative è lasciato al candidato, che viene poi valutato su base individuale.
È interessante notare che la maggior parte dei Paesi consente di conseguire titoli universitari di base al di fuori della gamma elencata nella direttiva, come indicato al di sotto della linea blu nella tabella 2. Questi Paesi presumibilmente valutano i contenuti del curriculum piuttosto che il titolo di studio.
Formalmente, nella maggior parte dei Paesi, i farmacisti e i colleghi con una formazione in scienze naturali possono assumere il ruolo di QP. La questione è, in pratica, quanto sia aperto l’accesso al ruolo di QP per coloro che hanno un’altra formazione scientifica. La Figura 1 mostra come le QP hanno risposto in merito a quali titoli di studio hanno permesso loro di qualificarsi.
Figura 1: Quota di QP con formazione in farmacia per Paese
Si può facilmente concludere che tutto è possibile nella realtà, anche se, non a caso, vediamo la quota del 100% di farmacisti in Francia e Portogallo, avendo già stabilito che solo i farmacisti possono diventare QP in quei Paesi. Alcuni Paesi hanno una quota di farmacisti pari o superiore al 70%. D’altro canto, le risposte di Irlanda, Regno Unito e Svizzera mostrano che solo una minoranza di QP basa la propria formazione su una laurea in farmacia. Complessivamente, la ripartizione è più o meno 50:50 in tutta l’UE.
Supponendo che tutti questi sistemi funzionino e che tutte le QP siano preparate e competenti, potremmo essere sorpresi dalla variabilità tra i Paesi sulla base di un’unica definizione contenuta nella direttiva.
Lunghezza degli studi universitari
Il criterio successivo definito nell’articolo 49 è la durata minima degli studi universitari per diventare QP. Secondo il feedback, i Paesi gestiscono questo requisito in modo molto diverso.
Sebbene la direttiva stabilisca che quattro anni sono il periodo minimo di formazione universitaria previsto e che periodi più brevi possono costituire un’eccezione, diversi Paesi fissano l’aspettativa minima a tre anni di studio. All’estremo opposto, in Francia gli studi farmaceutici durano 6 anni e, poiché per diventare QP si accetta solo farmacia, la durata minima degli studi universitari diventa di default di 6 anni.
Periodo minimo di formazione universitaria in anni
Stato
3
IE, (IT), NL, PL, SL, UK
3,5
(DK), LV, (NL), RO
4
BE, BG, CY, DE, DK, ES, FI, GR, HU, IS, IT, SE
5
AT, CH, CR, CZ, MT, NO, PT
6
FR
Tabella 3: Durata minima degli studi universitari richiesta
Esperienza pratica
Gli studi universitari soddisfano solo una parte dei requisiti per diventare QP. È necessaria anche un’esperienza pratica all’interno di un’organizzazione di produttori. L’indagine ha cercato di capire come viene gestita nei diversi Stati membri (vedi Tabella 4).
Come dimostrare l’esperienza pratica
Stato
A. L’esperienza pratica non deve essere dimostrata in una o più aziende autorizzate alla produzione di medicinali.
NL, BE, DK, PO, RO, AT, DE, HU, IT, UK, MT, ES
B. L’esperienza pratica è strettamente limitata alle attività di laboratorio del QC.
E. Le attività di produzione possono sostituire le attività di laboratorio QC.
ES, PT, FI, NL, UK, RO, BG, IT, GR, CH, MT, CR, UK, DE, BG, CY, DK, CZ, BE, IE
F. Sono accettate altre attività per dimostrare l’esperienza pratica.
CH, UK, PT, ES, NL, DK, DE, RO, CR, IE, IT, FR, NO, BE
Tabella 4: Esperienze pratiche accettate per Paese (un Paese può essere citato più di una volta)
Probabilmente, l’interpretazione letterale della direttiva 2001/83 è che solo la scelta B soddisfa i requisiti, a condizione che l’esperienza sia stata acquisita presso un produttore autorizzato. Il testo della direttiva recita:
“… practical experience over at least two years, in one or more undertakings which are authorized to manufacture medicinal products, in the activities of qualitative analysis of medicinal products, of quantitative analysis and of the testing and checking necessary to ensure the quality of medicinal products….”
Il feedback mostra che, almeno secondo la percezione delle QP, praticamente ogni Paese ha interpretato questo paragrafo in modo flessibile.
L’EQPA sostiene da molti anni che l’esperienza pratica dovrebbe essere definita in modo molto più ampio rispetto al solo Controllo Qualità, e dovrebbe essere una combinazione appropriata di esperienza in diverse aree. È molto interessante vedere che in pratica molti Paesi lo fanno già e includono l’esperienza nella produzione (> 27% di tutte le risposte). Ciò non avviene in tutti i Paesi e sembra discostarsi notevolmente dalla formulazione del requisito. Solo il 39% delle risposte conferma che è accettabile la sola esperienza di QC presso un Titolare di Autorizzazione all’immissione in commercio e all’importazione. I Paesi che si discostano meno dalla formulazione della direttiva sono Austria, Italia, Germania, Francia, Repubblica Ceca, Slovacchia e Lettonia.
Ulteriori passi da intraprendere ed esperienze pratiche più brevi in relazione alla durata degli studi
La direttiva non prevede che gli Stati membri istituiscano corsi certificati o ufficiali per colmare sistematicamente le lacune nelle materie dei corsi universitari intrapresi dalle aspiranti QP che non hanno studiato farmacia. Alcuni Paesi, tuttavia, hanno istituito corsi di questo tipo. Portogallo e Regno Unito rendono questi corsi obbligatori per qualsiasi QP, compresi i farmacisti, mentre altri Paesi li rendono obbligatori per le QP che non hanno studiato farmacia. Alcuni Paesi lasciano all’intraprendenza individuale il compito di colmare le lacune in materia. Questo è probabilmente lo scenario peggiore.
La direttiva consente di ridurre il periodo di esperienza pratica previsto qualora la durata della formazione universitaria superi i 4 anni. La durata dell’esperienza pratica può essere ridotta di 1 anno quando gli studi sono durati 5 anni, e di 1,5 anni quando gli studi sono durati 6 anni, lasciando, in questo caso, solo 6 mesi di esperienza pratica. Diversi Paesi utilizzano questa flessibilità di routine, mentre altri la utilizzano solo in determinate circostanze. Altri Paesi richiedono sempre 2 anni di esperienza pratica, indipendentemente dalla durata del corso universitario intrapreso.
In figura 2 una panoramica di quanto discusso finora.
Figura 2: Il percorso per diventare QP L’ombreggiatura blu chiaro indica un’applicazione flessibile; > indica che la durata può essere più lunga
Altre aspettative non citate nella Direttiva
In alcuni Paesi le competenze linguistiche specifiche sono un prerequisito. La Direttiva 2001/83/CE non si esprime in merito. La logica ovvia è che il responsabile della qualità deve comprendere il sistema qualità e la documentazione con cui sta lavorando. Anche in questo caso, non esiste un approccio armonizzato (cfr. Tabella 5).
Tabella 5: Requisiti linguistici
In alcuni casi, il requisito linguistico può non essere legato al ruolo di QP ma all’accettazione degli studi all’estero. Ad esempio, un farmacista che ha studiato al di fuori della Germania e vuole che tali studi siano riconosciuti per diventare una QP deve prima essere riconosciuto come farmacista. Per diventare farmacista è obbligatoria una conoscenza minima della lingua tedesca di grado B2.
Aree di miglioramento nella Direttiva
I risultati dell’indagine mostrano che la definizione di esperienza formativa e pratica, stabilita dall’articolo 49 della direttiva, è vaga e viene interpretata in modo molto flessibile a livello nazionale. Si tratta di un tipico compromesso che porta a un basso livello di armonizzazione.
I risultati dell’indagine illustrano nella pratica quanto siano variabili i requisiti formativi in termini di contenuti. Non è certamente utile basare i requisiti di studio sul nome della laurea o del diploma e alcuni Paesi consentono un elenco di qualifiche più ampio di quello indicato nella direttiva. Non solo le materie di studio dovrebbero essere armonizzate, ma dovrebbe anche essere stabilito un numero minimo di ore da dedicare a ciascuna di esse. Inoltre, dovrebbero essere aggiunte materie importanti come la legislazione sui farmaci, la farmacopea, le GMP e le linee guida.
La direttiva prevede una serie di requisiti relativi all’istruzione e all’esperienza pratica per diventare QP. Si potrebbe concludere che una QP può lavorare con qualsiasi tipo di prodotto. In pratica, quasi tutte le QP vengono accettate solo per un sottoinsieme di gruppi di medicinali. Gli approcci nazionali spesso prevedono un ulteriore filtro di “idoneità” oltre a quello di “ammissibilità” che, sebbene comprensibile, probabilmente va oltre la direttiva. Le QP che soddisfano le aspettative nazionali per le forme di dosaggio solide si distinguono dalle QP accettate per i medicinali in fase di sperimentazione o per i biologici, ad esempio. Questa differenziazione dal punto di vista professionale è senza dubbio appropriata e dovrebbe trovare adeguato riscontro nella direttiva.
Molte situazioni reali richiedono che una QP abbia un’esperienza molto più ampia del minimo di due anni. Inoltre, qualsiasi revisione di questo articolo della direttiva dovrebbe includere chiaramente attività più ampie del QC.
Un’altra area di miglioramento dell’attuale direttiva potrebbe essere la creazione di un archivio di QP a livello europeo. I partecipanti all’indagine di nove Paesi (AT, BE, CY, GR, IE, MT, PL, PT, RO) confermano l’esistenza di registri nazionali. Inoltre, la Slovenia sta lavorando alla creazione di una banca dati e l’Italia sta distribuendo alle QP certificati personalizzati (senza data di scadenza) che confermano la loro idoneità. In altri Paesi è possibile rimanere QP solo se si è attivamente registrati presso un MIA.
In diversi Stati membri i produttori di API (a volte tutti, a volte solo per le biotecnologie) richiedono una QP. Se è così, presumibilmente è richiesto anche un MIA. Si tratta di un’altra opportunità di armonizzazione a livello europeo per stabilire se o quando una QP e un MIA sono richiesti da un produttore di API e se si applicano le stesse aspettative di formazione o esperienza.
Conclusioni
I requisiti per diventare QP sono definiti nell’articolo 49 della direttiva 2001/83/CE per tutta l’UE. Ci si potrebbe aspettare che questa unica fonte di requisiti in una direttiva porti ad un ambiente armonizzato dopo l’attuazione. Riteniamo che questa indagine fornisca dati relativamente solidi per consentire una valutazione della situazione reale nell’UE a questo riguardo.
Nel corso dei recepimenti nazionali sono emerse e sono tuttora in vigore interpretazioni ampiamente divergenti di questi requisiti apparentemente armonizzati. Il modello variopinto di regole applicate che ne risulta appare piuttosto confuso. A vent’anni da quando la direttiva 2001/83 ha lasciato invariati i requisiti di QP rispetto a quelli stabiliti 46 anni fa nella direttiva 75/319/CEE, è necessario un nuovo sforzo per rivedere, chiarire e semplificare i requisiti. Le deviazioni dalla norma dovrebbero essere limitate e nuovi elementi dovrebbero essere presi in considerazione per l’armonizzazione. Le aree di discussione dovrebbero includere l’adattamento della durata dell’esperienza pratica alla complessità dell’ambiente in cui la QP deve lavorare e si potrebbero considerare requisiti armonizzati per gruppi di prodotti specifici. I registri delle QP fornirebbero trasparenza sulle persone qualificate e sulle loro aree di idoneità.
Tratto da un articolo di: Dr Ulrich Kissel, Chairman of the European QP Association
Allo scopo di ottimizzare le risorse, sempre più aziende farmaceutiche e chimico-farmaceutiche si orientano verso l’esternalizzazione completa o parziale delle attività ad impatto GMP.
La gestione corretta ed efficace dei contratti è divenuta dunque un’attività fondamentale che deve tener conto dei differenti aspetti normativi, legali, assicurativi, organizzativi, strategici e tecnologici.
Questo approfondimento è dedicato proprio ai Quality Agreement, i contratti che sono alla base dei rapporti con i terzisti e parte integrante del Sistema di Qualità delle aziende farmaceutiche e che, specificatamente, si riferiscono alla gestione del rapporto GMP tra contract Giver e Contract Acceptor.
La legislazione
L’articolo 50 del D.Lgs. 219/2006 consente ai titolari AIC di esternalizzare parte della propria produzione, previa autorizzazione da parte dell’Autorità, e assegna la responsabilità delle fasi produttive e di controllo alla QP dell’azienda committente e alla QP dell’azienda terzista.
Naturalmente questo tipo di accordi deve essere gestito da un contratto scritto, come previsto dalle EU GMP, che dettagli obblighi e responsabilità delle parti coinvolte.
Responsabilità contrattuali e accordo tra le parti
Nel settore farmaceutico i contratti possono essere sia di natura puramente commerciale sia di produzione conto terzi (accordi di lavorazione, full-service o misti). Il contratto serve quindi a definire gli obblighi e i diritti delle parti (art. 1321 c.c.), a definire la legge applicabile, a derogare eventuali obblighi di legge e a scegliere la modalità di definizione delle controversie (art. 806 c.p.c.). Il contratto viene ritenuto finalizzato quando chi ha fatto la proposta è a conoscenza dell’accettazione dell’altra parte (art.1326 c.c.).
Responsabilità delle aziende terziste è quella di fornire prodotti conformi alle GMP e di seguire gli standard imposti dalle norme di legge. Inoltre, devono garantire la funzionalità e la qualità del prodotto secondo contratto.
Il contratto
Come già anticipato, nel D.Lgs. 219/2006 è previsto che ogni operazione di produzione affidata contrattualmente a terzi, sia oggetto di un contratto scritto che definisca chiaramente le responsabilità delle parti e in particolare l’obbligo dell’appaltatore di rispettare le norme di buona fabbricazione.
Il subappalto è concesso solo previa autorizzazione scritta da parte del committente. Allo stesso modo, il contratto di subfornitura deve essere stipulato in forma scritta (art.2 Legge 192/1998).
Nel contratto devono essere specificati, tra gli altri:
i requisiti specifici del bene o del servizio richiesto anche con richiamo a norme tecniche (che devono essere allegate se non di uso comune)
i termini e le modalità di consegna
gli obblighi delle parti inerenti la lavorazione
i controlli presso il sito produttivo
il controllo su campione di prodotto
il divieto di subappalto previa autorizzazione
le conseguenze in caso di vizio del prodotto
la durata del contratto
il preavviso in caso di recesso
Inoltre è bene indicare nel contratto anche il termine entro cui eventuali contestazioni o reclami dovranno essere inviati per iscritto all’appaltatore.
Inadempimenti e ritardi
Se un fornitore non esegue la prestazione dovuta o non rispetta il contratto è tenuto a risarcire il danno, a meno che non dimostri che l’inadempimento non sia imputabile a lui (art. 1218 c.c.). Il risarcimento deve comprendere sia la perdita subita che il mancato guadagno (art. 1223 c.c.).
In caso di ritardo, il contratto può prevedere una penale a carico del fornitore.
Durata e rinnovo
Nel contratto con il fornitore va indicata la durata e precisato se, allo scadere del termine previsto, il contratto dovrà intendersi rinnovato (e per quale periodo) o, al contrario, risolto.
In taluni casi può risultare opportuno che la durata degli obblighi sia superiore alla durata del contratto cui si riferisce, al fine di tutelare il diritto alla proprietà esclusiva.
Focus: il capitolo 7 delle EU GMP Parte I
Il capitolo 7 delle EU GMP è interamente dedicato alle attività in outsourcing ed è armonizzato con l’ICH Q10. Il capitolo si applica a tutte le attività ad impatto GMP, compresa la distribuzione, la manutenzione e la convalida. Proprio nell’ICH Q10 si afferma che l’azienda farmaceutica è responsabile di assicurare il controllo delle attività esternalizzate e la qualità dei materiali acquistati. Per farlo è necessario:
valutare l’idoneità e la competenza del fornitore
monitorarne le prestazioni
definire le responsabilità in un accordo scritto
monitorare i materiali in entrata per assicurarsi che provengano da una supply chain concordata.
Il committente
Secondo le GMP, il committente ha la responsabilità di verificare la competenza, l’adeguatezza e la conformità legale del fornitore e deve assicurarsi che vi siano in essere processi adeguati a controllare le attività esternalizzate.
Spetta al committente fornire alla parte interessata tutte le informazioni necessarie a portare a termine i compiti assegnati secondo il contratto, così come monitorarne la performance per implementare eventuali miglioramenti. Anche la review dei record relativi alle attività esternalizzate è in carico al committente, che deve inoltre assicurarsi che tutti i prodotti e i materiali che gli vengono consegnati siano stati prodotti in accordo alle GMP.
Il fornitore
Per poter svolgere al meglio le attività previste dai contratti, il fornitore deve avere strutture e impianti adeguati, deve avere esperienza e personale competente. Come già anticipato, al fornitore è fatto divieto subappaltare le attività senza l’approvazione scritta del committente ed effettuare cambi non autorizzati.
Il fornitore, accettando il contratto, si rende disponibile ad essere oggetto di ispezione da parte dell’Autorità e del committente. Pertanto, tutti i record relativi ai prodotti e alle attività oggetto del contratto devono essere resi disponibili.
Il contratto
Il contratto tra committente e fornitore deve specificare:
le rispettive responsabilità
gli aspetti tecnici
i processi di comunicazione
le norme applicabili
Nel contratto deve essere descritto chiaramente chi è il responsabile di ogni step delle attività esternalizzate.
NOTA: anche nelle GMP Parte II è presente un capitolo dedicato alle attività in outsourcing. I requisiti presenti nel capitolo 16 delle EU GMP Parte II sono analoghi a quanto previsto nel capitolo 7 delle EU GMP Parte I.
La struttura di un Quality Agreement (esempio)
Frontespizio
Codifica e titolo
Descrizione del prodotto/servizio oggetto di fornitura
Firme di approvazione
Corpo
Accordi regolatori e requisiti normativi
Validità e confidenzialità
Gestione delle modifiche e subappalto
Definizione di attività e responsabilità
Allegati
Informazioni che possono essere soggette ad aggiornamenti
Elenchi (lista di indirizzi, elenco contatti, lista prodotti, tabella delle responsabilità*, supply chain della fornitura, metodi analitici trasferiti, elenco dei documenti forniti dal committente, fac-simile ordine di lavorazione, ecc.)
Norme di uso non comune
*La tabella delle responsabilità è la parte più consultata del Quality Agreement. E’ essenziale perchè rende il contratto pratico e realmente utile alla consultazione.
Come scrivere un contratto
Il Quality Agreement deve essere redatto da un gruppo di persone competenti. Le fasi per la stesura sono le seguenti:
Analisi dell’audience e dei suoi bisogni
Identificazione degli obiettivi del documento
Raccolta materiale e definizione dei contenuti
Scrittura in bozza
Revisione e finalizzazione
Ricorda che un documento va sempre stilato per chi legge, per cui è importante definire gli obiettivi del documento e il grado di approfondimento, oltre a dargli una struttura chiara. Se devi utilizzare delle abbreviazioni o delle sigle, definisci i termini al primo utilizzo mettendo le abbreviazioni tra parentesi.
Evita parole inutili, concetti senza valore aggiunto o ridondanti: chiarezza e semplicità sono le parole chiave di un documento tecnico ben scritto.
Utilizza schemi, diagrammi, tabelle ed immagini per rendere più chiari i concetti.
L’approccio sopra descritto può essere utilizzato anche per la preparazione di Quality Agreement con fornitori di materiali (es. MP/MC) e con fornitori di servizio di natura differente dal terzista di prodotto (es. laboratori di analisi, distributori, trasportatori, servizi esterni di qualifica equipment etc.) che effettuano per il committente attività ad impatto GMP, che necessitano quindi di essere definite per iscritto in un contratto.
Cosa possiamo fare per te?
Se vuoi approfondire il tema dei Quality Agreement, partecipa al webinar in programma il prossimo 20 aprile 2023.
Se invece desideri organizzare questo corso presso la tua azienda, contatta il nostro ufficio commerciale all’indirizzo sales@qualitysystems.it per ricevere un’offerta dedicata.
I nostri consulenti sono in grado di aiutarti nella stesura dei contratti di fornitura così come nella valutazione periodica dei fornitori.
L’Agenzia danese per i farmaci (DMA) ha aggiornato la guida sui requisiti e le aspettative per le QP nelle aziende farmaceutiche presenti nel documento: Requirements and expectations for the qualified person in a pharmaceutical company. In alcuni casi, questi si discostano dai requisiti della Direttiva 2001/83/CE, soprattutto per quanto riguarda il percorso formativo e l’esperienza.
Formazione
Ad esempio, le materie di studio specificate nella direttiva possono subire una modifica, in base ai medicinali che devono essere certificati e rilasciati. Se un richiedente non ha studiato tutte le materie specificate durante i suoi studi, la persona interessata deve dimostrare come le conoscenze nella materia in questione siano state acquisite successivamente o perché la materia in questione non è considerata rilevante per l’autorizzazione in questione.
A differenza di molti altri Stati membri dell’UE, l’esperienza pratica non si limita al controllo di qualità. In Danimarca è richiesta un’esperienza minima di due anni nella produzione, nell’assicurazione o nel controllo della qualità in un’azienda farmaceutica. A tal fine, la QP deve avere una conoscenza sufficiente del sistema di qualità, compresa la documentazione di convalida, e deve avere familiarità con tutti gli impianti di produzione e di controllo della qualità. L’Autorità si aspetta che la QP trascorra almeno dieci ore alla settimana in azienda.
Training
L’Agenzia danese per i medicinali si aspetta che una QP in carica partecipi a corsi, seminari, conferenze o simili incentrati sulle GMP almeno una volta all’anno. Se ciò non è possibile, la QP deve incontrarsi con altre persone che lavorano con nel QA o nel QC per scambiare esperienze. Ciò può avvenire sotto forma di incontri tematici organizzati, gruppi di scambio di esperienze o incontri privati.
QP delegata
Una caratteristica particolare in Danimarca è la “Persona Qualificata delegata”. Si tratta di una persona nominata dall’azienda che può effettuare rilasci per conto della QP effettivamente autorizzata. Tale QP delegata non deve essere preventivamente approvata dall’Agenzia danese per i medicinali. Tuttavia, la QP nominata nel MIA rimane responsabile di garantire che la QP delegata abbia le competenze richieste e deve essere in grado di garantire per la QP autorizzata, eseguire controlli a campione e controfirmare tutti i rilasci.
Dopo l’inizio della pandemia e il diffondersi della necessità del lavoro da remoto, EMA ha elaborato una linea guida sull’adattamento delle «aspettative regolatorie» in seguito al nuovo contesto creatosi. Di fronte all’impossibilità di richiedere che le attività della QP avvenissero solo in presenza, le Autorità Europee avevano ammesso la possibilità per la QP di lavorare da remoto, introducendo dei necessari cambiamenti.
Ora, il working group Europeo degli ispettori GMDP sta considerando l’opportunità di consentire il lavoro da remoto per le QP anche in circostanze ordinarie, e non più solo a causa dell’emergenza causata dalla pandemia.
Un nuovo testo, pubblicato in bozza l’11 Maggio, discute infatti i requisiti e le condizioni appropriate per permettere il lavoro della QP da remoto. In riconoscimento dell’urgenza della questione, inoltre, EMA ha stabilito un periodo di tempo breve per l’invio di commenti: la pubblicazione della versione definitiva del documento è prevista per il 13 giugno.
NOTA: il testo specifica che, dal momento che l’interpretazione ultima delle leggi Europee spetta alla Corte di Giustizia dell’Unione Europea, il contenuto di questa linea guida è da considerarsi valido «fatta salva» una diversa interpretazione da parte della Corte.
Le 4 domande sul lavoro della QP da remoto
Procedendo dai requisiti contenuti nell’Annex 16 in merito ai lavori di convalida e certificazione da parte della QP, il testo articola quattro precisazioni, espresse in forma di domanda e risposta:
1. Si può ammettere la batch certification da remoto da parte della QP in maniera abituale?
«Ciò è ammesso solo se viene consentito dall’Autorità competente nel luogo dove si trova il sito autorizzato.»
2. Quando il lavoro da remoto della QP diventa di routine, esistono delle condizioni da applicare?
«Occorre porre attenzione su alcuni punti particolari:
il lavoro della QP deve avvenire in compliance con le GMP e le leggi Europee;
le attività devono riguardare siti che si trovano nell’Unione Europea o nell’EEA (lo Spazio economico Europeo);
le QP devono mantenere conoscenze adeguate riguardo al prodotto, ai processi di produzione e al Sistema Qualità farmaceutico. Dal momento che alcune di queste conoscenze sono accessibili solamente recandosi on site, il tempo speso in presenza dalla QP dev’essere commisurato ai rischi relativi a quei processi produttivi;
queste attività devono essere descritte e controllate all’interno del Sistema Qualità farmaceutico , e devono sussistere opportune procedure dettagliate. Nei Paesi che consentono l’uso di QP a contratto, il technical agreeement tra la QP e il Titolare AIC deve menzionare la batch certification da remoto e specificare le circostanze in cui invece si richiede che la QP agisca on site;
la QP deve avere accesso a tutte le informazioni indicate come necessarie nell’Annex 16. Laddove i «mezzi elettronici» non lo consentano, è necessario che la QP svolga le proprie mansioni in presenza;
la responsabilità di fornire alla QP tutti i mezzi perché essa possa svolgere le proprie mansioni da remoto appartiene al Titolare. I sistemi IT usati per la batch certification devono essere conformi ai requisiti descritti nell’Annex 11;
tutte le azioni della QP devono essere accessibili – in maniera contemporanea – ad eventuali ispettori dell’Autorità competente inviati on site;
la conformità a tutti questi punti dovrebbe far parte della self inspection del sito interessato.»
3. La QP deve risiedere nello stesso Paese in cui si trova il sito autorizzato?
«In generale, ciò non è necessario, ma alcuni Paesi potrebbero avere dei requisiti nazionali specifici.»
4. Quali sono i requisiti tecnici per l’accesso da remoto e la firma elettronica usati per la batch certification?
«Ogni hardware inviato off site dev’essere identificato e inventariato prima del trasferimento. Il disco rigido dev’essere criptato e ogni porta inutilizzata dev’essere disabilitata;
per le QP che usano una VPN, i parametri d’accesso devono essere configurati in modo da evitare accessi non autorizzati;
si devono usare «recognized industry standards» per l’autenticazione e l’autorizzazione (es. riconoscimento a due fattori). Non dovrebbero esserci credenziali d’accesso condivise e dovrebbe essere sempre previsto un tempo di scadenza delle credenziali;
i dati in transito devono essere protetti da sistemi di crittografia avanzati (es. TLS 1.2 o https);
la responsabilità di implementare tutti gli opportuni controlli sia organizzativi sia tecnici appartiene al Titolare.»
