QRM: la checklist per gli auditor

Dal 1° Gennaio 2021 sono entrate in vigore le revisioni degli Aide Memoire delle linee guida PIC/S.
Gli Aide Memoire sono documenti utili a chi svolge attività di Auditor perché forniscono delle vere e proprie checklist con domande da porre relative agli ambiti GMP oggetto di audit e specificano il punto norma in cui trovare il riferimento.

Il processo di revisione degli Aide Memoire, riguardante l’aggiornamento dei riferimenti normativi, ha interessato questi documenti:

  • PI 024-3 Aide Memoire on Biotech
  • PI 028-2 Aide Memoire on Packaging
  • PI 038-2 Aide Memoire on Assessment of QRM Implementation

Di seguito vediamo nello specifico l’Aide Memoire sull’implementazione del Quality Risk Management.

Quality Risk Management

Questo documento ha lo scopo di assistere gli ispettori nell’implementazione del QRM all’interno delle aziende e di armonizzare le attività di audit all’interno degli Stati membri.

Sistemi complessivi

Questa prima sezione del documento ha lo scopo di dimostrare l’integrazione dei principi del QRM nel sistema operativo dell’azienda e il supporto attivo del Senior Management.
Le domande presenti in questa sezione mettono in evidenza:

  • l’uso pianificato del QRM,
  • la definizione e la documentazione degli elementi chiave del programma di QRM
  • la comunicazione dei risultati
  • il supporto del Senior Management

Alcuni esempi:

1.3 – What evidence is there that senior management shows commitment to the programme?
ICH Q10 & GMP Guide 1 Principle

1.6 – QRM activities are monitored, evaluated and reviewed for effectiveness?
GMP Guide 1.12

1.10 – The QRM methodologies are selected and applied?
GMP Guide 1.12

Come il QRM dovrebbe essere implementato

Il fine di questa sezione è dimostrare che il livello di sforzo, formalità e documentazione del processo di QRM è commisurato al livello di rischio.
Deve essere garantito che:

  • i Risk Assessment si basino su conoscenza scientifica ed esperienza;
  • l’azienda sia consapevole che conclusioni sbagliate portano a una valutazione del rischio inadeguata;
  • l’azienda sappia che l’uso di risorse esterne comporta un rischio maggiore.

Inoltre, gli ispettori devono prestare attenzione anche alla valutazione dei rischi complementari, come quelli relativi ad ambiente, salute e sicurezza sul lavoro, poiché possono compromettere la qualità.

Alcune domande:

2.4 – Is [the Risk Assessment] conducted in a systematic manner and supported by appropriate evidence for risk mitigation?
GMP Guide: 1.12 & 1.13

2.8 – Does [the Risk Assessment] ensure that key steps and decisions are documented with a formality that is commensurate with the level of risk?
GMP Guide 1.13

Aree e attività che dovrebbero essere interessate dal QRM

La sezione seguente è relativa alle aree in cui risulta ragionevole applicare i principi del QRM, ad esempio change control, deviazioni, metodi di campionamento, monitoraggi in-process…
L’Annex 20 (Potential Applications for Quality Risk Management) fornisce i suggerimenti per l’implementazione.

Alcune domande:

3.1 – To what extent does the company use the potential applications of QRM suggested in ICH Q9?
GMP Guide Annex 20

3.9 –The following areas of operation are examples of where there should be evidence of the implementation of QRM principles: validation and qualification.
GMP Guide Annex 15

Revisione dei rischi residui

In questa sezione si indaga se l’azienda ha previsto una routine di realizzazione, comunicazione e documentazione dei Risk Assessment e dei risultati dei piani di gestione del rischio, che devono essere revisionati periodicamente e aggiornati in caso di cambiamenti.

Un modello per il riesame della direzione è fornito nell’ICH Q10.

Alcune domande:

4.1 – Is there a robust system to ensure that all the risk reduction measures (by mitigation or avoidance) have really been implemented in the manner they appear in the risk assessment?

4.2 – Are individual risk assessments and their outcomes reviewed, controlled and re-assessed periodically for currency?
ICH Q10

4.5 – Are the reviews of the risk management plans effective; for example are the following covered: responsibilities?
GMP Guide 1.12

Revisione e miglioramento delle attività di QRM

Dopo l’implementazione, l’azienda dovrebbe realizzare, comunicare e documentare le revisioni periodiche del QRM relativamente alla sua integrazione nelle attività aziendali, la sua gestione e implementazione.
Inoltre, andrebbe promosso il miglioramento continuo..

5.3 – Are the reviews of the QRM system effective; for example are the following covered: frequency?
GMP Guide 1.12

5.7- Are the reviews of the QRM system effective; for example are the following covered: recommendations and follow up?
GMP Guide 1.12


Fonte

PI 038-2 Aide Memoire on Assessment of QRM Implementation

Revisione dell’ICH Q9-Risk Management

Dal 2005, l’ICH Q9 è la linea guida di riferimento per il quality risk management in ambiente GMP. Ora è previsto un aggiornamento.

L’ICH ha infatti pubblicato un concept paper in cui descrive il piano di revisione dell’ICH Q9.
Il motivo della revisione è che i benefici del QRM non sono ancora stati pienamente implementati.
In particolare, a beneficiare degli aggiornamenti al documento sarebbero la digitalizzazione in ambiente GMP e le nuove tecnologie (come la continuous manufacturing).

L’idea è quella di sviluppare materiale per il training dedicato e accessibile a tutti in aggiunta al briefing pack già disponibile. Proprio lo sviluppo di questo materiale è considerato l’obiettivo principale della revisione dell’ICH Q9.

Aree di interesse

Inoltre gli aggiornamenti sono stati ricondotti a quattro tematiche specifiche:

  • Alto grado di soggettività nelle considerazioni sul rischio e sui risultati del QRM: sebbene non sia possibile annullare il fattore soggettivo, è sempre possibile controllarlo attraverso strategie note.
    Applicazione: capitoli 1 e 4.1, sviluppo di materiale formativo su strumenti e strategie.
  • Disponibilità del prodotto: l’ICH Q9 non è una linea guida sulla supply chain ma la carenza di prodotto sul mercato rappresenta un rischio per il paziente.
    Applicazione: capitoli 6 e 7, Annex II, sviluppo di materiale formativo sul tema.
  • Mancata comprensione delle formalità all’interno del quadro del QRM: permangono incertezze sotto questo punto di vista, sia nell’industria che tra le Autorità. Lo scopo degli aggiornamenti è descrivere l’applicazione efficace dei principi QRM e una migliore esecuzione delle attività.
    Applicazione: capitolo 1 e 5, Annex I, sviluppo di materiale formativo.
  • Mancanza di chiarezza nelle decisioni basate sul rischio: secondo il concept paper, vi è una mancanza di chiarezza su cosa si intende per buone decisioni basate sul rischio, su come il QRM può migliorare il processo decisionale o su come prendere decisioni basate sul rischio. Tra l’altro, i benefici attesi dall’investimento in un processo decisionale basato sul rischio andrebbero specificati.
    Applicazione: capitolo 1 e 6, Annex II, sviluppo di materiale formativo.

Il documento emesso da ICH propone anche un chiarimento sul mantenimento del risk assessment e sull’implementazione della risk review, che deve essere correlata al miglioramento continuo (ICH Q10), e al life cycle management (ICH Q12/14).

Cambierà anche la terminologia e il termine risk identification nel capitolo 4.3 sarà sostituito da hazard identification.

La versione finale sarà pubblicata a luglio 2022.


Fonti

Business Plan

Final concept paper on ICH Q9

Reclami e richiami dal mercato

A chi si rivolge

Questo corso si rivolge a tutto il personale direttamente o indirettamente coinvolto in attività di gestione di reclami e richiami di prodotto. Sarà inoltre di sicuro interesse per la Direzione e i responsabili che desiderano valutare e/o implementare il processo in essere nella propria azienda.

Programma

Il problema del richiamo di prodotti dal mercato impatta ogni anno le aziende farmaceutiche mettendo a rischio le vendite e soprattutto la fiducia del cliente.

Sia FDA che EMA richiedono valutazioni periodiche dell’efficacia dei processi di recall che dovrebbero essere sempre implementati per consentire di richiamare dal mercato prodotti conosciuti o sospetti di essere adulterati in modo efficace e tempestivo.

Nel workshop si avrà l’occasione di approfondire tutti gli aspetti indispensabili e pertinenti per organizzare e migliorare in modo efficiente il sistema di gestione dei ritiri dal mercato per soddisfare i requisiti GMP attuali e minimizzare l’impatto sul business.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Obiettivi

  • Adottare le best practice da mettere in atto in caso di recall
  • Identificare gli step del processo di richiamo da ottimizzare
  • Evitare gli errori più comuni che si possono commettere in fase di recall

Parleremo di

  • I riferimenti normativi: GMP Capitolo 8
  • La gestione dei reclami: personale, procedure, organizzazione
  • Il ruolo del Quality Risk Management nel processo di gestione reclami
  • I difetti di qualità e la loro classificazione
  • Il Rapid Alert System
  • Il richiamo lotto e altri provvedimenti restrittivi
  • Il Mock recall
  • Il ruolo dei distributori
    – come e in cosa coinvolgerli
    – le responsabilità
    – la reverse logistic

Iscriviti agli altri eventi del pacchetto

Questo corso fa parte di un pacchetto che comprende anche il webinar:

  • 21 aprile: Reverse logistics: garantire compliance ed efficienza

E’ possibile effettuare l’iscrizione anche ad uno solo degli eventi.
Iscrivendosi a più di un webinar si ha diritto al 20% di sconto su ciascuna quota.
All’interno della scheda di iscrizione di ciascun evento sarà possibile selezionare l’iscrizione multipla.
La promozione è valida solo per l’iscrizione del medesimo partecipante ad entrambi gli eventi.


POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

Cleanroom

Pubblicata la EN 17141:2020 su cleanroom e ambienti controllati

Ad agosto è stato pubblicato il nuovo standard Europeo EN 17141:2020 che ha rimpiazzato la DIN EN ISO 14698 (Parti 1 e 2) del 2003.
Questo standard stabilisce i requisiti, le raccomandazioni e la metodologia per il controllo della contaminazione microbica negli ambienti controllati in linea con lo stato dell’arte.

La EN 17141: 2020 si rivolge a tutto il personale delle aziende farmaceutiche, chimico-farmaceutiche, di dispositivi medici coinvolto nel controllo della contaminazione microbiologica, tra cui:

  • Servizi tecnici
  • Manutenzione
  • Produzione
  • Quality Assurance e Quality Control
  • Regolatorio

La EN 17141 è basata su un approccio di quality risk management (QRM) e su metodologie e principi all’avanguardia per la gestione degli ambienti a contaminazione controllata. Specifica infatti i metodi per una robusta valutazione delle aree di rischio da monitorare e l’applicazione di misure di controllo basate sui livelli di rischio.

La EN 17141:2020 aiuterà quindi a:

  • aumentare l’efficacia del risk management associato alla contaminazione microbiologica
  • migliorare l’efficienza
  • sviluppare le competenze del personale sulla gestione del rischio
  • allinearsi con le aspettative regolatorie.

Infatti per le aziende regolate, il nuovo standard è in linea con le aspettative delle Autorità.

Inoltre gli utilizzatori vengono incentivati a standardizzare i propri metodi di monitoraggio al fine di comparare i risultati ottenuti in diversi stabilimenti.

In ultimo, negli Annex sono presenti tabelle, checklist e diagrammi relativi ai livelli di pulizia per il monitoraggio della contaminazione in tipologie specifiche di ambienti controllati.
Gli allegati forniscono inoltre una guida per la scelta dei metodi di campionamento, per la gestione e il trend dei dati, e un focus sui sistemi di rilevamento.

L’European work on biocontamination control (CEN/TC 243) ha proposto l’inclusione di questo standard nel gruppo delle ISO 14644.


Fonte:

BSI

COVID-19: gli audit da remoto sono un’opzione valida?

Uno dei compiti richiesti dalle GMP è qualificare i fornitori e i contract acceptor.
Parte fondamentale di tale processo di qualifica è l’esecuzione di audit in loco.
A causa dell’emergenza legata al COVID-19, l’audit presenta un rischio potenziale per tutte le persone coinvolte e non è consentita a causa delle restrizioni sugli spostamenti.

Se non è possibile svolgere un audit on site, il processo di qualifica di un fornitore può avvenire con un audit da remoto basato sul rischio.
Tale audit può essere condotto attraverso mail, videochiamate o altri strumenti permettendo all’auditor di condurre l’ispezione senza spostarsi da casa o dall’ufficio.

Sicuramente il vantaggio degli audit on site è rappresentato dal giro nelle aree produttive, nei magazzini e nei laboratori. Tuttavia si perde molto tempo a parlare con il personale, ad ascoltare spiegazioni e a controllore documenti: tutte cose che si possono fare anche da remoto.

Cosa ne pensano le Autorità?

Quando sono state scritte linee guida e regolamenti, nessuno ha pensato a una situazione come una pandemia.
Tuttavia alcune regole sul processo di auditing sono abbastanza chiare, ad esempio:

Article 8 of EU-Directive 2001/83/EC
La domanda di un titolare AIC deve essere accompagnata da una “written confirmation that the manufacturer of the medicinal product has verified compliance of the manufacturer of the active substance with principles and guidelines of good manufacturing practice by conducting audits.”

EU-GMP Guidelines Annex 16
1.7.3 “All audits of sites involved in the manufacture and the testing of the medicinal products and in the manufacture of the active substance have been carried out and that the audit reports are available to the QP performing the certification.”

2.2 (vi) “Repeated audits should be performed in accordance with the principles of Quality Risk Management.”

MHRA ha recentemente affermato che si concentrerà sulla continuità del servizio utilizzando approcci alternativi quali l’audit da remoto e la condivisione di informazioni con il network regolatorio internazionale.

MHRA riconosce che le “organisations working in the manufacturing and supply of medicines may also need to adapt their procedures to maintain supply chain vigilance and supplier oversight as audits become difficult to schedule“.

Prima della crisi, anche la PIC/S aveva iniziato a sviluppare un documento orientativo sull’affidabilità delle ispezioni GMP. Lo scopo è aiutare le Autorità competenti a dare priorità alle risorse per le ispezioni.
Il documento introduce un processo per le valutazioni da remoto dei siti in Paesi Terzi. Si tratta di una guida non vincolante per le Autorità partecipanti a ICMRA e PIC/S.
Tuttavia il processo serve anche da modello per una qualifica dei fornitori basata sul rischio e per le attività di audit.

Conclusione

Si raccomanda a tutte le aziende di documentare la valutazione del rischio intrapresa e il risultato ottenuto con un approccio di audit da remoto.
Nella valutazione si dovranno includere anche le attività in programma una volta che le attuali restrizioni saranno rimosse per garantire la ripresa tempestiva degli audit in loco.


Fonte

EU-Directive 2001/83/EC

EU GMP Annex 16

ICH Q9

Pharmaceutical Quality Risk Management – CONFERMATO

A chi si rivolge

Il workshop si rivolge a tutte le funzioni aziendali che sono coinvolte nell’analisi dei rischi connessi ai processi produttivi e nella gestione degli stessi, che vogliano approfondire le proprie conoscenze tecniche e confrontarsi con l’applicazione delle tecniche di Risk Analysis: Responsabili di R&D, Auditor, Responsabili QC e QA, QP, Responsabili e Supervisori di produzione e tutti coloro che utilizzano questo strumento per migliorare i processi produttivi e decisionali.

Programma

Il Quality Risk Management è ormai parte integrante del pensiero e della cultura farmaceutica e riprova di ciò sono i riferimenti introdotti dagli ultimi aggiornamenti delle EU GMP.

I principi del QRM e gli strumenti della Risk Analysis sono indispensabili strumenti di valutazione e analisi dei processi e basi fondamentali per un razionale e oggettivo processo decisionale all’interno della propria area di lavoro.

I partecipanti svilupperanno le competenze fondamentali per scegliere ed applicare in modo efficace e corretto la migliore tecnica di analisi dei rischi e potranno confrontarsi con il moderatore e i presenti sulle applicazioni all’interno dei diversi contesti GMP.

Sono previsti momenti di esercitazione e incoraggiamo i partecipanti a proporre case study e problematiche che saranno discusse durante l’incontro.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Obiettivi

  • Rendere il QRM parte integrante del pensiero e della cultura farmaceutica.
  • Sviluppare un processo decisionale robusto ed oggettivo all’interno della propria area di responsabilità.
  • Confrontarsi sulle applicazioni del QRM all’interno dei diversi contesti GMP.

Principali argomenti in agenda

  • Breve introduzione sulle normative EU/US e le aspettative delle Autorità
  • Definizione e classificazione del rischio
  • Le tecniche di gestione del rischio
  • Applicazioni del QRM nei diversi ambiti GMP:
    • Non Conformità
    • CAPA
    • Cleaning Validation
    • Gestione dei fornitori e degli Audit
    • Tarature e manutenzioni
  • Esercitazioni e discussione aperta delle principali problematiche suggerite dai partecipanti