Audit Trail: le non conformità più comuni

Durante le ispezioni si riscontrano spesso non conformità legate ai sistemi computerizzati. In cima alla lista troviamo quelle legate all’Audit Trail.

An audit trail is a chronology of the “who, what, when, and why” of a record.

FDA Data Integrity Guidance for Industry, 2016

Dunque l’Audit Trail è definito come l’insieme dei metadati registrati in merito alle informazioni critiche per permettere la ricostruzione delle attività GMP.

I requisiti regolatori

Le non conformità riscontrate nel corso delle ispezioni in relazione all’Audit Trail sono molteplici e spesso correlate al software utilizzato. Infatti i fornitori di software o di sistemi spesso non forniscono ciò che è effettivamente richiesto dalle normative

Ma dove viene il requisito per la funzionalità di audit trail in un sistema computerizzato?
Un riferimento si trova nel capitolo 4 delle EU GMP:

… Any change to an entry in a document should be signed off and dated. Despite modification, the original information should remain legible. If indicated, the reason for the change should be recorded.

EU GMP, § 4.9

Queste informazioni possono essere trovate anche nella linea guida GAMP Records and Data Integrity:

“Audit trails should be considered part of records.”

GAMP, §18.7

Anche l’Annex 11 parla di Audit Trail richiedendone la presenza sulla base di un risk assessment e inserendo tra i requisiti anche la review.

Consideration should be given, based on a risk assessment, to building into the system the creation of a record of all GMP-relevant changes and deletions (a system generated “audit trail”). For change or deletion of GMP-relevant data the reason should be documented. Audit trails need to be available and convertible to a generally intelligible form and regularly reviewed.

Annex 11, EU GMP

Nel 2018, anche MHRA ha unito il concetto di review alla valutazione del rischio. Nello stesso documento si fa specifico riferimento a chi si occupa della review e si afferma l’importanza di una conoscenza sufficiente allo svolgimento dell’attività.

Routine data review should include a documented audit trail review where this is determined by a risk assessment.

[…] Reviewers should have sufficient knowledge and system access to review relevant audit trails, raw data and metadata.

MHRA ‘GXP’ Data Integrity Guidance and Definitions, 2018

Non conformità trovate da FDA

Ma non sono solo gli ispettori Europei a trovare non conformità relative agli Audit Trail in sede di ispezione. Ecco qualche esempio proveniente da Warning Letter FDA:

We also note that your SOP does not have provisions for any audit trail reviews to ensure that deletions and/or modifications do not occur.

Gulf Pharmaceutical Industries, 2012

In addition, your firm’s review of laboratory data does not include a review of an audit trail or revision history to determine if unapproved changes have been made.

Sunrise, 2010

During the walkthrough of the Control Room where Formulation Plant processes were being monitored using a Building Automation System, we observed that the system was not qualified and had no audit trail capabilities. In addition, when asked about the alarms on the system, the Sr. Assistant Instrumentation group, stated that he would reset and clear the alarms.

Strides Pharma Science Limited, India, 2019

FDA ha inoltre pubblicato la Guidance for Industry Data Integrity and Compliance with drug CGMP_ Questions and Answers.
La linea guida è la versione aggiornata della bozza pubblicata nel 2016 e comprende informazioni aggiornate sul punto di vista dell’Agenzia in merito alle best practice per progettare, mettere in opera, monitorare e mantenere un sistema di data integrity.
La struttura del documento prevede 18 domande e risposte. Le domande 8 e 9 riguardano la review dell’audit trail.

Ne avevamo parlato in questo articolo

Non conformità più comuni

Tante sono le non conformità che vengono riscontrare riguardanti l’Audit Trail. Le più comuni sono le seguenti:

  • Un membro del personale di Laboratorio ha i diritti di un amministratore di sistema ed è in grado di apportare modifiche non rilevabili durante le analisi, di attivare o disattivare l’Audit Trail.
  • Non viene descritta alcuna azione da intraprendere in caso di problemi durante la review.
  • Non esiste una politica chiara su chi sia autorizzato a disabilitare la funzionalità di Audit Trail e su come documentare questa attività.
  • Il rilascio del lotto viene effettuato senza la revisione dei dati rilevanti dell’Audit Trail.
  • Mancano SOP e istruzioni sulla gestione dell’Audit Trail:
    • Quando e con che frequenza effettuare la review
    • Chi deve eseguire la review
    • Come archiviare l’Audit Trail
    • Quando un Audit Trail può essere cancellato
    • Quali dati sono considerati critici
    • Come documentare la review
    • Quali azioni intraprendere in caso si identifichino dei problemi durante la review.

Approfondisci il tema della data integrity in Laboratorio

Conclusione

In conclusione, ci sono alcune cose che è bene tenere in considerazione quando si parla di Audit Trail:

  • L’Audit Trail è parte della documentazione GMP ed è un requisito normativo
  • Così come per tutti i documenti GMP, la sua review è necessaria
  • Il risk assessment serve a determinare quando effettuare la review e con che frequenza
  • L’audit trail dovrebbe essere parte della convalida del sistema. La documentazione di convalida serve a dimostrare che gli audit trail sono funzionali e che tutte le attività e i cambiamenti sono registrati in una forma utilizzabile.

Per il futuro, si spera che in una nuova revisione dell’Annex 11 vengano dettagliati e specificati meglio i requisiti per l’Audit Trail in modo da ridurre sensibilmente le non conformità riscontrate in sede di ispezione.


Fonti

EU GMP Capitolo 4

EU GMP Annex 11

FDA Data Integrity and Compliance with drug CGMP_ Questions and Answers.

Periodic Review: quando, come e perchè

Articolo a cura di Ing. Laura Monti, Subject Matter Expert, Adeodata srl


La Periodic Review è di fondamentale importanza per confermare nel tempo lo stato di convalida dei sistemi computerizzati. Non a tutti è chiaro quando svolgerla, cosa verificare, come documentarla.
Facciamo un po’ di chiarezza insieme.

I sistemi computerizzati GxP critici devono essere convalidati per assicurare che “quando un’operazione manuale viene effettuata da un sistema computerizzato non venga ridotta la qualità del prodotto, il controllo del processo e l’assicurazione della qualità. Inoltre, non ci dovrebbe essere alcun incremento del rischio complessivo del processo” (EU GMP Annex 11). La convalida è necessaria, inoltre, per garantire “accuratezza, affidabilità, performance prevista e capacità di distinguere record non validi o alterati” (FDA 21 CFR part 11.10(a)).

A differenza degli equipment, non è necessario riqualificare periodicamente i sistemi computerizzati poiché non sono soggetti ad usura. Per confermare nel tempo lo stato di convalida dei sistemi computerizzati la Periodic Review è, quindi, di fondamentale importanza.

Inoltre, la Periodic Review è richiesta esplicitamente dell’EU GMP Annex 11 §11:

I sistemi computerizzati devono essere periodicamente valutati per verificare il mantenimento dello stato di convalida e la conformità alle normative GMP. Tali valutazioni dovrebbero includere, dove appropriato, funzionalità correnti, deviazioni, incidenti, problemi, aggiornamenti, prestazioni, affidabilità, sicurezza e relazioni sullo stato di convalida.

Indicazioni sulle modalità di esecuzione della Periodic Review sono riportate nell’Appendix O8 delle linee guida GAMP5.

QUANDO SVOLGERE LA PERIODIC REVIEW

La Periodic Review deve essere svolta periodicamente, secondo un criterio documentato che consideri:

  • il grado di criticità del sistema (impatto GxP)
  • la sua complessità
  • il suo grado di novità

Tipicamente la Periodic Review viene eseguita ogni uno o due anni, ma possono essere definite frequenze diverse in base alla categoria GAMP5 del sistema e/o del tempo intercorso dalla fine della sua convalida iniziale.

Inoltre, è possibile eseguire anche Periodic Review straordinarie (cioè prima della loro scadenza naturale) in caso di:

  • Problemi riscontrati nell’operatività del sistema
  • Significativi cambiamenti apportati al sistema o svariate modifiche minori
  • Significativi cambiamenti normativi che impattano sul sistema

RESPONSABILITÀ DELLA PERIODIC REVIEW

È responsabilità del Process Owner garantire che venga eseguita la Periodic Review del sistema e che le eventuali azioni correttive identificate siano implementate in modo appropriato.

È responsabilità della Quality Unit assicurare che le revisioni periodiche siano programmate, eseguite e documentate.

La Periodic Review deve essere condotta da una o più persone a seconda dell’ambito della revisione. Il Team di revisione può includere: Quality Unit, Subject Matter Expert (SME), Utenti, IT, Engineering, Compliance e/o Consulenti esterni.

COSA VERIFICARE

Oggetto di revisione sono:

  • Stato di aggiornamento delle procedure operative e di manutenzione
  • Stato di aggiornamento della documentazione (es. specifiche, elenchi di eventi e allarmi…)
  • Disponibilità delle registrazioni delle sessioni di istruzione in linea con i ruoli utente a sistema
  • Applicazione delle procedure di Change e Configuration Management e stato delle registrazioni
  • Disponibilità di contratti e licenze
  • Applicazione delle misure di sicurezza logica e fisica previste per il sistema
  • Prestazioni del sistema
  • Eventuali aggiornamenti normativi
  • Sostituzione del personale con ruoli e responsabilità sul sistema
  • Deviazioni, incident, problemi ed eventi legati all’uso del sistema e CAPA correlate

A queste verifiche si possono aggiungere tutte quelle attività che devono essere eseguite a cadenza regolare, come le prove periodiche di restore (EU GMP Annex11 §7.2) e alcune attività legate alla Audit Trail review (EU GMP Annex11 §9). In particolare, è necessario verificare che la funzionalità di Audit Trail sia mantenuta in stato di convalida, ossia che:

  • L’Audit Trail sia attivo
  • La data, l’ora e la time zone del sistema siano corrette e sicure
  • La funzionalità di Audit Trail, le policy di sistema, le configurazioni e i parametri che possono avere impatto sulla modificabilità dei dati (es. configurazione dei profili utenti e relativi privilegi) siano rimasti invariati rispetto a quanto registrato e verificato durante la convalida iniziale, a meno di eventuali modifiche correttamente gestite in accordo alle SOP di Change Control e Configuration Management

COME DOCUMENTARLA

Alla fine della revisione viene redatto un report, o una check list, che include l’elenco degli aspetti del sistema verificati, le risultanze ed eventuali azioni correttive o raccomandazioni.

Vuoi approfondire l’argomento?
Convalida dei sistemi informatizzati e conformità all’Annex 11 e 21 CFR Part 11
16 Settembre 2021, 9:00 – 16:00

EMA: Sistemi computerizzati per gli studi clinici

I sistemi computerizzati sono sempre più utilizzati nella ricerca clinica. La complessità di questi sistemi e degli stessi trial clinici si è evoluta rapidamente negli ultimi anni, portando ad un aumento dell’utilizzo di sistemi computerizzati.

L’EMA ‘Reflection Paper on expectations for electronic source data and data transcribed to electronic data collection tools in clinical trials’ ha iniziato ad affrontare questi temi già dalla sua pubblicazione nel 2010.

La nuova linea guida (per ora in bozza) Guideline on computerised systems and electronic data in clinical trials ha lo scopo di assistere gli sponsor, i ricercatori e le altre parti coinvolte nelle sperimentazioni cliniche sull’uso di sistemi computerizzati e sulla raccolta di dati elettronici nelle sperimentazioni cliniche nel rispetto dei requisiti della legislazione vigente (Direttiva 2001/20/CE e Direttiva 2005/28/CE) e dell’ICH E6 Good Clinical Practice Guideline.
La bozza sarà disponibile per i commenti fino a fine 2021.

Di seguito si fornisce una panoramica generale e non esaustiva dei requisiti presentati nella bozza della nuova linea guida.

Principi e concetti chiave

  • Data integrity:
    Il mancato mantenimento dell’integrità dei dati durante il periodo di conservazione previsto può rendere i dati inutilizzabili ed equivale alla perdita o alla distruzione dei dati stessi. La mancanza della data integrity è considerata una non conformità GCP.
  • Responsabilità:
    I ruoli e le responsabilità negli studi clinici devono essere chiari. La responsabilità della conduzione di uno studio viene assegnata legalmente a due parti (gli sperimentatori e le loro istituzioni, e gli sponsor), ciascuna delle quali potrebbe utilizzare sistemi computerizzati per gestire dati relativi allo studio.
  • Dato elettronico e concetto di metadato:
    Senza il contesto fornito dai metadati, i dati non hanno alcun significato.
  • Dato fonte:
    Il primo dato permanente ottenibile dalla generazione elettronica di dati è considerato il dato fonte.
    Questo processo deve essere convalidato per assicurare che il dato fonte sia rappresentativo dell’osservazione originale e contenga i matadati necessari ad assicurare i requisiti ALCOA.
  • ALCOA ++
  • Criticità e rischi:
    L’ICH-GCP E6(R2) introduce la necessità di un sistema di gestione qualità con un approccio risk-based. I rischi devono essere considerati sia a livello di sistema che a livello di trial clinico specifico. I rischi relativi all’utilizzo dei sistemi computerizzati, specialmente quelli legati all’integrità dei dati, devono essere identificati, analizzati e mitigati. L’approccio utilizzato per ridurre il rischio deve essere proporzionato al rischio.
  • Raccolta dati:
    Il protocollo approvato della sperimentazione clinica dovrebbe specificare quali dati debbano essere generati/acquisiti, da chi, quando, e quali strumenti o procedure debbano essere utilizzati.
  • Firma elettronica:
    Ogni volta che una firma elettronica viene utilizzata all’interno di una sperimentazione clinica per sostituire una firma richiesta dalle GCP, la funzionalità della firma elettronica deve soddisfare le aspettative in merito ad autenticazione, non ripudio, collegamento indissolubile e marcatura temporale.
  • Protezione dei dati:
    La riservatezza dei record che potrebbero identificare i partecipanti allo studio deve essere protetta rispettando le regole sulla privacy e sulla riservatezza previste dai requisiti normativi.
  • Convalida dei sistemi computerizzati:
    Tutti i sistemi computerizzati utilizzati in uno studio clinico devono essere soggetti a un processo che confermi il rispetto dei requisiti e la performance del sistema. La convalida dovrebbe garantire accuratezza, affidabilità e prestazioni previste, dalla progettazione fino alla dismissione del sistema o alla transizione ad un nuovo sistema. I processi utilizzati per la convalida devono essere decisi dal proprietario del sistema (ad esempio sponsor, ricercatori, strutture tecniche) e descritti in un documento.
    I proprietari del sistema devono assicurare un’adeguata supervisione delle attività di convalida e della documentazione da parte dei contraenti per garantire che siano in atto procedure adeguate e che queste vengano rispettate. La documentazione deve essere conservata per dimostrare che il sistema è mantenuto nello stato convalidato e deve essere disponibile sia per la convalida del software che per la convalida della configurazione specifica per lo studio clinico. La convalida della configurazione specifica deve garantire che il sistema sia coerente con i requisiti del protocollo di sperimentazione clinica approvato e che vengano effettuati test approfonditi della funzionalità.
  • Accesso diretto ai sistemi computerizzati

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L’11 novembre 2021 partecipa al nostro webinar
Sistemi computerizzati in ambito GCP

Requisiti per i sistemi computerizzati

La linea guida richiede che siano presenti:

  • una descrizione dei sistemi e dell’allocazione dei dati, delle responsabilità, dei database utilizzati e una valutazione della loro idoneità allo scopo previsto;
  • procedure scritte per l’utilizzo dei sistemi;
  • training per l’uso dei sistemi computerizzati;
  • processi di sicurezza e misure atte a garantire la data integrity e la protezione dei dati.

Dati elettronici

Per ogni studio, è necessario sapere quali dati e record elettronici saranno raccolti, modificati, importati
ed esportati, archiviati e le modalità di trasmissione. Dati elettronici, e corrispettivi audit trail, devono essere accessibili a sperimentatori, monitor, auditor e ispettori senza compromettere la riservatezza delle identità dei partecipanti allo studio (ICH-GCP 1.21).

  • Raccolta dati e posizione
    La posizione di tutti i dati di origine deve essere specificata prima dell’inizio del processo e tenuta aggiornata. (ICH-GCP 8.1. Appendice).
  • Trascrizione da carta a elettronico
    I dati originali raccolti su carta devono essere trascritti manualmente o tramite uno strumento di immissione convalidato nel sistema o nei database. In caso di trascrizione manuale, dovrebbero essere implementati metodi basati sul rischio per garantire la qualità dei dati trascritti.
  • Trasferimento tra sistemi elettronici
    I dati dello studio vengono trasferiti regolarmente all’interno dell’organizzazione e tra sistemi. Tutti i trasferimenti di file e di dati devono essere convalidati.
  • Acquisizione diretta di dati
    L’acquisizione diretta dei dati può essere eseguita da dispositivi automatizzati o da altri strumenti tecnici. Tali dati devono essere sempre accompagnati dai metadati relativi al dispositivo utilizzato.
  • Verifica data entry
    I controlli sull’immissione dei dati devono essere convalidati. La sospensione dei controlli deve essere documentata e giustificata.

Requisiti per l’audit trail

  • Audit trail:
    In un sistema computerizzato, l’audit trail deve essere sicuro, generato dal computer, con data e ora. L’audit trail deve essere robusto e non deve essere possibile per un utente normale disattivarlo.
  • Audit trail review:
    Dovrebbero essere predisposte procedure per la review di audit trail basate sul rischio e l’esecuzione della revisione dei dati deve essere documentata. La revisione dei dati deve concentrarsi sui dati critici ed essere proattiva e continua.
  • Firma dei dati:
    Gli sperimentatori sono responsabili dei dati inseriti nei sistemi sotto la loro supervisione. Questi dati devono essere revisionati e firmati. La firma dello sperimentatore principale e di un membro autorizzato del suo staff rappresenta la conferma documentata che i dati rispettano i requisiti ALCOA.
  • Dati copiati:
    I dati possono essere copiati o trascritti per diversi scopi. Se un dato viene sostituito in modo irreversibile da una copia, questa deve essere certificata (ICH-GCP 1.63).
  • Copie certificate:
    Quando si crea una copia certificata, è necessario considerare la natura del documento originale. Il processo di copia deve basarsi su un processo convalidato.
  • Hosting e controllo dei dati:
    Tutti i dati generati durante uno studio clinico relativi ai partecipanti devono essere disponibili per lo sperimentatore durante e dopo lo studio. Lo sponsor non deve avere il controllo esclusivo dei dati inseriti in un sistema computerizzato.
  • Cloud:
    In caso di utilizzo di una soluzione cloud, lo sponsor (ICH-GCP 5.2.1) e/o lo sperimentatore (ICH-GCP 4.2.6) dovrebbero garantire che la parte contraente che fornisce il cloud sia qualificata (vedere Allegato 4). La giurisdizione dei dati può essere complessa data la natura delle soluzioni e dei servizi cloud condivisi su diversi siti, Paesi e continenti; tuttavia, eventuali incertezze dovrebbero essere affrontate e risolte mediante obblighi contrattuali prima dell’uso di una soluzione cloud.
    Se il responsabile sceglie di eseguire da sè la qualifica del sistema informatizzato, il cloud provider dovrebbe mettere a disposizione un ambiente di test identico all’ambiente di produzione.
  • Back-up:
    È necessario eseguire regolarmente il backup dei dati e delle configurazioni. Si raccomanda l’uso di server replicati. I backup devono essere archiviati in posizioni fisiche e reti logiche separate e non dietro lo stesso firewall dei dati originali per evitare la distruzione o l’alterazione simultanea. La frequenza dei backup e la loro conservazione devono essere determinati con un approccio basato sul rischio.
  • Migrazione dei dati:
    Dovrebbe essere garantito che la migrazione non influisca negativamente sui dati e sui metadati esistenti. Dopo la migrazione dovrebbe essere eseguita una verifica sui dati chiave.
  • Archiviazione:
    Lo sperimentatore e lo sponsor devono essere a conoscenza dei periodi di conservazione richiesti per i dati e i documenti relativi agli studi clinici. I periodi di conservazione devono rispettare il principio di protezione dei dati sulla limitazione della conservazione.
  • Decommissioning:
    Dopo la conclusione della sperimentazione, i database possono essere disattivati. Si raccomanda di decidere il momento della disattivazione prendendo in considerazione, ad esempio, se la sperimentazione clinica sarà utilizzata o meno nei termini di una domanda di autorizzazione all’immissione in commercio nel prossimo futuro, nel qual caso si potrebbe raccomandare di conservare i database. Una copia datata e autenticata dei database e dei dati deve essere archiviata e disponibile su richiesta. In caso di disattivazione, lo sponsor deve garantire la possibilità di ripristinare i database.

Annex

La bozza della nuova linea guida EMA si compone anche di 5 Annex che trattano nello specifico:

  1. Contratti
  2. Convalida dei sistemi computerizzati
  3. Gestione utenti
  4. Sicurezza
  5. Requisiti legati a specifici tipi di sistemi, processi e dati.

Fonte

Guideline on computerised systems and electronic data in clinical trials, draft,10 giugno 2021

Sistemi computerizzati in ambito GCP

Sconto del 15% per iscrizioni anticipate (entro 30 giorni dalla data dell’evento)
Sconto del 20% sul secondo iscritto della medesima azienda

A chi si rivolge

Il webinar si rivolge al personale di QA degli sponsor ed in particolare di chi si occupa degli audit, ma più in
generale a chi gestisce gli studi clinici, anche all’interno delle CRO.

Programma

Quality Systems propone un webinar di approfondimento sul tema “Sistemi informatici in ambito GCP”.
I relatori, consulenti del settore, illustreranno i requisiti regolatori e le aspettative delle Autorità sulla convalida dei sistemi informatici utilizzati per gli studi clinici, anche alla luce del crescente impiego di Software in cloud.

Saranno trattati in dettaglio i criteri di base della convalida dei sistemi informatici nell’ambito della ricerca clinica
e ci saranno momenti di confronto e dibattito durante i quali i relatori risponderanno alle domande dei partecipanti.
Non verrà tralasciato l’approfondimento normativo, e sarà presa in esame anche la nuova draft EMA Guideline on computerised systems and electronic data in clinical trials.

Si ricorda che le iscrizioni chiudono 7 giorni lavorativi prima dell’evento

Principali argomenti in agenda

  • Definizioni e Data Integrity per GCP
  • Requisiti regolatori
    • La nuova draft EMA Guideline on computerised systems and electronic data in clinical trials
  • Convalida degli Electronic Data Systems
    • Software Life Cycle
    • Platform Life Cycle
    • Study Life Cycle
  • Convalida e outsourcing

POLICY DI CANCELLAZIONE
Non è possibile annullare gratuitamente la propria iscrizione dopo il ricevimento della email di CONFERMA dell’evento. Trascorso tale termine, sarà addebitata l’intera quota di iscrizione.
L’eventuale disdetta di partecipazione dovrà essere comunicata in forma scritta.
In qualsiasi momento sarà possibile sostituire il nominativo dell’iscritto con altro nominativo purchè questo venga comunicato via posta elettronica almeno 1 giorno prima della data dell’evento.

audit

Corso per Auditor/Lead Auditor di Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001 e EU-GMP, MODULO 2

Corso qualificato AICQ-SICEV

Il corso si svolge su due giorni consecutivi

A chi si rivolge

Il corso è dedicato a tutti coloro che intendono intraprendere l’attività di auditor, sia in ambito di certificazione (parte terza) sia in contesti aziendali (auditor interni) o presso i fornitori della propria organizzazione. Risulterà utile a tutti coloro che sono coinvolti nella realizzazione di Sistemi di Qualità o migliorare la gestione dei sistemi già esistenti.

Il corso completo (MOD1 e MOD2-GMP) permette di soddisfare i requisiti di formazione richiesti da AICQ-SICEV per l’ammissione agli esami di Valutatore dei Sistemi di Gestione per la Qualità ISO con qualifica GMP 

Prerequisiti per la partecipazione:

  • Conoscenza di base dei requisiti ISO 9001:2015, ISO 19011:2018, ISO 17021:2015
  • Conoscenza di base delle EU GMP parte I e II
  • L’accesso al MOD2 è possibile anche a tutti coloro che già possiedono un riconoscimento di Auditor di Sistema di Gestione della Qualità ISO.

ATTENZIONE
La frequenza ai due moduli è obbligatoria nel caso si voglia accedere al percorso di certificazione di AUDITOR presso AICQ-SICEV ma resta indipendente nel caso non si voglia percorrere tale strada.
Il numero di partecipanti è limitato a 20, le iscrizioni saranno accettate in ordine di ricevimento.

Programma

Il corso ha l’obbiettivo di formare i partecipanti al ruolo di Auditor/Lead Auditor dei sistemi di gestione della Qualità secondo le ISO 9001 e le GMP del settore farmaceutico (per produzione principi attivi e prodotto finito), garantendo una formazione teorica e pratica sulla conduzione di audit in ambito farmaceutico.

Il corso completo ha una durata di 4 giorni per un totale di 32h complessive e consentirà di acquisire gli elementi e gli strumenti di base necessari per gli auditor di sistemi di gestione della qualità.
Il percorso è MODULARE per consentire a coloro che già possiedono una certificazione di Auditor  ISO di poter accedere alla sola parte di “approfondimento” relativa alle GMP (Modulo 2-GMP).

La partecipazione allo specifico MODULO 2-GMP sarà utile per comprendere e rinforzare i comportamenti idonei per condurre un efficace Audit ISO-GMP nelle diverse aree aziendali.

IL MODULO 1 NON E’ PROPEDEUTICO ALLA PARTECIPAZIONE AL MODULO 2

AGENDA_ MODULO 2 – GMP

Giorno 1

  • Rapido richiamo ai concetti esposti nel MOD1
  • Condurre un Audit GMP al Magazzino di Materie Prime e Prodotti finiti
  • Esercitazione 1: check list per audit in magazzino
  • Condurre un Audit GMP in Produzione di prodotti finiti
  • Condurre un Audit GMP al Confezionamento farmaceutico
  • Verifica dei documenti GMP di produzione
  • Condurre un Audit GMP in Produzione API
  • Esercitazione 2: check list per audit in produzione

Giorno 2

  • Condurre un Audit GMP al laboratorio Controllo Qualità
  • Esercitazione 1: role paly – a spasso nel Laboratorio CQ
  • Condurre un Audit GMP a un impianto dell’acqua (Purified Water e Water for Injection)
  • Esercitazione 2: check list per impianto acqua
  • Condurre un Audit GMP ai sistemi computerizzati
  • Condurre un Audit GMP alla Quality Assurance
  • Esercitazione 3: conduzione di una riunione di chiusura (Role Play)
  • Test finale di valutazione delle conoscenze acquisite: 1 test di valutazione di circa 10 scenari per la classificazione delle NC + 10 punti GMP da individuare 
  • Cleaning Validation
  • Discussione e verifica del test finale
audit

Corso per Auditor/Lead Auditor di Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001 e EU-GMP, MODULO 2

Corso qualificato AICQ-SICEV

Il corso si svolge su due giorni consecutivi

A chi si rivolge

Il corso è dedicato a tutti coloro che intendono intraprendere l’attività di auditor, sia in ambito di certificazione (parte terza) sia in contesti aziendali (auditor interni) o presso i fornitori della propria organizzazione. Risulterà utile a tutti coloro che sono coinvolti nella realizzazione di Sistemi di Qualità o migliorare la gestione dei sistemi già esistenti.

Il corso completo (MOD1 e MOD2-GMP) permette di soddisfare i requisiti di formazione richiesti da AICQ-SICEV per l’ammissione agli esami di Valutatore dei Sistemi di Gestione per la Qualità ISO con qualifica GMP 

Prerequisiti per la partecipazione:

  • Conoscenza di base dei requisiti ISO 9001:2015, ISO 19011:2018, ISO 17021:2015
  • Conoscenza di base delle EU GMP parte I e II
  • L’accesso al MOD2 è possibile anche a tutti coloro che già possiedono un riconoscimento di Auditor di Sistema di Gestione della Qualità ISO.

ATTENZIONE
La frequenza ai due moduli è obbligatoria nel caso si voglia accedere al percorso di certificazione di AUDITOR presso AICQ-SICEV ma resta indipendente nel caso non si voglia percorrere tale strada.
Il numero di partecipanti è limitato a 20, le iscrizioni saranno accettate in ordine di ricevimento.

Programma

Il corso ha l’obbiettivo di formare i partecipanti al ruolo di Auditor/Lead Auditor dei sistemi di gestione della Qualità secondo le ISO 9001 e le GMP del settore farmaceutico (per produzione principi attivi e prodotto finito), garantendo una formazione teorica e pratica sulla conduzione di audit in ambito farmaceutico.

Il corso completo ha una durata di 4 giorni per un totale di 32h complessive e consentirà di acquisire gli elementi e gli strumenti di base necessari per gli auditor di sistemi di gestione della qualità.
Il percorso è MODULARE per consentire a coloro che già possiedono una certificazione di Auditor  ISO di poter accedere alla sola parte di “approfondimento” relativa alle GMP (Modulo 2-GMP).

La partecipazione allo specifico MODULO 2-GMP sarà utile per comprendere e rinforzare i comportamenti idonei per condurre un efficace Audit ISO-GMP nelle diverse aree aziendali.

IL MODULO 1 NON E’ PROPEDEUTICO ALLA PARTECIPAZIONE AL MODULO 2

AGENDA_ MODULO 2 – GMP

Giorno 1

  • Rapido richiamo ai concetti esposti nel MOD1
  • Condurre un Audit GMP al Magazzino di Materie Prime e Prodotti finiti
  • Esercitazione 1: check list per audit in magazzino
  • Condurre un Audit GMP in Produzione di prodotti finiti
  • Condurre un Audit GMP al Confezionamento farmaceutico
  • Verifica dei documenti GMP di produzione
  • Condurre un Audit GMP in Produzione API
  • Esercitazione 2: check list per audit in produzione

Giorno 2

  • Condurre un Audit GMP al laboratorio Controllo Qualità
  • Esercitazione 1: role paly – a spasso nel Laboratorio CQ
  • Condurre un Audit GMP a un impianto dell’acqua (Purified Water e Water for Injection)
  • Esercitazione 2: check list per impianto acqua
  • Condurre un Audit GMP ai sistemi computerizzati
  • Condurre un Audit GMP alla Quality Assurance
  • Esercitazione 3: conduzione di una riunione di chiusura (Role Play)
  • Test finale di valutazione delle conoscenze acquisite: 1 test di valutazione di circa 10 scenari per la classificazione delle NC + 10 punti GMP da individuare 
  • Cleaning Validation
  • Discussione e verifica del test finale

Approvare documenti GxP da remoto è possibile con qualche accorgimento

A causa della pandemia di COVID-19, molte aziende hanno incentivato il lavoro da remoto. Tuttavia i maggiori problemi che si riscontrano sono quelli relativi alla firma e all’approvazione della documentazione GxP.

MHRA ha quindi pubblicato una linea guida che prende in considerazione cosa fare per approvare i documenti anche in smart working.

L’agenzia suggerisce alle aziende che dispongono già di sistemi elettronici convalidati che supportano le firme elettroniche in remoto di continuare ad utilizzarli per l’approvazione documentale.

Nonostante possano essere condivisi con chi lavora da remoto, spesso per i documenti tradizionalmente stampati su carta – quali protocolli di convalida, risk assessment, technical report, SOP o richieste di change – mancano sistemi formali che descrivano il processo di revisione e approvazione fuori dal sito.

Principi per approvare i documenti da remoto

La soluzione a questo problema dipende dalle aziende, dal tipo di documenti, dagli strumenti disponibili (stampanti, scanner, software) e dalle persone che devono approvare i documenti.

Indipendentemente dal sistema o dal processo utilizzato, è necessario che:

  • I controlli siano proporzionati al rischio e considerino il tipo di documento e i metodi usati per distribuirlo e approvarlo.
  • La firma da remoto sia equivalente alla firma manoscritta del firmatario.
  • Il metodo per la distribuzione e l’approvazione dei documenti minimizzi il rischio di errore dovuto a fraintendimenti su cosa vada rivisto/approvato.

Ad esempio:

  • il documento firmato deve riportare il nome e il numero del documento/la versione in modo che sia chiaro qual è il documento approvato;
  • se la persona non ha a disposizione uno scanner, la scansione può essere sostituita da una fotografia a patto che il documento sia chiaramente leggibile;
  • non è accettabile incollare l’immagine della firma su un documento perchè si perdono l’attribuibilità e la compliance ai requisiti GxP; bisogna invece che il documento sia stampato, firmato e scansionato;
  • approvare un documento/processo per email è appropriato solo per processi a basso rischio (ad esempio l’approvazione della revisione di una SOP) ma non per firme su documenti che impattano la qualità del prodotto;
  • in caso di documenti in cartelle condivise è necessario che ci siano controlli per evitare modifiche ai documenti e garantire la disponibilità dell’ultima versione di un file.

Approvare i documenti da remoto: i rischi

Nella valutazione dei rischi legati all’approvazione di documenti GxP da remoto, bisogna considerare:

  • l’attribuibilità della firma ad un individuo
  • i requisiti legislativi e le linee guida GxP sulla firma
  • la criticità della firma (ad esempio la firma della QP per il rilascio di un lotto è più critica della firma per l’approvazione di un piano di training)
  • la sicurezza della firma elettronica
  • la registrazione dell’azione di firma in modo che il documento non possa essere alterato senza invalidare la firma stessa
  • la disponibilità di tutti i dati associati alla firma.

Fonti

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Audit Trail Review dei sistemi computerizzati di laboratorio – CONFERMATO

A chi si rivolge

Il seminario è dedicato ai responsabili e al personale del Lab QC, ai QA coinvolti nella review dei dati di laboratorio o negli audit di data integrity e agli auditor responsabili di auto-ispezioni e audit presso i fornitori.

Programma

L’Annex 11 delle EU GMP sui sistemi computerizzati richiede la review periodica dell’audit trail.
Inoltre le linee guida MHRA, WHO, FDA, EMA e PIC/S sul data integrity sottolineano la necessità di eseguire la review dei dati dell’audit trail da parte di una seconda persona.

Tutte le linee guida dicono di fare la review dell’Audit Trail ma non come farla, lasciando a ciascun laboratorio l’interpretazione e l’implementazione: serve una funzione di Audit Trail per tutti i software? chi deve eseguirla? con quale frequenza?

Questa situazione è ulteriormente complicata dal fatto che molte applicazioni software sono state progettate prima che la data integrity diventasse di interesse per le Autorità.

Questo corso è sviluppato per aiutare le aziende farmaceutiche e di API a comprendere come gestire la review dell’Audit Trail e come effettuarla utilizzando un approccio risk based.

Obiettivi

  • Comprendere i requisiti regolatori per la review dell’Audit Trail dei sistemi computerizzati di laboratorio.
  • Identificare le responsabilità e le modalità per l’esecuzione della review.
  • Identificare probabili problemi di data integrity grazie all’analisi di esempi di Audit Trail.

Principali argomenti in agenda

  • Requisiti regolatori: EU, FDA, MHRA, WHO e PIC/S
  • Audit Trail durante le ispezioni: quali sono le aspettative dell’Autorità?
  • Tipologie e Life cycle dei dati nel Laboratorio
    • Quali sono i dati GMP-relevant?
    • Dati critici e come determinarli
  • Convalida delle funzioni di Audit Trail: 
    • Definizione dei requisiti
    • Configurazione dell’audit trail
    • Review by exception
    • Log vs audit trail
  • Audit Trail review
    • quando eseguirla
    • chi deve farla
    • come eseguirla e documentarla
    • cosa cercare
  • Second Person Review e Audit Trail Review

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Corso per Auditor/Lead Auditor di Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001 e EU-GMP, MODULO 2

Corso qualificato AICQ-SICEV

A chi si rivolge

Il corso è dedicato a tutti coloro che intendono intraprendere l’attività di auditor, sia in ambito di certificazione (parte terza) sia in contesti aziendali (auditor interni) o presso i fornitori della propria organizzazione. Risulterà utile a tutti coloro che sono coinvolti nella realizzazione di Sistemi di Qualità o migliorare la gestione dei sistemi già esistenti.

Il corso completo (MOD1 e MOD2-GMP) permette di soddisfare i requisiti di formazione richiesti da AICQ-SICEV per l’ammissione agli esami di Valutatore dei Sistemi di Gestione per la Qualità ISO con qualifica GMP 

Prerequisiti per la partecipazione:

  • Conoscenza di base dei requisiti ISO 9001:2015, ISO 19011:2018, ISO 17021:2015
  • Conoscenza di base delle EU GMP parte I e II
  • L’accesso al MOD2 è possibile anche a tutti coloro che già possiedono un riconoscimento di Auditor di Sistema di Gestione della Qualità ISO.

ATTENZIONE
La frequenza ai due moduli è obbligatoria nel caso si voglia accedere al percorso di certificazione di AUDITOR presso AICQ-SICEV ma resta indipendente nel caso non si voglia percorrere tale strada.
Il numero di partecipanti è limitato a 20, le iscrizioni saranno accettate in ordine di ricevimento.

Programma

Il corso ha l’obbiettivo di formare i partecipanti al ruolo di Auditor/Lead Auditor dei sistemi di gestione della Qualità secondo le ISO 9001 e le GMP del settore farmaceutico (per produzione principi attivi e prodotto finito), garantendo una formazione teorica e pratica sulla conduzione di audit in ambito farmaceutico.

Il corso completo ha una durata di 4 giorni per un totale di 32h complessive e consentirà di acquisire gli elementi e gli strumenti di base necessari per gli auditor di sistemi di gestione della qualità.
Il percorso è MODULARE per consentire a coloro che già possiedono una certificazione di Auditor  ISO di poter accedere alla sola parte di “approfondimento” relativa alle GMP (Modulo 2-GMP).

La partecipazione allo specifico MODULO 2-GMP sarà utile per comprendere e rinforzare i comportamenti idonei per condurre un efficace Audit ISO-GMP nelle diverse aree aziendali.

IL MODULO 1 NON E’ PROPEDEUTICO ALLA PARTECIPAZIONE AL MODULO 2

AGENDA_ MODULO 2 – GMP

Giorno 1

  • Rapido richiamo ai concetti esposti nel MOD1
  • Condurre un Audit GMP al Magazzino di Materie Prime e Prodotti finiti
  • Esercitazione 1: check list per audit in magazzino
  • Condurre un Audit GMP in Produzione di prodotti finiti
  • Condurre un Audit GMP al Confezionamento farmaceutico
  • Verifica dei documenti GMP di produzione
  • Condurre un Audit GMP in Produzione API
  • Esercitazione 2: check list per audit in produzione

Giorno 2

  • Condurre un Audit GMP al laboratorio Controllo Qualità
  • Esercitazione 1: role paly – a spasso nel Laboratorio CQ
  • Condurre un Audit GMP a un impianto dell’acqua (Purified Water e Water for Injection)
  • Esercitazione 2: check list per impianto acqua
  • Condurre un Audit GMP ai sistemi computerizzati
  • condurre un Audit GMP alla Quality Assurance
  • Esercitazione 3: conduzione di una riunione di chiusura (Role Play)
  • Test finale di valutazione delle conoscenze acquisite: 1 test di valutazione di circa 10 scenari per la classificazione delle NC + 10 punti GMP da individuare 
  • Cleaning Validation
  • Discussione e verifica del test finale