Warning Letter: gestione inadeguata dei record di produzione

Ultimo aggiornamento: 3 mesi fa

Una corretta gestione dei record di produzione non è solo un requisito normativo, ma rappresenta anche un segnale del buon funzionamento e dell’efficacia delle funzioni di qualità all’interno di un’azienda.
L’adesione a pratiche documentali adeguate e la conformità al requisito di data integrity hanno importanza critica, come attesta una Warning Letter FDA inviata ad un produttore di API.

La Warning Letter

Gli ispettori hanno criticato l’azienda per il ruolo giocato dal suo reparto qualità. Hanno infatti individuato inadeguatezze nell’esercizio di funzioni di Quality Control e Quality Assurance, ed hanno attribuito tali inadeguatezze ad una mancata indipendenza dell’area qualità dal reparto di Produzione.

Le non conformità rilevate infatti, oltre a rappresentare delle criticità, rivelavano agli occhi degli ispettori una mancanza di autorità da parte della Quality Unit.
Ciò ha avuto come conseguenza l’impossibilità di operare in maniera affidabile e di garantire il rispetto delle buone pratiche documentali.

Il contesto normativo

All’interno della stessa lettera, FDA indica come riferimento normativo la propria linea guida: Data Integrity and Compliance with Drug CGMP.
Nel documento, viene precisato il valore «critico» del requisito di data integrity:

«La data integrity è critica attraverso tutto il ciclo di vita dei dati cGMP, incluso durante la creazione, modifica, processing, manutenzione, archivio, recupero, trasmissione e dismissione dopo la fine del periodo di ritenzione del record.»

FDA Data Integrity and Compliance With Drug CGMP Guidance for Industry, III a) “What is data integrity?”

La linea guida chiarisce inoltre le responsabilità della Quality Unit rispetto ai record GMP critici:

«I dati creati come parte di un record cGMP devono essere valutati dalla Quality Unity come parte dei criteri di rilascio (vedi 21 CFR §§ 211.22 e 212.70) e mantenuti a scopo cGMP (e.g. 21 CFR §211.180).»

FDA op. cit., §2

Le non conformità più rilevanti

Tra le principali criticità rilevate:

  • Un diario di Batch Manufacturing del reparto Produzione è stato trovato con alcune pagine strappate via;
  • Nel laboratorio R&D non ufficiale sono stati trovati diversi batch record già firmati, parzialmente compilati e privi della dicitura “Copia Controllata“;
  • Il batch record relativo a un lotto di API in distribuzione negli Stati Uniti era stato distrutto, come il relativo campione di ritenzione. FDA ha presupposto che le procedure per la conservazione degli API non erano state seguite o non esistevano del tutto.

Le misure richieste in risposta alla Warning Letter

L’Autorità americana ha richiesto diverse misure in risposta alla Warning Letter.

  • Per prima cosa, FDA ha richiesto una valutazione ed un piano di rimedio per assicurare l’effettivo funzionamento della Quality Unit. Tale valutazione deve includere alcuni punti cardine:
    • valutazione di solidità e appropriatezza delle procedure usate dall’azienda;
    • supervisione di tutte le attività operative da parte della QU;
    • review completa d’ogni lotto prima delle decisioni della QU a riguardo;
    • supervisione ed approvazione delle investigazioni e adempimento di tutti gli altri doveri della QU per assicurare efficacia, qualità e purezza di tutti i prodotti.
  • L’Autorità ha chiesto inoltre di verificare come l’Alta Direzione supporti la Quality Assurance. In particolar modo ha richiesto di verificare se essa fornisce risorse adeguate per affrontare tempestivamente i problemi via via emersi.
  • Infine, FDA ha richiesto una valutazione completa dei sistemi di documentazione usati nei reparti di Produzione e Laboratorio, in modo da determinare dove la documentazione sia insufficiente. Questa valutazione deve includere un piano CAPA per correggere le pratiche di documentazione dell’azienda ed assicurare che tutti i record possiedano le caratteristiche ALCOA.

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